Wanneer kopen, wanneer huren?

Middelgrote bedrijven hebben goede redenen om hun softwaretoepassingen volgens het software-as-a-service-model van een serviceprovider te huren in plaats van ze aan te schaffen. Maar huren is niet voor alle toepassingen een goede oplossing.

Samenvatting

Het is begrijpelijk dat beleidsvormers in middelgrote bedrijven zich aangetrokken voelen tot het concept van software-as-a-service (SaaS). Volgens dit plan (ook wel 'software on demand' of 'softwareabonnement' genoemd), betaalt een bedrijf een maandelijkse gebruikersvergoeding voor het huren van een softwaretoepassing van een serviceprovider, die de toepassing op zijn eigen locatie host en onderhoudt. SaaS-toepassingen volgen op het application service provider-model (ASP) van een aantal jaren geleden. Het grote verschil is dat ze van begin af aan zijn ontworpen om op en via het web te worden gebruikt.

SaaS in een oogopslag: het goede nieuws

SaaS in een oogopslag: het slechte nieuws

Leidinggevenden van middelgrote bedrijven moeten zorgvuldig de voordelen nagaan voordat ze overwegen om te huren. Mogelijk zijn er strategische gebieden binnen uw gespecialiseerde bedrijfstak waar toepassingen zeer goed aanpasbaar moeten zijn. In dat geval is het raadzaam de aanschaf van een oplossing te overwegen of er een in samenwerking met een aanbieder te ontwikkelen, in plaats van te huren. Het beheer van toeleveringsketens bijvoorbeeld is momenteel geen populaire toepassing voor SaaS, maar de salarisadministratie, boekhouding, televergaderingen, inbraakdetectie, automatisering van de verkoop, e-mail, messaging en human resources zijn dat wel, volgens IDC Research.

"Er vindt hier een paradigmaverschuiving bij de aankoop van software plaats. [De waarde van het bezit van de software] vermindert niet met de tijd, maar u kunt het wel met de tijd budgetteren," aldus Robert Bois, onderzoeksleider van AMR Research Inc. in Boston. Een aanzienlijk deel van de kostenbesparingen is te danken aan het feit dat u niet bij voorbaat grote bedragen aan aankopen of softwarelicenties hoeft te besteden, en evenmin hardware hoeft aan te schaffen waarop de toepassing moet worden uitgevoerd.

Wat de totale kosten van het eigendom betreft (total cost of ownership, TCO), als het om bijvoorbeeld CRM gaat zijn de kosten voor het huren van de toepassing bij een provider doorgaans 25 tot 30 procent lager dan wanneer u de toepassing gedurende een jaar zelf in beheer zou nemen, voegt Bois eraan toe. Maar hoe langer een bedrijf de toepassing gebruikt, hoe meer de TCO in evenwicht wordt gebracht. Naarmate de jaren verstrijken, wordt het uitvoeren van de toepassing in eigen beheer steeds minder duur.

Microsoft werkt samen met serviceproviders om hen gehoste versies van populaire toepassingen te laten aanbieden, zoals Microsoft Exchange. Volgens Kevin Faulkner, productmarketingmanager van Microsoft CRM in Redmond, Washington, kondigde de zakelijke en financiële softwareafdeling Microsoft Dynamics in maart een programma aan waarmee serviceproviders gehoste versies van Microsoft Dynamics CRM kunnen aanbieden.

Microsoft heeft daarnaast ook zijn eigen SaaS-aanbiedingen, Windows Live en Microsoft Office Live, waarmee tegen een bescheiden maandelijkse vergoeding een uitgebreide reeks webgebaseerde zakelijke diensten worden aangeboden.

Voor de komende vijf jaar verwacht onderzoeksbureau Gartner dat 30 procent van alle nieuwe softwaretoepassingen op basis van het SaaS-model zullen worden geleverd. "Uit ons onderzoek komen drie redenen voor de toenemende populariteit van SaaS naar voren: de kosten, de snelheid en de concentratie op kerncompetenties," aldus Ben Pring, vicepresident van IT-services en IT-capaciteit van Gartner in Stamford, Connecticut.

Begin van pagina

Zorg dat u inzicht hebt in uw eigen specifieke bedrijfsprocessen voordat u besluit wat u gaat huren.

Middelgrote bedrijven kunnen flink voordeel hebben van de overname van gestandaardiseerde bedrijfspraktijken voor terreinen waar concurrentievoordeel moeilijker te realiseren valt, zoals financieel beheer en accountbeheer. Naarmate toepassingen zoals ERP en CRM volwassen zijn geworden, zijn de bijbehorende softwareprocessen en verwante bedrijfsprocessen in verschillende opzichten meer standaard geworden, waardoor huur een veel aantrekkelijker optie is geworden.

"Het leeuwendeel van backofficetoepassingen varieert niet van organisatie tot organisatie, en daarom kunnen juist die goed worden uitbesteed," aldus Pring. Toch geldt er een voorbehoud. De vraag of een toepassing als CRM van essentieel belang is voor het bedrijf, moet elk bedrijf voor zichzelf beantwoorden, zegt hij. Met bepaalde backofficefuncties, zoals de manier waarop een bedrijf een product levert (denk aan NetFlix), kan concurrentievoordeel worden behaald.

Sommige experts bevelen aan om robuuste bedrijfstoepassingen als ERP hoe dan ook in eigen beheer uit te voeren. "Je verliest aan flexibiliteit wanneer je gaat uitbesteden. En vaak heb je ook nog te maken met een 'lichte' versie van de toepassing," aldus Stephen Ibaraki, een ervaren industrieanalist in Toronto die in 2005 is onderscheiden met de Lifetime Achievement Award van Computing Canada.

Belangrijker voor Ibaraki is de beperkte mogelijkheid die SaaS biedt om de toepassing aan te passen of te integreren met interne gegevensbronnen. Een integratie van interne gegevens met de gegevens die door uw aanbieder worden onderhouden is zeker mogelijk, maar vereist wel extra werk, of dit nu wordt gedaan door een medewerker, de serviceprovider of een externe consultant.

Een ander voordeel van SaaS is de mogelijkheid om de toepassing uit te proberen voordat u tot aanschaf overgaat: u huurt de toepassing en hebt dan de mogelijkheid om deze later intern te brengen. Door te huren hoeft u geen verbintenis aan te gaan met een aanbieder, en houdt u alle opties open om te groeien als bedrijf.

Als u besluit om huur een kans te geven, zorg dan voor optimaal resultaat door uw processen te herstructureren. Zo heeft een van Bois' klanten, een fabrikant met een omzet van $ 150 miljoen, onlangs een ondemandsoftware-implementatie doorgevoerd. "Ze realiseerden zich dat ze over twee verschillende soorten verkopers beschikten, de jagers en de boeren. Op dat verschil tussen het hernieuwbare deel van hun activiteiten en de eenmalige verkoopmogelijkheden hebben ze hun verkoopprocessen afgestemd," vertelt Bois. "Zie het als een katalysator om na te gaan hoe u zakendoet."

Lauren Gibbons Paul uit Waban, Massachusetts schrijft artikelen over technologische problemen bij middelgrote ondernemingen. Paul is al 15 jaar journaliste en vervulde managementfuncties bij eWEEK en andere bedrijfspublicaties. U kunt contact met haar opnemen via Lauren.paul@comcast.net.

Begin van pagina