Eumedica beschermt zijn investeringen dankzij de inventarisatie van zijn softwarelicenties

Eumedica weet als farmaceuticabedrijf hoe belangrijk het beschermen van intellectuele eigendom is. De farmaceutische sector leeft immers van onderzoek en ontwikkeling, en van de patenten op medicijnen. Toch bleek een grondige inventaris van de softwarelicenties noodzakelijk. Eumedica kan nu voortbouwen op een IT-infrastructuur die efficiënter te beheren is.

Om de ontwikkeling en de snelle groei van zijn activiteiten te ondersteunen, creëerde Eumedica in september 2004 een specifieke IT-functie in de onderneming. In het kader van de ontwikkeling van de IT-strategie, kreeg die nieuwe IT-verantwoordelijke allereerst de opdracht om een diepgaande inventaris te maken van de hardware en software.

Eumedica is een Belgische onderneming die zich toelegt op twee soorten activiteiten: enerzijds de commercialisering en distributie van zijn eigen farmaceutische producten, hoofdzakelijk naar ziekenhuizen, en anderzijds de distributie van farmaceutische producten in opdracht van andere bedrijven. In België heeft Eumedica twee vestigingen, een in Brussel en een in Manage, waar zich het distributiecentrum bevindt. Op Europees niveau is Eumedica ook nog aanwezig in Frankrijk, Zwitserland, Italië en Nederland.

Het bedrijf telt een vijftigtal werknemers die allemaal werken op pc’s met Windows XP Pro als besturingssysteem en met de kantoorsoftware Microsoft Office. “Kort nadat ik bij Eumedica aan de slag ging, contacteerde Microsoft mij om te vragen naar een inventaris van de licenties in het bedrijf. Die inventaris bleek dringend te zijn aangezien er vroeger nooit enige informatie was doorgegeven. Vanuit de overtuiging dat een efficiënt beheer van het IT-park een regelmatige inventaris van de gebruikte software vereist, ben ik de week na mijn start in het bedrijf begonnen met die inventarisatie. Aangezien dat dringend was, gebeurde de inventaris eerst en vooral voor de Microsoft-producten. Vroeger was dat nooit gebeurd uit tijdsgebrek, doordat de activiteiten van de onderneming op korte tijd zeer sterk zijn gegroeid”, vertelt Annick Delhaute, ICT Manager bij Eumedica.

Gezien de twee locaties van Eumedica in België, was het noodzakelijk om de toestand van het IT-park goed te coordineren en te controleren, opdat een centraal beheer mogelijk zou zijn. “De inventaris leidde tot het opstellen van richtlijnen voor het informaticagebruik in het algemeen en van software in het bijzonder. Andere richtlijnen zijn nog in ontwikkeling. De ondersteuning, documentatie en tools die Microsoft mij ter beschikking stelde hebben mij aanzienlijk geholpen bij mijn taken”, zegt Annick Delhaute.

Return on Investment

Eumedica wil ethische waarden zoals het respect voor intellectuele eigendom volgen, en maakt ook de nodige fondsen vrij om dat te bereiken. «De inventaris was een noodzakelijke stap. Een gestructureerde aanpak voor het beheer van softwarelicenties vormt bovendien de basis van een flexibel en efficiënt beheer van het IT-park. We kunnen nu niet alleen onze huidige infrastructuur beter controleren, maar we kunnen ook beter onze toekomstige IT-investeringen voorzien en hun rendabiliteit aantonen. Deze situatie heeft ook een positieve impact op alle gebruikers en op de directie. Zij kunnen zich nu volledig toeleggen op hun respectievelijke taken. Maar dat is een proces dat we voortdurend moeten herhalen”, besluit Annick Delhaute.