BCEE beheert inkomende facturen met Microsoft Dynamics NAV
 

De Luxemburgse bank en spaarkas BCEE wenste haar zelf ontwikkelde oplossing voor leveranciersfacturatie te vervangen door een nieuw systeem.

Met de hulp van informaticapartner Prodware, een belangrijke Microsoft partner, heeft BCEE een nieuwe oplossing in gebruik genomen op basis van Microsoft Dynamics NAV. Een zestigtal gebruikers behandelen jaarlijks 40 000 aankoopfacturen met het systeem.

BCEE, de Luxemburgse bank en spaarkas werd opgericht in 1856 en is de oudste van de Luxemburgse financiële instellingen en één van de pijlers van het financiële gebeuren in het land. Als universele bank levert BCEE een compleet gamma van producten en diensten aan haar nationale en internationale klanten.

Met 75 agentschappen en 136 elektronische loketten beschikt BCEE over het grootste netwerk van agentschappen in het land. In 2008 werd ze uitgeroepen tot "Bank of the year 2008 - Luxembourg" en "Best developed market bank Luxembourg 2009" door respectievelijk de internationale vakbladen "The Banker" en "Global Finance". Bovendien kreeg BCEE van Standard & Poor’s de uitstekende quoteringen AA+ en Aaaa, de beste in de financiële sector.

Projectaanpak

François Majchrzack, projectverantwoordelijke voor de eindgebruikers, verklaart de voorzichtige aanpak van BCEE: "In het verleden hebben we voor het beheer van inkomende facturen zelf een applicatie ontwikkeld in Focus, bovenop de mainframe. In 2006 besliste het management om alle Focus mainframetoepassingen te migreren naar WebFocus - een departementaal systeem. Voor het beheer van inkomende facturen werd echter beslist om te investeren in een compleet nieuw pakket."

Hierna volgde een uitgebreide selectieprocedure waarin de bank drie oplossingen onder de loep nam: twee internationale standaardoplossingen en één lokale softwareleverancier.

Microsoft Dynamics NAV kreeg de voorkeur. "De doorslaggevende elementen waren de aanwezige functionaliteit, de flexibele parametrisering, het gebruiksgemak, de prijs, de sterke Luxemburgse referenties, de merknaam Microsoft (één van de belangrijkste leveranciers van BCEE), en de goede contacten met informaticapartner Prodware", getuigt François Majchrzack. "BCEE vond in Prodware (toen nog C2A Informatique) een competente partner die al heel wat andere implementaties met Microsoft Dynamics NAV op haar actief had staan."

Gefaseerde implementatie

De implementatie van Microsoft Dynamics NAV bij BCEE ging van start in april 2007.

Tijdens de eerste fase hebben BCEE en Prodware samen een vooranalyse uitgevoerd om te kijken welke aanpassingen nodig waren aan de standaardsoftware om beter te kunnen beantwoorden aan de eisen van de bank. Vooral het goedkeuringsproces van facturen moest voldoen aan heel strenge regels.

De bank heeft bewust gekozen voor een voorzichtige, gefaseerde implementatie om de controle over het project niet te verliezen en om de vastgestelde datum te respecteren waarop Focus zou stopgezet worden - oktober 2007.

"De tweede fase - de eigenlijke implementatie - ging van start in oktober 2007, reeds zes maand na de aanvang van het project, wat een echte uitdaging betekende", volgens Daniel Bourton, IT projectverantwoordelijke. "Op zes maanden tijd moesten wij de nodige machines installeren, de software installeren en parametreren volgens de noden van de bank, de nodige interfaces met andere toepassingen ontwikkelen (leveranciersgegevens, boekhouding, loonberekening,... ). We moesten ook de verschillende toegangsrechten voor de gebruikers definiëren, de migratie van de gegevens van de bestaande applicatie naar het nieuwe systeem uitvoeren, de eerste gebruikers opleiden, … Dankzij een voorbeeldige samenwerking tussen het projectteam van de bank- dat bestong uit eindgebruikers en informatici- en de informaticapartner Prodware, werd de uitdaging tot een goed einde gebracht."

In oktober 2007 werden de boekhoudafdeling en vier andere departementen pilootgebruikers van Microsoft Dynamics NAV. In de daarop volgende maanden werden andere diensten aan het lijstje toegevoegd, alsook de directie van de bank, die instaat voor de goedkeuring van iedere aankoopfactuur die boven een bepaald bedrag uitstijgt.

In juni 2009, werd Microsoft Dynamics NAV door een zestigtal personen in de bank gebruikt. Het intensiteit van het gebruik in de verschillende afdelingen verschilde nogal al naargelang het aantal leveranciersfacturen die moesten behandeld worden: in totaal worden bij BCEE jaarlijks 40 000 facturen ingeboekt.

Elektronische goedkeuring van facturen

Het beheer van de aankopen bij BCEE is al vele jaren gedecentraliseerd gebeuren.

De informaticadiensten en de dienst die instaat voor het beheer van de gebouwen van de bank, staan in voor het grootste aantal budgetposten met de meeste aankoopfacturen.

