Medewerkers Hopper Winkel werken efficiënter dankzij automatisering
 

Hopper Winkel telt zes vestigingen en een webwinkel. De keten is eigendom van de Scouts en Gidsen Vlaanderen. Het groeiende klantenbestand, de vrijwilligers in de winkel en de toegenomen concurrentie deden de organisatie uitkijken naar een manier om efficiënter te werken. Zowel de verkopers als de mensen in het magazijn, de administratie en boekhouding verloren namelijk heel wat tijd met de manuele invoer van gegevens. Dat leidde bovendien tot vergissingen.

Hopper Winkel koos voor een samenwerking met The Concept Group, een partner die ervaring heeft met kleinhandel en internetwinkels. Ze installeerden LS Retail, hun oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Ook Pebblestone Fashion werd in het nieuwe systeem geïntegreerd.

De gebruikers kunnen nu veel efficiënter en correcter werken. Ze gebruiken scanners en barcodes, zodat er minder papierwerk is en er veel minder fouten worden gemaakt. De voorraadinformatie wordt automatisch aangepast, de logistieke opvolging loopt vlotter en de rapporten worden met één klik gecreëerd. Door dat alles komt er tijd vrij voor andere taken en krijgen de klanten een betere service.

Dankzij de automatisering van het voorraadbeheer, de logistiek en de rapportering kunnen de magazijniers, de bedienden en de winkeliers van de Hopper winkels veel sneller en efficiënter werken. Daardoor krijgen de klanten een betere service.

Hopper is een keten van zes fysieke winkels en een - snelgroeiende - internetwinkel. De administratieve diensten en het magazijn bevinden zich in Antwerpen. De Hopper winkels zijn, net als de Hopper Jeugdverblijven, eigendom van de Scouts en Gidsen Vlaanderen. Ze verkopen niet alleen de officiële scoutsuniformen maar ook allerlei kampeermateriaal voor het grote – vooral jeugdige - publiek. “Het is niet ons streven om met de Hopper winkels enorme winsten binnen te rijven, maar we mogen natuurlijk geen grote verliezen lijden”, zegt Jeroen Laureyssens, verantwoordelijke voor Hopper Winkel. “Daarom is het wel belangrijk dat we zo efficiënt mogelijk werken.”

De winkelketen had vroeger geen software die de logistieke processen efficiënt ondersteunde. “We werkten toen met een heel oud en steeds bijgewerkt programma dat allerlei fouten bevatte en dat helemaal niet meer voldeed aan onze behoeften”, vertelt Jeroen Laureyssens. “We konden daardoor niet meer vertrouwen op onze voorraadcijfers De winkeliers en de administratieve medewerkers moesten de gegevens manueel bijhouden, wat erg tijdrovend was en vaak fouten veroorzaakte. We hadden dus dringend nieuwe en efficiënte software nodig.”

Niet kiezen voor maatwerk

Oorspronkelijk wou Hopper gaan werken met een oplossing op maat, maar toen ze in contact kwamen met The Concept Group viel de keuze uiteindelijk op LS Retail, een oplossing van The Concept Group op basis van Microsoft Dynamics NAV. LS Retail biedt het voordeel dat zowel de verkooppunten als het hoofdkantoor met dezelfde toepassing kunnen werken. Er is dus geen sprake van een complexe integratie tussen back-office en front-office. Ook de software Pebblestone Fashion werd in Microsoft Dynamics NAV geïntegreerd. Het voorraadsysteem wordt ook nog gekoppeld met de webwinkel. De gebruikers in de winkels en in het magazijn werken met scanners en barcodes, zodat de informatie veel sneller, efficiënter en correcter wordt ingevoerd.

“Dankzij LS Retail en Microsoft Dynamics NAV worden alle gegevens, zoals informatie over de artikelen, de prijzen of promoties op het hoofdkantoor vastgelegd en automatisch naar de winkels doorgestuurd”, zegt Ruth Bosmans, verantwoordelijk voor de bestuurszaken van Scouts en Gidsen Vlaanderen. “Omgekeerd gaat de verkoopinformatie van de winkels automatisch naar de centrale administratie. Daardoor wordt onze voorraadinformatie meteen aangepast, zodat we de winkels tijdig kunnen herbevoorraden wanneer een artikel bijna is uitverkocht. Ook de rapportering is sterk vereenvoudigd. Vroeger gebeurde dat door manueel cijfers te exporteren naar Excel en samen te voegen, terwijl we nu met één druk op de knop een rapport kunnen creëren, wanneer we maar willen.”

