Delaware Consulting implementeert oplossing voor internationale projectopvolging bij Desmet Ballestra Group
 

Desmet Ballestra Group is als internationaal engineeringbedrijf gespecialiseerd in het ontwerp van machines en procesoptimalisatie voor bedrijven actief in de productie van plantaardige oliën, oleochemische producten en biodiesel.

De projectgeoriënteerde activiteiten van het bedrijf vereisen een intensieve samenwerking tussen de filialen in de hele wereld. Desmet Ballestra Group besloot hiervoor op zoek te gaan naar één gecentraliseerde bedrijfsoplossing.

Na een evaluatie van verschillende pakketten bleek Microsoft Dynamics AX het best aan de verwachtingen te voldoen. Informaticapartner Delaware Consulting werd ingeschakeld om de implementatie tot een goed einde te brengen. Dankzij het nieuwe systeem is de kwaliteit van de projecten bij Desmet Ballestra Group erop vooruit gegaan.

Desmet Ballestra Group heeft zich als engineeringbedrijf gespecialiseerd in het ontwerp van de machines en procesoptimalisatie voor de productie van plantaardige oliën, oleochemische producten en biodiesel. De roots van het bedrijf gaan terug tot 1946, toen de Antwerpse ingenieur Albert De Smet Extraction Desmet oprichtte. Vrij snel breidde het productgamma zich uit tot een totaalpakket voor bedrijven in de olieverwerkende industrie. Ondanks vele concurrenten ontpopte Extraction Desmet zich tot wereldleider in de sector.

In december 2004 kondigden Extraction Desmet en het Italiaanse Ballestra de fusie van hun activiteiten aan. Deze beslissing bracht wereldwijd heel wat synergieën mee op technisch en op commercieel gebied. Ballestra, dat in 1960 ontstond, was immers zelf een marktleider in de chemische en oleochemische sector. De nieuwe Desmet Ballestra Group bouwde zo onder andere een sterke nieuwe poot uit voor de uitrusting van biodiesel fabrieken. Enkele jaren later volgde een nieuwe overname van Desmet Ballestra Group door Barclays Private Equity Fund.

De groep telt vandaag een twintigtal filialen wereldwijd, en haalt met ongeveer 1000 werknemers een omzet van € 500 miljoen.

Heterogene ICT omgeving

De IT-omgeving bij Desmet Ballestra Group was in het verleden sterk gedecentraliseerd, met onder andere een zelf ontwikkeld systeem voor documentbeheer. Eind jaren was '90 de Belgische vestiging in Zaventem overgegaan tot de aanschaf van Baan, maar in de filialen is deze ERP-oplossing nooit volledig geïmplementeerd geraakt. De meeste vestigingen van de groep maakten gebruik van boekhoudpakketten van lokale softwareleveranciers, in combinatie Microsoft Excel of eigen ontwikkelde oplossingen voor projectbeheer.

In 2005, na de overname door Barclays, werd echter beslist om over te gaan tot de implementatie van één centrale bedrijfsoplossing voor de hele groep.

Frédéric Heymans, Global Sourcing Manager bij Desmet Ballestra Group: "Bij complexe projecten worden heel wat taken verdeeld en uitbesteed tussen de filialen in de groep. Deze samenwerking betekent een enorm competitief voordeel voor ons bedrijf. Maar samenwerken betekent ook dat je meer controle nodig hebt en de status van ieder project nauwgezet moet kunnen opvolgen over de filialen heen. Een centraal ERP-systeem bleek een absolute noodzaak om onze concurrentiepositie als groep te blijven behouden."

Na het opstellen van een lastenboek waarin de bedrijfsprocessen werden beschreven, contacteerde het bedrijf verschillende softwareleveranciers, waaronder Baan, IFS en Microsoft Dynamics AX.

"De keuze voor Microsoft Dynamics AX was door twee redenen ingegeven", aldus Heymans, "Enerzijds bleek dat deze oplossing het beste onze noden kon invullen; anderzijds gaf de naam 'Microsoft' aan onze medewerkers een stuk vertrouwen wat toekomstgerichtheid en gebruiksvriendelijkheid betreft."