"Iedere factuur die betaald moet worden, bevat één of meerdere budgetcodes. Zonder deze informatie kan de boekhoudafdeling van de bank niet overgaan tot de betaling van de leveranciers. In de afdelingen die belangrijke volumes aan facturen beheren, werden budgetverantwoordelijken aangesteld. Zij moeten ervoor zorgen dat de aankoopfacturen gecontroleerd worden aan dat de juiste budgetcode(s) wordt of worden toegekend", stelt François Majchrzack.

"Op dit niveau betekent Microsoft Dynamics NAV een belangrijke verandering ten opzichte van de vroegere oplossing. Vroeger moest bij iedere factuur extra document gevoegd worden met bijkomende informatie zoals de budgetcode. Op basis van de factuur en van het bijgaande document, mochten de personen die ertoe gemachtigd waren, de facturen goedkeuren. Vandaag is het papieren document niet meer nodig, aangezien alle noodzakelijke informatie om de facturen goed te keuren zich in Microsoft Dynamics NAV bevindt. De goedkeuring van de aankoopfactuur gebeurt vandaag dus volledig elektronisch", vervolgt François Majchrzack.

Dit hele goedkeuringstraject wordt vanuit Microsoft Dynamics NAV aangestuurd, wat ongetwijfeld voordelen meebrengt in termen van de efficiëntie van het aankoopbeheer.

Tijdens de ganse duur van het project hebben wij kunnen rekenen op een nauwe samenwerking met onze informaticapartner Prodware; ook vandaag is dit nog het geval, al werd het project verschillende maanden geleden afgesloten Daniel Bourton IT projectverantwoordelijke BCEE

Standaardoplossing versus maatwerk

Zoals voor veel gespecialiseerde softwareoplossingen, moest BCEE in Microsoft Dynamics NAV aanpassingen op maat laten uitvoeren door informaticapartner Prodware.

Daniel Bourton legt uit waarom: "Enerzijds heeft de bank in het verleden zeer strikte procedures opgesteld voor de goedkeuring van aankoopfacturen. Verschillende personen zijn bij het goedkeuringstraject betrokken, en de bank heeft er bewust voor gekozen om deze procedures niet in vraag te stellen. Microsoft Dynamics NAV moest dus aan deze bestaande procedures aangepast worden. Anderzijds, zoals vaak het geval is bij de vervanging van een softwaresysteem, verwachten de gebruikers dat ze in de nieuwe oplossing de werkomgeving zullen terugvinden die ze in de oude oplossing gewoon waren. Natuurlijk moet je soms keuzes maken. Je kan immers niet ingaan op alle wensen van de gebruikers, anders loop je het risico dat je teveel gaat afwijken van de standaardoplossing."

Daniel Bourton vervolgt: "Gebruikersopleidingen en change management zijn twee elementen waarin moet geïnvesteerd worden om het aanvaardingsproces van het nieuwe systeem door de gebruikers te vergemakkelijken."

Na verschillende maanden gebruik van Microsoft Dynamics NAV in de bank, wordt de oplossing goed aanvaard door de gebruikers. Er blijven natuurlijk enkele punten ter verbetering wat gebruiksgemak betreft, maar de bank wacht liever af of deze punten opgelost zullen zijn in de toekomstige .NET versie van Microsoft Dynamics NAV, in plaats van te investeren in aanpassingen op maat.

Toekomstperspectieven

Hoewel het migratieproject van de zelf ontwikkelde toepassing naar Microsoft Dynamics NAV als eerste doelstelling had om een aankoopfacturen beter te beheren, heeft BCEE de mogelijkheid om hierin veel verder te gaan. De standaardoplossing biedt immers ook de mogelijkheid om aankooporders, leveringen en stock te beheren.

BCEE gebruikt vandaag versie 4.0 van Microsoft Dynamics NAV. Aangezien Microsoft een .NET versie van het product heeft uitgebracht, zal de bank onderzoeken welke voordelen deze nieuwe versie voor haar kan meebrengen. BCEE houdt hierbij ook rekening met de aanzienlijke investeringen die zij de voorbije drie jaar gedaan heeft in .NET om eigen toepassingen te ontwikkelen.

Besluit

"Om de leveranciersfacturen beter te beheren wordt Microsoft Dynamics NAV vandaag in heel wat diensten van BCEE gebruikt. Het product wordt goed aanvaard door de gebruikers", besluit François Majchrzack.

"Tijdens de ganse duur van het project hebben wij kunnen rekenen op een nauwe samenwerking met onze informaticapartner Prodware; ook vandaag is dit nog het geval, al werd het project verschillende maanden geleden afgesloten", voegt Daniel Bourton eraan toe.

De projectverantwoordelijken voor de eindgebruikers en de IT-afdeling zijn zichtbaar tevreden over het geleverde werk en zijn bereid om zich opnieuw in te zetten voor de implementatie van een nieuwe versie van Microsoft Dynamics NAV. Deze zouden, met de ondersteuning van informaticapartner Prodware, bijkomende voordelen kunnen opleveren voor de gebruikers.

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over Prodware, bezoek de website www.prodware.be of bel naar +32 (0)4 248 86 00.

Voor meer informatie over BCEE, breng een bezoekje aan de website www.bcee.lu