Rijschool Traffix optimaliseert zijn interne dienstverlening en bespaart jaarlijks 10.000 euro
 

De lesgevers van rijschool Traffix gebruikten vroeger een intern e-mailsysteem om hun afspraken op te volgen. Het systeem was echter vaak niet beschikbaar. Dat had een directe impact op de operationale werking van Traffix. De lesgevers moesten dikwijls telefoneren naar hun collega’s van het secretariaat om te weten wanneer ze les moesten geven. Die situatie zorgde voor heel wat frustratie en de klantenservice kwam in het gedrang.

VORTALITIES adviseerde rijschool Traffix om met Exchange Online te werken. De ICT-partner integreerde ook het SharePoint intranet met Exchange Online. Daardoor hebben de gebruikers nu overal en altijd via een internetverbinding toegang tot een informatiedatabank en hun planning. De lesgevers hebben alleen toegang tot hun eigen planning, terwijl de collega’s van het secretariaat alles kunnen bekijken en beheren.

Dankzij de ‘BPOS’-formule van Microsoft hoeft Traffix niet meer zelf te investeren in hardware, software en onderhoud van de systemen. De software draait immers vanuit het Microsoft datacenter. Dankzij deze oplossing verwacht de onderneming een kostenbesparing van ongeveer 9.600 euro per jaar. De beschikbaarheid en de beveiliging zijn optimaal, zodat de lesgevers efficiënter kunnen werken en de klanten een betere service krijgen.

De medewerkers van rijschool Traffix kunnen hun e-mails en planning overal bekijken dankzij de ‘BPOS’-formule van Microsoft. De Business Productivity Online Suite (BPOS) is een reeks geïntegreerde internettoepassingen voor communicatie en samenwerking. Voor een onderneming als rijschool Traffix is deze oplossing bijzonder budgetvriendelijk. Traffix zal het eerste jaar al een kostenbesparing halen van ongeveer 9.600 euro.

“Onze rijschool bestaat al 45 jaar. Via overnames hebben we het aantal kantoren uitgebreid”, vertelt Fons Uyttenhove, algemeen directeur van Traffix. “Bovendien groeit het aantal medewerkers. De behoeften van onze klanten zijn zeer uiteenlopend – van jongeren die voor het eerst leren rijden tot ervaren chauffeurs die een voortgezette opleiding komen volgen. Om hen goed te kunnen bedienen en om onze veertig lesgevers zo efficiënt mogelijk in te zetten, moeten we de lessen zo snel mogelijk kunnen inplannen. Daarvoor hebben we in onze hoofdvestigingen van Dendermonde en Meise grote secretariaten. De planning gebeurt er door vier administratieve medewerkers en een directielid.”

Bij het vastleggen van een lesafspraak, moet telkens rekening worden gehouden met een aantal factoren, zoals de beschikbaarheid van de klant, van de lesgever en van een voertuig. De werkdagen van de lesgevers zien er altijd anders uit. “Ze moeten dus systematisch op de hoogte worden gebracht van hun nieuwe afspraken”, zegt Fons Uyttenhove. “Daarvoor hebben we een snel, efficiënt en betrouwbaar communicatiekanaal nodig. De situatie is nog complexer doordat sommige lesgevers zelden op kantoor komen.”

E-mail en planning online bekijken

Vroeger werkte rijschool Traffix met een intern e-mailsysteem, maar dat bleek geen stabiele oplossing. “Onze lesgevers moesten hun e-mails online bekijken, maar het interne systeem was vaak onbereikbaar”, aldus Fons Uyttenhove. “Dat was uiteraard zeer vervelend – in de eerste plaats voor de lesgevers zelf. Ze moesten dan telefoneren naar het secretariaat, maar dat is alleen open tijdens de kantooruren. Daardoor liepen afspraken soms verkeerd, wat de klantenservice niet ten goede kwam. En hoe meer ons team groeide, hoe meer problemen er waren met de e-mail. Tegenover nieuwe medewerkers – die moeilijk te vinden zijn - kwamen we helemaal niet professioneel over. Door het intranet, de e-mail en de administratie allemaal op een centrale server te plaatsen, riskeerden we bovendien beveiligingsproblemen. Enerzijds omdat het moeilijk was om alles waterdicht af te schermen en anderzijds omdat we alles kwijt zouden zijn als de server vernietigd zou worden, bijvoorbeeld door een brand.”