In september 2006 hield informaticapartner Delaware Consulting een presentatie voor het management van Desmet Ballestra Group over de aanpak van het project, dat zou starten met het maken van een prototype. De oplossing moest in de eerste plaats toelaten om projecten op te volgen door de verschillende filialen van de groep beter te laten samenwerken. Initieel maakte de financiële module geen deel uit van de 'scope', maar al snel bleek dat dit in een volwaardige ERP-oplossing geen haalbare kaart was.

Terugblikkend heeft Frédéric Heymans alvast niets dan lof over aan de samenwerking met Delaware Consulting en met projectleider Geert De Win: "Wat wij vooral waarderen bij Delaware Consulting is de ervaring en de inzet van hun medewerkers op alle niveaus, van de ontwikkelaars tot het management. Zij leefden samen echt mee met dit project."

Offertebeheer

Ieder klantproject bij Desmet Ballestra Group begint met een offerte, waarvoor in het verleden onder andere van Microsoft Excel gebruik gemaakt werd om complexe prijsberekeningen uit te voeren. Vandaag kunnen de commerciële medewerkers dit rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics AX en de Product Builder module te doen: in functie van verschillende parameters en de daaraan verbonden toeslagen, berekent het systeem automatisch de juiste prijzen.

In deze offertefase is er vaak al sprake van en intensieve samenwerking binnen de groep: een Russische medewerker die een offerte moet maken voor een machine, kan rechtstreeks in Microsoft Dynamics AX opzoeken welke offerte een Indische collega voor een gelijkaardige machine gemaakt heeft.

Logistieke opvolging

Eenmaal een contract met de klant getekend, dienen zo snel mogelijk de nodige resources ingepland te worden en wordt een projectleider aangesteld. Interne bestellingen voor engineering en productie worden al geplaatst. Frédéric Heymans: "Het gaat erom dat we zo efficiënt mogelijk gebruik maken van de resources binnen de groep. Ook de logistieke opvolging is een belangrijk gegeven om het project vlot te laten verlopen, zowel tijdens als na de oplevering."

Wat wij vooral waarderen bij Delaware Consulting is de ervaring en de inzet van hun medewerkers op alle niveaus, van de ontwikkelaars tot het management. Zij leefden echt mee met dit project. Frédéric Heymans Global Sourcing Manager Desmet Ballestra Group

Commited cost

Centraal in het nieuwe systeem staat het begrip 'commited cost'. In het kader van een project, moet een verantwoordelijke bij Desmet Ballestra Group op ieder ogenblik een zicht hebben op de kosten verbonden aan een project: niet alleen de kosten die reeds gemaakt werden, maar ook de kosten die nog verwacht worden – bijvoorbeeld via aankooporders die nog niet gefactureerd werden. Deze functionaliteit, die in de nieuwste versie Microsoft Dynamics AX 2009 standaard aanwezig is, moest door Delaware Consulting nog op maat ontwikkeld worden.

Rapportering

Frédéric Heymans: "Eén van de doelstellingen van een ERP-oplossing is dat medewerkers makkelijk gegevens uit het systeem kunnen halen. Dankzij Microsoft SQL Server Reporting Services kunnen wij in een handomdraai de rapporten maken die onze medewerkers verlangen."

Infrastructuur

Desmet Ballestra Group maakt vandaag gebruik van versie 4.0 van Microsoft Dynamics AX. Het systeem draait op één centrale server, die via Microsoft Terminal Server toegang verleent aan alle gebruikers in de Verenigde Staten, Argentinië, Spanje, India, Singapore, Maleisië en België. Desmet Ballestra Group greep bij de implementatie meteen ook de kans om het netwerk en de IT-infrastructuur in de filialen zelf verder uit te bouwen en te moderniseren.

Besluit

De belangrijkste uitdaging in de komende maanden is om het huidige systeem verder te stabiliseren en ervoor te zorgen dat de medewerkers er optimaal gebruik van maken. In de toekomst staan ook de filialen van Desmet Ballestra in China, Brazilië, Italië en Oostenrijk op het programma.

"De kwaliteit van onze projecten is er duidelijk op vooruit gegaan. Het nieuwe systeem laat ons toe om informatie te delen, eventuele fouten veel sneller te ontdekken en recht te zetten", aldus Frédéric Heymans.

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over Delaware Consulting, surf naar www.delawareconsulting.com of bel naar +32 (0)56 27 44 44.

Meer informatie over Desmet Ballestra Group vindt u via www.desmetballestra.com.