Acertys en Avanade slaan de handen in elkaar voor grootschalig ERP-project
 

Acertys, leverancier van medische technologie en welzijns-bescherming, werd in 2007 gevormd uit diverse Nederlandse en Belgische bedrijven. In de beginsituatie bestond de groep nog uit losse afdelingen met een aparte boekhouding en weinig inzicht in elkaars producten of klanten.

Om de samenwerking en integratie binnen de groep te stimuleren en zodoende de klantvriendelijkheid te verhogen, besloot Acertys te investeren in een gecentraliseerd ERP-systeem.

De implementatie van Microsoft Dynamics AX door Avanade revolutioneerde de integratie binnen de volledige Acertys-groep. Acertys beschikt vandaag over een algemeen overzicht van de bedrijfsgegevens en haar verkoops-, service- en logistieke activiteiten worden nu stevig ondersteund.

Vanuit een lange geschiedenis van diverse gespecialiseerde Belgische en Nederlandse bedrijven werd Acertys opgericht, een groep die vandaag vijf legale entiteiten in de Benelux omvat. Acertys is actief in consultancy, verkoop, integratie, opleiding en technische ondersteuning van medische technologie en welzijnsbescherming voor de gezondheidszorg, industrie, hulpverlening en rampenbestrijding. Daarnaast verzorgt Acertys ook de technische uitrusting van brandweer, politie, defensie, en civiele bescherming. Acertys realiseert een geconsolideerde omzet van 50 miljoen euro en telt 220 werknemers.

Paul Moret, Manager Customer Services, Quality & IT bij Acertys legt uit: “Onze lokale aanwezigheid is een grote troef in onze sector. Omdat wij niet afhangen van een grote multinational kunnen wij snel en creatief inspelen op de wijzigende behoeften van onze klanten. Hierbij zijn wij continu op zoek naar de beste oplossing. Daarnaast staan wij met onze gespecialiseerde teams ook sterk op vlak van dienstverlening, service en consultancy.”

Nood aan meer samenwerking en integratie

Hoewel Acertys al enige jaren als groep naar buiten trad, was de interne organisatie compleet versnipperd. Boekhouding, logistiek en verkoop werden volledig gescheiden beheerd in Nederland en België. Ook de IT-infrastructuur in beide landen bestond uit losse applicaties, waarvan voor sommige de ondersteuning dreigde weg te vallen. Elke afdeling had bovendien haar eigen magazijn. De operationele samenwerking binnen de groep verliep moeizaam en er ging veel tijd verloren aan interne orders, mails en telefoontjes. Bovendien beschikte het management niet over de nodige cijfers om de rendabiliteit snel en correct te beoordelen.

Paul Moret: “Het was duidelijk dat we onze efficiëntie en klantvriendelijkheid moesten opdrijven. Dat konden we enkel bereiken met een geïntegreerd ERP-systeem.”

Microsoft Dynamics AX biedt breedste basis

In 2007 startte Acertys met een grondige analyse van de bedrijfsprocessen, waarbij noden en prioriteiten werden opgelijst en vastgelegd.

“Onze focus ging in de eerste plaats naar boekhouding en financiën, supply chain en datawarehousing. Vervolgens wilden we een geïntegreerde CRM-toepassing, uitgebreid met mobiele oplossingen en een projectbeheersysteem. En met een geautomatiseerde servicemodule zouden we de efficiëntie verhogen van de field service”, aldus Moret.

Vijftien bedrijven werden aangeschreven met een request for proposal, inclusief uitgebreide checklist. Hieruit werd een shortlist van vier leveranciers geselecteerd. Zij werden uitgenodigd voor een demo volgens een script van Acertys.

“Met 17 procesbeheerders hebben wij vol aandacht alle demo’s gevolgd en gequoteerd. Hieruit bleek heel duidelijk dat Microsoft Dynamics AX veruit de enige oplossing was met een goede brede basis voor onze onderneming. Bovendien is dit een heel transparant pakket, wat een garantie betekent voor onze zelfredzaamheid. Tot slot heeft Microsoft een duidelijke strategie en het engagement om een zeer belangrijke rol te blijven spelen in de ERP-markt,” weet Paul Moret.