Rijschool Traffix ging spreken met Peter Viellefont van Microsoft-partner VORTALITIES, een oude bekende van Fons Uyttenhove. “Microsoft Business Productivity Online Suite bleek de ideale oplossing voor Traffix”, vertelt Peter Viellefont. “De lesgevers van de rijschool gebruiken nu Exchange Online Deskless Worker, terwijl de directie en administratie werken met Exchange Online.”

VORTALITIES heeft Exchange Online ook geïntegreerd in het SharePoint intranet, dat bij een externe partner is gehost. In SharePoint zit het overzicht van de planning, wat vroeger in een publieke folder werd bewaard. Daardoor kunnen de gebruikers nu overal veilig inloggen om hun e-mail en planning online te bekijken. De software draait in het datacenter van Microsoft en wordt daar optimaal onderhouden. “De migratie is nog aan de gang. We werken stap voor stap, zodat de overschakeling geen impact heeft op de bedrijfsactiviteiten. Daarom werken we vaak in het weekend”, aldus Peter Viellefont.

De software draait extern en wordt daar optimaal onderhouden. Het enige wat we hoeven te betalen, is een klein maandelijks bedrag per gebruiker. Fons Uyttenhove Algemeen directeur Traffix

Minder investeringen

Dankzij de BPOS-internettoepassingen hoeft rijschool Traffix niet zelf te investeren in hard- en software en in het onderhoud, want dat is helemaal uitbesteed. Toch kan Traffix via een internetverbinding beschikken over een professionele IT-omgeving. De onderneming kan zich helemaal toeleggen op haar kernactiviteiten. “Het enige wat we hoeven te betalen, is een klein maandelijks bedrag per gebruiker”, zegt Fons Uyttenhove. “Het is een heel flexibel systeem, want we kunnen heel gemakkelijk gebruikers toevoegen indien nodig. Dat is niet onbelangrijk voor een groeiende onderneming.”

Dankzij het service level agreement heeft rijschool Traffix de garantie dat de e-mail maximaal beschikbaar is. Ook de beveiliging is nu veel beter. “Het mailverkeer loopt via een ‘https’-adres in plaats van over het ‘http’-protocol, waardoor het extra beveiligd is tegen ongewenste indringers”, legt Peter Viellefont uit. “En de ingebouwde spamfilter heeft een positieve impact op het mailverkeer.”

Ook mobiele toegang via smartphone

Voor de administratieve medewerkers is de manier van werken niet veranderd. “Alleen de onderliggende basis is veel steviger”, zegt Fons Uyttenhove. “Ze kunnen nu meerdere vensters naast elkaar openen, zodat ze een veel beter overzicht hebben op de planning.”

De lesgevers krijgen toegang tot hun eigen planning. Alleen de mensen die de planning beheren, krijgen de rechten om iets te wijzigen of te wissen, zodat de lesgevers niets per ongeluk kunnen kwijtspelen. De lesgevers kunnen via een smartphone ook mobiel aan hun e-mails en de planning. Voorlopig is het niet de bedoeling om hen allemaal zo’n mobiel toestel te geven. “Niet iedereen is even vertrouwd met ICT”, zegt Fons Uyttenhove. “Daarom voeren we de automatisering geleidelijk in. We zijn nu een drietal jaar bezig met doorgedreven informatisering. We maken ook zoveel mogelijk documenten digitaal. Hoe dan ook is informatica niet meer weg te denken uit ons bedrijf – dat zou zijn als een rijschool zonder auto’s…”

Rijschool Traffix gaat uit van een mooie kostenbesparing dankzij het project. “Dankzij Business Productivity Online Suite verwachten we het eerste jaar al een kostendaling van ongeveer 9.600 euro”, zegt Fons Uyttenhove. “Toch was dat niet de hoofdreden voor dit project. We wilden vooral professioneler en efficiënter werken. Efficiënte communicatie komt de business altijd ten goede. De nieuwe software is een verademing voor de gebruikers. Ze werken efficiënter en hebben heel wat minder frustraties.”

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over VORTALITIES, bel naar +32 (0)496 52 99 59 of bezoek www.vortalities.be.

Voor meer informatie over Traffix, bezoek www.rijschooltraffix.be.