Online communicatieplatform met stevige Microsoft Dynamics NAV basis bij Vynckier Tools
 

Vynckier Tools NV (Moeskroen) is een totaalaanbieder van handgereedschap, machines en persoonlijke beschermingsmaterialen (PBM). De klanten van Vynckier zijn vakhandels die focussen op de industrie, de bouw en de automotive wereld.

Groeien, structureren en automatiseren maken verplicht deel uit van de bedrijfsstrategie, om te beantwoorden aan de eisen van de steeds groter wordende klanten.

Daarom investeerde Vynckier Tools in Microsoft Dynamics NAV als krachtig ERP-systeem en liet bovendien een dynamisch communicatieplatform uitbouwen voor de klanten. Christiaens Computer Service leidde beide projecten in goede banen.

Vynckier Tools NV (Moeskroen) is een totaalaanbieder van handgereedschap, machines en PBM, bedoeld voor de inrichting van werkplaatsen. Voor diverse merken is Vynckier Tools de exclusieve verdeler in de Benelux. De klanten van Vynckier zijn vakhandels die focussen op de industrie, de bouw en de automotive wereld. Vynckier heeft 36 werknemers in dienst en realiseert met 8.000 actieve producten bij 1.000 professionele dealers in de Benelux een omzet van meer dan 10 miljoen euro.

De geschiedenis gaat terug tot in 1992, wanneer Bart Vynckier het éénmansbedrijf Rewer Tools uit Zottegem overneemt. In 1998 komen daar de activiteiten van Delftools uit Nederland bij. In datzelfde jaar verschijnt de eerste Vynckier catalogus. In 1999 neemt Vynckier Tools de merken Teng Tools (handgereedschap) en Limit (meetapparatuur) in haar gamma op. In 2003 en 2004 komen daar Optimum (metaalbewerkingmachines) en Telwin (lasapparatuur) bij. In 2006 verhuist Vynckier naar het gloednieuwe distributiecentrum in Moeskroen. In de jaren die daarop volgen, wordt het gamma nog verder uitgebreid met MetalWorks en L.Brador (PBM).

Sterke partnerships en een goede service

Johan Van Rensbergen, algemeen directeur: “Wij mikken met onze producten op de prijsbewuste professional en de kwaliteitsbewuste particulier. De sterkte van Vynckier zit in onze partnerships met betrouwbare leveranciers enerzijds, en ambitieuze klanten anderzijds. Zij helpen ons groeien en dwingen ons alert te blijven voor de toekomst.”

De goede service van Vynckier gaat verder dan het ruime productaanbod en de grote leverbetrouwbaarheid (95% van de bestellingen wordt binnen de 24h geleverd), maar omvat ook de sterke marketingondersteuning die Vynckier haar klanten biedt. Daarom ook werd in 2006 een eigen DTP afdeling opgericht voor de opmaak van de inmiddels zeer lijvige en gepersonaliseerde catalogus mét prijzen.

Digitalisering is de toekomst

De prachtige catalogus ten spijt, gelooft Johan Van Rensbergen vooral in een toekomst online: “De digitale generatie komt nu van de schoolbanken. Zij bladert niet in catalogi, maar zoekt haar informatie op het internet. Papier verliest aan belang, online catalogi en webshops zijn de marketingtools waarin we moeten investeren. Maar daarvoor moet eerst de moederdatabase van je bedrijf op punt staan en draaien op een stevig platform.”

Vynckier heeft daarom de voorbije jaren sterk geïnvesteerd in haar IT infrastructuur. Het oude boekhoudpakket werd vervangen door het krachtige en modulaire Microsoft Dynamics NAV.

“Microsoft is een wereldspeler en dat biedt toch garanties naar de toekomst toe. De keuze voor een Microsoft pakket past dan ook perfect in onze strategie om enkel te investeren in sterke partnerships”, verklaart Johan Van Rensbergen.

“Dan hadden we nog de keuze tussen Microsoft Dynamics NAV en AX. Christiaens Computer Service uit Passendale verzorgde de presentatie van het eerste pakket. NAV bleek al snel qua budget en mogelijkheden de beste oplossing voor een uit de kluiten gewassen KMO. Maar we hadden ook een goed gevoel bij de familie Christiaens. Zij runnen een gezonde onderneming en het feit dat de twee zonen in het bedrijf gestapt zijn, biedt ook voldoende toekomst-perspectief. Het was Alexander Christiaens zelf die ons dossier heeft opgevolgd en dat geeft toch vertrouwen.”