Alle verkopers volgen dezelfde procedures en de klanten krijgen een betere en snellere service, zelfs op piekmomenten. Jeroen Laureyssens verantwoordelijke Hopper Winkel

Geen manuele gegevensinvoer mee

Alle gebruikers van de nieuwe software hebben een opleiding gekregen, die Hopper zelf heeft georganiseerd. Het nieuwe kassasysteem LS Retail is voor de verkopers alvast een grote verbetering. “We hebben zeven eigen verkoopsters in dienst, en daarnaast werken we met nogal wat vrijwilligers. De winkel van Hasselt draait zelfs helemaal op vrijwilligers”, zegt Jeroen Laureyssens. “Dat zijn niet altijd dezelfde mensen, en ze hebben ook niet altijd veel ervaring met winkelsoftware. Daarom is het belangrijk dat de nieuwe technologie erg gebruiksvriendelijk is. Wanneer ik vroeger in een van onze winkels kwam, zag ik meestal de verkopers aan de slag op de computer. Nu hebben ze dankzij de scanners meer tijd voor andere taken, zoals het maken van een mooie etalage. Iedereen volgt dezelfde procedures en de klanten krijgen een betere en snellere service, zelfs op piekmomenten.”

Ook de twee magazijniers kunnen nu veel efficiënter werken. “Vroeger gebruikten ze afgedrukte lijstjes en moesten ze de voorraadinformatie manueel aanpassen, waardoor er een groot foutenpercentage was”, zegt Ruth Bosmans. “Nu kunnen we de meest verkopende artikelen groeperen en de meest efficiënte volgorde van ‘orderpicking’ bepalen. De magazijniers werken niet langer met papieren documenten maar met scanners, zodat de hele logistieke afhandeling veel sneller en correcter gaat.”

Een boekhouder minder

Ook de twee bedienden en de boekhouder die in de hoofdzetel van Hopper instaan voor de offertes, de facturatie en het boeken van de verkopen, kunnen veel efficiënter werken dan voorheen. “Ze beschikken nu over een veel toegankelijker systeem dankzij de vertrouwde Windows-gebaseerde omgeving”, zegt Jeroen Laureyssens. “Vroeger moesten ze vaak dezelfde gegevens meerdere keren invoeren, maar dat is niet langer het geval. Informatie is veel makkelijker terug te vinden, en de gegevens zijn betrouwbaar. Dat alles versnelt hun taken in die mate dat we een voltijdse boekhouder die met een voorlopig contract werkte, niet langer zullen nodig hebben.”

Hopper Winkel heeft zijn doel bereikt. “We moeten eerst en vooral op een efficiënte manier ons materiaal verspreiden naar de 75.000 leden van de Scouts en Gidsen Vlaanderen”, aldus Jeroen Laureyssens. “Maar een omzetverhoging is natuurlijk altijd welkom. Daarmee kunnen we onze diensten nog meer verbeteren en ons winkelnetwerk uitbreiden. Professionalisering was in ieder geval noodzakelijk, ook omdat er een sterke concurrentie is in de markt.”

Hoewel de migratie nog niet helemaal is afgerond, kijkt Hopper nu al tevreden terug op het project. “De samenwerking met The Concept Group ging heel vlot”, zegt Ruth Bosmans. “Ze hebben ervaring met kleinhandel en webwinkels, en ook hun aanpak sprak ons aan. Onze eigen IT-verantwoordelijke heeft de implementatie mee gecoördineerd. Dankzij de kennisoverdracht konden we ook heel wat zelf uitvoeren, zodat we mooi binnen budget gebleven zijn. Dat is nochtans niet evident voor een project dat 1,5 jaar loopt.”

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over The Concept Group, bel naar +32 3 420 07 10 of bezoek www.theconceptgroup.be.

Voor meer informatie over Hopper Winkel, bezoek www.hopper.be.