Gestroomlijnde administratie bij Trafuco dankzij TMS systeem van iFacto
 

Transporteur Trafuco (Schelle) is door de jaren heen geëvolueerd van brandstofleverancier naar een one-stop shop in bulk en verpakte chemicaliën, dankzij de uitbreiding met marine- en containeractiviteiten. Deze wending bracht echter een complexe administratie met zich mee, die werd gerealiseerd met losse IT-applicaties. Stilaan verdween het overzicht en groeide de twijfel of elke opdracht wel werd gefactureerd. Om dit op te lossen implementeerde iFacto bij Trafuco het geïntegreerde pakket Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met hun TMS pakket. Niet alleen is de facturatie nu waterdicht, binnenkort zal Trafuco via boordcomputers en een automatische planning ook alle papierwerk en intern telefoonverkeer sterk kunnen terugdringen.

In 1968 richtte dhr. Coppens een bedrijf op, actief in de trading en distributie van brandstoffen. Buiten de aanschaf van een eigen brandstofwagen groeide de vraag naar transport voor derden. Trafuco (Transport Fuel Coppens) zag het levenslicht: een transportfirma gespecialiseerd in industriële en huisbrandolie.

Begin jaren ’80 vervoegde Marc Van den Broeck Trafuco. Samen met dhr. Coppens hielp hij de firma groeien door de aanschaf van enkele tankwagens voor het transport van oliën en solventen. Na een management buy-out begin jaren ‘90 neemt Marc Van den Broeck de leiding in eigen handen. Sindsdien realiseert Trafuco een gecontroleerde groei van 5 à 10 % per jaar, zowel in omzet als voertuigen.

Samen met twee zusterondernemingen, NDB Logistics en Beltra-B, bezit Trafuco 160 motorvoertuigen, 100 tankopleggers, 60 huifwagens, 90 chassis en drie binnenschepen. De geconsolideerde omzet bedraagt zo’n 29 miljoen euro en de bedrijven samen stellen 200 man te werk. De activiteiten omvatten vervoer van oliën en smeermiddelen in bulk of verpakt, alsook het bunkeren van zeeschepen, en sinds de acquisitie van de afdeling doktransport van Hessenatie, vallen daar nu ook containertransporten onder.

Serge De Wolf, projectleider bij Trafuco, legt uit: "Met ons totaalaanbod zijn wij een one-stop shop voor onze klanten. Wij zijn groot genoeg om op elke klantenvraag te kunnen inspelen, maar ook nog klein genoeg om niet gebukt te gaan onder een logge organisatie. Onze flexibiliteit is onze troef. Wij zeggen nooit neen tegen een klant, hoe moeilijk of laattijdig zijn vraag ook is."

Is alles wel gefactureerd?

Door de continue groei en de uitbreiding van de functionaliteiten, werd de administratie bij Trafuco alsmaar ondoorzichtiger.

"De planning gebeurde nog met pen en papier, de boekhouding werd beheerd met een losstaand pakket, en de administratie van de orders gebeurde in een eigen ontwikkeld programma, dat echter de helft van de tijd omzeild werd met Excel sheets omdat het de uiteenlopende klanteneisen rond data of facturatie niet kon inwilligen. Facturatie gebeurde pas na ontvangst van een CMR, maar als die verloren ging of simpelweg niet toekwam, bleef de vraag: is alles wel gefactureerd?", aldus De Wolf.

Automatiseren met vertrouwen

In 2006 werd Serge De Wolf gevraagd om een automatisering van de administratieve processen door te voeren. Het doel: centraliseren van alle gegevens en de introductie van boordcomputers. Door zijn ruime ervaring in het transportwezen, weet Serge hoe ingrijpend de implementatie van een ERP-systeem is. Daarom gaf hij eerst prioriteit aan een stevig en betrouwbaar platform, om daarna pas over te gaan tot de aanschaffing van boordcomputers. Een aantal leveranciers van ERP-software werd bijgevolg uitgenodigd voor een demonstratie. Omwille van de flexibiliteit ging de voorkeur uit naar Microsoft Dynamics NAV.

"Belangrijker dan een mooie demo, is het contact met de projectleider. Om die reden heeft iFacto ons kunnen overtuigen, want Joeri Lyssens wist bij directe bevraging heel concrete antwoorden te geven. Wij hebben veel type goederen en transporten, met bijgevolg een heel complexe prijszetting, en verder heeft elke klant nog eens specifieke eisen wat de facturatie betreft. We zochten dus naar een partner en projectleider die de sector kent", stelt Serge De Wolf.