De digitale ruggengraat van Vynckier

Microsoft Dynamics NAV omvat alle cruciale bedrijfsgegevens van Vynckier Tools en die worden ook in andere toepassingen aangewend.

Björn Vanhoutte, Operational Manager: “Wij hebben in het verleden een eigen WMS pakket ontwikkeld in Access, omdat ons toenmalige boekhoudpakket geen ondersteuning bood op vlak van magazijnbeheer. Dit pakket, dat we VLOG gedoopt hebben, werd nu met succes gelinkt met Microsoft Dynamics NAV.”

“Verder heeft Christiaens ook een interface voorzien tussen Microsoft Dynamics NAV en XCS, de software waarin we onze catalogus creëren, om artikelnummers, prijzen en productomschrijvingen uit te kunnen wisselen. Zo geeft XCS bijvoorbeeld een melding wanneer we een artikel willen invoeren dat nog niet in Microsoft Dynamics NAV gecreëerd werd.”

Het dynamisch communicatieplatform VBUSINESS is voor onze klanten een schitterend werk-instrument. Maar als je zo’n project opzet, moet je zeker zijn dat het ook goed werkt. Anders haken klanten af en verlies je je geloofwaardigheid. Daarom is het zeer belangrijk dat de basis goed is. En die zekerheid hebben we met Microsoft Dynamics NAV. Johan Van Rensbergen Algemeen Directeur Vynckier Tools

VBUSINESS als dynamisch communicatieplatform

In het verleden kreeg Vynckier gemiddeld 400 telefoontjes per dag met vragen over stock, prijs en levertermijn: stuk voor stuk antwoorden die in Microsoft Dynamics NAV zitten. Als die gegevens online beschikbaar zijn voor de klant, blijft enkel het echt nuttige telefoonverkeer over. Dat was de idee achter VBUSINESS, het dynamisch communicatieplatform en paradepaardje van Vynckier, tevens een realisatie door Christiaens Computer Service.

Björn Vanhoutte geeft een korte demonstratie van VBUSINESS: “Nadat de klant is ingelogd, kan hij een order ingeven via de klassieke manier (artikel per artikel) of via een versnelde ingave. De stock, de minimale bestelhoeveelheid en de verwachte leverdatum van elk product zijn snel af te lezen. Tijdens de ingave wordt de klant verwittigd van mogelijke staffelprijzen. Dankzij een link met VLOG ziet hij wanneer zijn order verwerkt wordt in het magazijn. Klanten kunnen in VBUSINESS ook hun eigen gegevens beheren en alle openstaande facturen terugvinden. Reeds 22% van onze klanten maakt gebruik van dit platform!”

Toekomstige aanpassingen

VBUSINESS zal zeker nog verder uitgebreid worden met bijkomende functionaliteit voor offertes of garantiebeheer.

Het doorsturen van bestellingen via EDI (Electronics Data Interchange) is de volgende stap in betere en snellere communicatie met de klant.

Conclusie

Johan Van Rensbergen: “VBUSINESS is voor onze klanten een schitterend werkinstrument. Maar als je zo’n project opzet, moet je zeker zijn dat het ook goed werkt. Anders haken klanten af en verlies je je geloofwaardigheid. Daarom is het zeer belangrijk dat de basis goed is. En die zekerheid hebben we met Microsoft Dynamics NAV.”

Björn Vanhoutte: “Vijf jaar geleden heb ik reeds een overstap van software meegemaakt en dat was toen een echte nachtmerrie. De implementatie van Microsoft Dynamics NAV door Christiaens Computer Service verliep heel vlot en er zijn relatief weinig problemen opgedoken. In Christiaens hebben we dan ook een vertrouwenspartner voor het leven gevonden.”

“Vynckier moét groeien om voldoende gewicht in de schaal te kunnen leggen tegenover de steeds groter wordende leveranciers en klanten. Bovendien stellen zij ook steeds meer eisen. Microsoft Dynamics NAV biedt ons structuur, correcte cijfergegevens en een platform dat ons toelaat te groeien zonder extra mensen te moeten aannemen. En daarin schuilt voor ons de ROI van de implementatie”, besluit Johan Van Rensbergen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00. Of bezoek onze website via: www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over de producten en diensten van Christiaens Computer Service, bel naar +32 (0)51 78 83 83 of bezoek www.christiaens.net.

Voor meer informatie over Vynckier Tools, bezoek www.vynckier.biz.