Medewerkers en klanten van Spikes werken goedkoper en efficiënter met online software
 

Softwarebedrijf Spikes werkte vroeger met vier aparte toepassingen voor de e-mail, het documentbeheer, instant messaging en internetconferencing. Dat had allerlei nadelen op het vlak van onderhoudskosten en efficiëntie. De oplossing voor internetconferencing werd bijvoorbeeld niet systematisch gebruikt, zodat er nog heel wat tijd verloren ging door verplaatsingen.

Met Microsoft Business Productivity Online Suite beschikt Spikes over vier online tools binnen een geïntegreerde omgeving met één login: Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online en Office Live Meeting. De software wordt gebruikt door alle 43 werknemers – vooral softwareontwikkelaars, maar ook commerciële medewerkers.

Dankzij de online werkomgeving wordt er beter intern en extern samengewerkt. De software is maximaal beschikbaar en altijd up-to-date, aangezien Microsoft instaat voor de hosting en het onderhoud. Daarnaast bespaart Spikes heel wat kosten doordat er minder verplaatsingen gebeuren. De onderneming verwacht daardoor een winststijging van twee tot vier procent.

Softwareleverancier Spikes maakt sinds mei 2009 zelf gebruik van de volledige Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS): Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online en Office Live Meeting. De software wordt gehost en onderhouden door Microsoft, zodat de toepassingen maximaal beschikbaar en altijd up-to-date zijn. Daarvoor betaalt Spikes elke maand een klein vast bedrag per gebruiker. “Deze oplossing is veel goedkoper dan de klassieke hosting”, zegt Marc Vanderheyden, Managing Partner van Spikes.

“De grote beschikbaarheid en het feit dat we altijd over de recentste versie beschikken, zijn grote voordelen van BPOS”, zegt Marc Vanderheyden. “Bovendien is het met dergelijke ‘neutrale’ hosting – bij Microsoft - gemakkelijker om samen te werken over de bedrijfsgrenzen heen – wat steeds vaker gebeurt. We kunnen zonder problemen externe partijen toegang geven tot bepaalde projecten, zonder dat ze op ons interne netwerk hoeven te komen.”

Efficiënt samenwerken

Met Exchange Online hebben de 43 medewerkers van Spikes (vooral softwareontwikkelaars maar ook commerciële mensen) overal toegang tot hun e-mail. Ze kunnen er ook hun agenda’s en contactpersonen mee delen en dus efficiënt samenwerken. SharePoint Online is het documentbeheersysteem waarmee ze hun documenten vlot kunnen beheren, delen en terugvinden. Met Office Communications Online kunnen de medewerkers van Spikes altijd zien wie bereikbaar is en op een veilige manier chatten – ook mobiel. “We gebruikten vroeger Messenger maar omdat dat vooral privé wordt gebruikt komt dat bij sommigen wat vreemd over. Bovendien is Office Communications Online geïntegreerd met de adressenlijst van ons bedrijf”, aldus Marc Vanderheyden. Office Live Meeting is dan weer een betaalbare manier om online te vergaderen en documenten te delen met beeld en geluid, zonder zich te hoeven verplaatsen.

Met BPOS is het gemakkelijker om samen te werken over de bedrijfsgrenzen heen, zonder dat we externe partijen toegang geven tot ons interne netwerk. Marc Vanderheyden Managing Partner Spikes

Vier online toepassingen in één werkomgeving

“Vroeger gebruikten we verschillende toepassingen voor e-mail, webconferencing en instant messaging. Met Microsoft Business Productivity Online Suite hebben we die geïntegreerd in één omgeving met één login. Daardoor stijgt de kwaliteit van onze interne communicatie en van de communicatie met onze klanten”, zegt Marc Vanderheyden. “We kunnen beter intern samenwerken op afstand en we kunnen frequenter met onze klanten overleggen tegen lagere kosten, aangezien we ons dankzij Live Meeting niet fysiek hoeven te verplaatsen. We sparen dus heel wat tijd en geld uit, terwijl we ook professioneel overkomen bij de klanten. Bovendien zijn we productiever doordat we minder tijd verliezen met het zoeken naar de juiste versie van een document. Als BPOS-partner tonen we hiermee in de praktijk aan wat de voordelen zijn van Microsoft Online Services. Het geeft ons ook de uitstraling van een vooruitstrevende onderneming. In onze sector wordt hoe dan ook verwacht dat je zelf ook de meest geschikte en geavanceerde technologie gebruikt.”

Ook klanten besparen tijd en kosten

Volgens Marc vanderheyden is BPOS een logische evolutie voor de bedrijfswereld. “Mensen communiceren privé steeds meer via sociale netwerken zoals Facebook, LinkedIn en Twitter. Die evolutie wordt nu doorgetrokken naar de bedrijven. De nieuwe online tools maken het veel gemakkelijker om flexibel en op afstand samen te werken. Tijdverlies in de file wordt vermeden door thuiswerk en door webconferencing. Naast het wegvallen van de beheerkosten is dat voor ons het grootste financiële voordeel. Door het feit dat Live Meeting in de standaard werkomgeving zit vervat, wordt het vaker gebruikt dan de toepassing die we vroeger hadden. Door dat alles verwachten een winststijging van twee tot vier procent.”

Niet alleen voor Spikes zelf, maar ook voor de klanten betekent de overstap naar BPOS een besparing van tijd en kosten. “Drie van de vier BPOS-producten zijn ook voor onze klanten nuttig”, zegt Marc Vanderheyden. “We werken hoofdzakelijk in projecten en het is nu heel eenvoudig om informatie te delen binnen SharePoint, in plaats van telkens allerlei documenten rond te mailen en overal kopies te bewaren. Alle projectleden – ook de externe - beschikken steeds over de meest recente versie van een document.”

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over de online services van Microsoft, surf naar www.microsoft.com/online/nl-be/.

Voor meer informatie over Spikes, bel naar +32 (0)3 451 94 90 of bezoek www.spikestogether.com.