Stafmedewerkers AKSI werken met professionele software ondanks beperkt IT-budget
 

AKSI is een Zuid-Limburgse organisatie die kortgeschoolde, langdurig werkloze mensen tewerkstelt met het oog op hun sociale integratie. Sinds de oprichting, drie jaar geleden, groeide het aantal werknemers tot 85 medewerkers.

De negen stafmedewerkers hebben voor hun taken allerlei belangrijke documenten nodig zoals subsidiedossiers en klantencontracten. Al die informatie werd bewaard op een lokale pc die dienstdeed als server, met een haperende externe schijf als back-up. Toen de situatie onhoudbaar werd, vroeg AKSI advies aan partner EdiT@CLB.

Gezien het erg beperkte IT-budget van AKSI, raadde EdiT@CLB hen aan om te kiezen voor Microsoft Online Services. AKSI werkt nu met Exchange Online en SharePoint Online, wat de efficiënte samenwerking erg bevordert. Zonder grote investeringen beschikt AKSI nu via een internetverbinding over professionele software die in het datacenter van Microsoft wordt onderhouden. Het enige wat AKSI hoeft te betalen, is een klein maandelijks bedrag per gebruiker.

AKSI (ArbeidsKansen voor Sociale Integratie) biedt arbeidskansen aan mensen die kortgeschoold en langdurig werkloos zijn. Ze kunnen bij AKSI terecht om aan bedrijven en particulieren diensten te leveren zoals bouwactiviteiten, klussen en schoonmaak. Dankzij de Online Services van Microsoft kan de organisatie op een budgetvriendelijke maar toch professionele, efficiënte en veilige manier werken.

“AKSI werd drie jaar geleden opgericht en we zijn snel gegroeid naar zo’n 85 medewerkers”, vertelt Ann Debock, gedelegeerd bestuurder van AKSI. “Naarmate we groter werden en met steeds meer belangrijke gegevens werkten, groeide ook de nood aan een meer professionele aanpak van onze informatica.”

Waardevolle gegevens mogen niet verloren gaan

Vroeger deed de pc van Ann Debock dienst als lokale server. Een externe harde schijf zorgde voor de back-up, maar die begon te haperen. Nochtans is IT heel belangrijk voor AKSI. “Dat hebben we beseft toen onze server aan het crashen was”, zegt Ann Debock. “Het verlies van onze gegevens zou een ramp zijn. AKSI kan niet werken zonder informatie zoals de gegevens van onze 500 klanten, onze planning, personeelsadministratie, boekhouding, contracten en subsidiedossiers. Het probleem was dat we als gesubsidieerd sociaal economieproject slechts beschikken over een heel beperkt IT-budget. Een heuse eigen server en zelfs hosting zijn voor ons onbetaalbaar.”

Op aanbeveling van hun sociaal secretariaat koos AKSI voor een samenwerking met EdiT@CLB, een net als AKSI in Limburg gevestigde leverancier van IT-diensten en –advies. Samen bekeken ze de mogelijkheden voor het professionaliseren van de informatica bij AKSI.

“AKSI gebruikte vroeger Gmail voor de e-mail, agenda en contacten”, vertelt Edwin Bollen, zaakvoerder van EdiT@CLB. “De gegevens stonden opgeslagen op een Windows XP werkstation met gedeelde folders. Ongemerkt had de externe harde schijf, die voor de back-up moest zorgen, het laten afweten. We zagen meteen dat die situatie een zeer groot risico op gegevensverlies inhield. Daarom hebben we AKSI aangeraden om te werken Microsoft Online Services. Op die manier kunnen ze professioneel en veilig werken zonder grote investeringen in hardware of software. Alles wordt beheerd vanuit het datacenter van Microsoft. Een eigen server is dus niet nodig en de software is altijd up-to-date.”

Met Microsoft Online Services kan AKSI professioneel en veilig werken zonder grote investeringen in hardware of software. Edwin Bollen zaakvoerder EdiT@CLB

Efficiënter samenwerken

De negen administratieve medewerkers hebben nu via Exchange Online overal toegang tot hun e-mail, agenda’s en contactpersonen. Ze kunnen die informatie ook delen en dus efficiënter samenwerken. Bovendien hebben ze met SharePoint Online een centrale plaats om overal documenten te delen en snel terug te vinden.

“We beschikken nu over veel meer mogelijkheden”, zegt Ann Debock. “Zo kunnen we nu van thuis uit werken en kunnen we onze agenda’s delen. Hoewel we allemaal samen in één bureau zitten, kunnen we toch veel gemakkelijker samenwerken, bijvoorbeeld om een planning te maken. Heel belangrijk is dat we gerust kunnen zijn dat onze informatieinformatie altijd beschikbaar is en veilig wordt bewaard. En dat voor een heel klein, vast bedrag per maand.”

Snel informatie terugvinden

Ook SharePoint Online blijkt een schot in de roos. “Vroeger had iedereen zijn eigen manier om bestanden op te slaan. Daardoor was het vaak moeilijk om iets terug te vinden. Met SharePoint kunnen we op een meer gestroomlijnde manier werken, zodat iedereen een beter overzicht heeft en sneller informatie kan vinden. In het begin was de nieuwe werkwijze wel even wennen, maar mede dankzij de gebruiksvriendelijke software is de overschakeling toch geslaagd. Opleiding was trouwens amper nodig.”

“In de toekomst kunnen we ook nog andere mogelijkheden bekijken”, zegt Edwin Bollen. “Zo zullen we misschien partners en klanten toegang geven tot hun dossier, zodat er minder e-mails heen en weer hoeven te gaan. Ook versiebeheer en workflows zijn functionaliteiten die we nog zullen bekijken.”

Geen zorgen over onderhoud van software en hardware

Dat alles is nog toekomstmuziek. Voorlopig is AKSI tevreden met de mogelijkheden die de organisatie nu al heeft. “De sociale sector kampt altijd met financiële beperkingen en daarom is deze oplossing een enorm voordeel”, zegt Ann Debock. “Over het onderhoud van de software en hardware hoeven we ons geen zorgen te maken, aangezien alles voor ons wordt gedaan in het datacenter van Microsoft. We komen niet voor onaangename verrassingen te staan, want we betalen gewoon een vaste maandelijkse factuur per gebruiker. Het aantal gebruikers is zeer gemakkelijk aan te passen wanneer nodig. We zijn dan ook erg tevreden. Deze Online Services betekenen voor ons zeker een meerwaarde en we kunnen de oplossing zeker aan anderen aanbevelen”, besluit Ann Debock.

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over EdiT@CLB, bel naar +32 (0)11 59 90 94 of bezoek www.editatclb.be.

Voor meer informatie over AKSI, bezoek www.aksi.be.