Orderinvoer is de belangrijkste peiler

Tijdens de implementatie werd zeer veel tijd besteed aan de orderinvoer, want daarop steunt elk proces bij Trafuco. Serge De Wolf: "Tegenover elke order moet uiteindelijk een factuur komen te staan, hoe complex het order ook is. Dat maakt dat het scherm voor de order entry heel uitgebreid en tegelijk zeer gebruiksvriendelijk moet zijn. Een order kan bijvoorbeeld bestaan uit een deel bulk, een deel verpakte goederen en tenslotte nog marine. Het kan dus om drie verschillende transportmiddelen gaan, met telkens een ander prijskaartje. We zijn er in geslaagd om een zeer overzichtelijk scherm op te bouwen met verschillende tabbladen. Bij verkeerde of incomplete gegevens, komt er een automatische waarschuwing. Bovendien hebben we alle prijzen in het systeem gestopt; een serieuze klus die ons voortaan veel tijd en fouten bespaart!"

Ondanks de verscheidenheid en complexiteit van onze transporten, vonden we met iFacto een partner en projectleider die de sector kent en met ons kon meedenken. Serge de Wolf Projectleider Trafuco

Papier en vlakgum elimineren

Na de orderinvoer kunnen de planners aan de slag. Omdat één order in het ergste geval wordt uitgevoerd door twee of drie chauffeurs en het systeem nog niet zo makkelijk is als papier en gum, stellen de planners nog alles op papier op, waarna ze de gegevens ingeven in Dynamics NAV. Er wordt nog volop aan het planningscherm gewerkt om dit papierwerk binnenkort achterwege te laten. Bij afhandeling van de rit, geven zij in het systeem het order vrij voor facturatie. Als een CMR document ontbreekt, neemt Trafuco voortaan zelf de nodige stappen om het order te kunnen factureren.

Boordcomputers sturen chauffeurs

Sinds september 2007 werkt Trafuco met boordcomputers (Punch Carcubes). Deze doen voorlopig dienst als elektronisch logboek voor de loonsadministratie. Het afmelden van een rit gebeurt vandaag nog telefonisch.

Onlangs werden echter de eerste wagens gekoppeld met een track&trace systeem in de planningafdeling. Het doel is dat het TMS systeem van iFacto de boordcomputers aanstuurt en dat de chauffeurs via GPRS de uitgevoerde taken afmelden. Vervolgens worden de bijhorende orders in Dynamics NAV automatisch aangeduid als uitgevoerd. Binnen heel korte termijn zal deze automatisatie rond zijn.

Toekomstplannen

Als de voorafgaande prioriteiten afgewerkt zijn, weet Serge De Wolf al wat er daarna staat te gebeuren: "De opvolging van onze nieuwe containeractiviteit moet nog ingevoerd worden. Dit is niet zomaar transport van A naar B, maar omvat bewegingen van kaai naar los- en/of laadplaats, en terug naar kaai. In het slechtste geval gaat het hier om vier verschillende bewegingen. We zijn nog aan het bekijken hoe dit optimaal geïntegreerd kan worden."

Een documentatieproces voor de klanten staat ook nog op stapel, zodat zij via een online portaal kunnen volgen wanneer hun transport wordt uitgevoerd en een CMR kunnen downloaden, zodat zij hun eigen klanten sneller kunnen factureren.

Tot slot is rapportering een hot item. Voor de maandelijkse rapportering naar klanten toe, wordt reeds gebruik gemaakt van JetReports. "Maar het is ook ons doel om op alle niveaus onze interne zaken te analyseren en snel te weten te komen waar we winst of verlies realiseren", aldus Serge De Wolf.

Over iFacto

Serge De Wolf ervaart de samenwerking met iFacto als heel constructief en positief. "Het is immers niet evident om vanuit een puur IT-verhaal, dat vooral rond databanken draait, een link te leggen met de flexibele transportwereld. Als transportfirma moeten wij continu mee evolueren met de markt. Wij hebben dus een databanksysteem nodig dat gekoppeld is aan de realiteit. Microsoft Dynamics NAV biedt die flexibiliteit voor onze sector. En iFacto beschikt als IT-partner over de nodige transportkennis om een klassiek databanksysteem aan te passen aan de processen van een uniek transportbedrijf."

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over iFacto, bezoek de website www.ifacto.be of bel naar +32 (0)3 443 20 70.

Voor meer informatie over Trafuco, raadpleeg de website www.trafuco.be