De rapporteringscubes van Microsoft Dynamics AX zijn fantastisch! Ze dwingen tot meer structuur en brengen de waarheid aan het licht inzake producten, klanten, vertegenwoordigers, marges, afdelingen, etc. Het management kan voortaan perfect inschatten waar moet geïnvesteerd of bespaard worden.” Paul Moret Customer Services, Quality & IT Acertys

Volmondig ja voor Avanade

Paul Moret verklaart: “Dat we Avanade gekozen hebben als implementatiepartner is niet toevallig. Zij hebben enerzijds een grote ervaring in logistiek en service en bieden daarin moderne oplossingen. Maar zij konden ook overtuigen door hun gedegen project methodologie (PMI) en hun web based projectmanagementtool PMTalk, dat ons gedurende de hele implementatie zou ondersteunen. Wat ons ook aansprak was de duidelijke scheiding tussen de projectfase, of de eigenlijke implementatie, en de supportfase na de go-live, waarin ons een supportmanager wordt toegewezen met een brede kijk over alle domeinen heen. Dit is een mooi concept dat achteraf gezien ook goed blijkt te functioneren.”

Fase 1: Boekhouding en logistiek

Acertys koos ervoor om de implementatie in drie vestigingen tegelijk door te voeren, maar gefaseerd per domein. De eerste fase, de implementatie van boekhouding en logistiek, ging live op 2 maart 2009.

“Het grootste verschil met vroeger zit in het centraal beheer van de gegevens. Onze backoffice is nu een echte Beneluxorganisatie. Er wordt gezamenlijk besteld bij leveranciers en de boekhouding gebeurt geconsolideerd volgens het Belgisch stelsel. Klanten- en productdatabases worden centraal beheerd en alle vestigingen kunnen alle voorraden consulteren. Dat betekent een tijdsbesparing voor onze orderafdeling en uiteindelijk een snellere bediening van onze klanten”, stelt Paul Moret.

Voor rapporteringsdoeleinden worden nu automatisch bijkomende financiële dimensies gekoppeld aan ingeboekte opbrengsten en kosten. Op die manier werkt de boekhouding mee aan de creatie van belangrijke strategische rapporten voor de onderneming.

Paul Moret is enthousiast: “De rapporteringscubes van Microsoft Dynamics AX zijn fantastisch! Ze dwingen tot meer structuur en brengen de waarheid aan het licht inzake producten, klanten, afdelingen, vertegenwoordigers, marges, etc. Het management kan voortaan perfect inschatten waar moet geïnvesteerd of bespaard worden.”

Ook in het magazijn loopt alles vlotter dankzij het gebruik van scanners. Daarnaast stuurt Microsoft Dynamics AX de magazijniers in hun dagelijkse taken en houdt daarbij rekening met picking routes en prioriteiten. Tot slot doet Acertys nu aan serienummerregistratie voor traceerbaarheid en garanties.

Fase 2: Projectbeheer, CRM en Service

Nu de eerste fase is afgerond, wordt er volop gesleuteld aan de volgende fase.

Zo is het de bedoeling om van elke complexe klanteninstallatie een project te maken. In zo’n geval gaat het immers niet louter om verkoop, maar ook om consultancy, installatie, software, opleiding en onderhoud. Een projectmodule zal het mogelijk maken om aankoop- en verkoopvoorwaarden, verbruikte materialen en timesheets te koppelen aan één bepaald project. Zo kan achteraf het nettoresultaat berekend worden per project, groep projecten of per klant.

Momenteel wordt de CRM-module geïmplementeerd. Hierin zullen van offerte tot order alle klantenacties genoteerd worden, inclusief slaagkansen, budget en tarieven. Op een e-commerce portaal kunnen klanten ook reeds online orders doorsturen.

Tegelijk wordt een servicemodule uitgewerkt waarin alle verkochte apparaten geregistreerd worden met serie-nummer, verkoopdatum, waarborg, onderhoudscontract, etc. Door de link met de artikeldatabase kunnen in geval van onderhoudsopdrachten de verbruikte onderdelen correct besteld en gefactureerd worden. Een deel van deze module zal ook offline beschikbaar zijn voor de technici, zodat ze op locatie gegevens kunnen invullen en deze nadien kunnen synchroniseren met de database.

Over Avanade

“De samenwerking met Avanade verliep heel vlot en open. We stonden nooit tegenover mekaar, maar vormden samen een hecht team. Ook onze eigen key-users hebben hard gewerkt en zetten zich nog steeds 100% in voor het project. Bij tegenslagen werd geen schuldige aangeduid, maar zochten we meteen naar oplossingen. Zoals dat hoort in een goed huwelijk”, besluit Paul Moret.

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over Avanade, bel naar +32 (0)9 245 96 73 of bezoek www.avanade.com.

Meer informatie over de activiteiten van Acertys, vindt u terug op www.acertys.com.