Manuport Group rekent licentiekosten door dankzij softwarebeheer

Manuport Group stelde op aanraden van zijn informaticaleverancier LogSys een onafhankelijk adviseur aan om de software-investeringen te evalueren. Hiermee brengt het bedrijf ethisch ondernemen en actief kwaliteitsbeheer in de praktijk. Het internationaal havenbedrijf met Antwerpse roots is marktleider in het segment van de opslag en behandeling van droge massagoederen. Manuport Group focust sterk op zijn kernactiviteiten en besteedt daarom zijn volledig informaticabeheer uit aan LogSys. Dit bedrijf is gespecialiseerd in informaticaoplossingen voor de logistieke sector.

Het beheer is een hele klus want na jaren van fusies telt Manuport Group vandaag negen vestigingen in verschillende havens in binnen- en buitenland. Samen stellen ze 500 bedienden en evenveel arbeiders, in verschillende statuten, tewerk. “In de praktijk vervullen wij alle taken van een informaticadepartement voor Manuport Group. Omdat onze klant software erg belangrijk vindt voor de bedrijfsvoering, wil hij hierover echter mee beslissen. Om de twee weken heb ik daarom een bijeenkomst met Marcel Genadry, financieel directeur van Manuport”, zegt Ivan Dresselaers, Managing Director van LogSys.

Softwarebeheer evalueren

In een groot bedrijf is softwarebeheer geen sinecure. Toen LogSys het concept Software Asset Management (SAM) voor een beter beheer van software-investeringen leerde kennen, stelde het Manuport voor om een onafhankelijk consultant de bestaande systemen en processen te laten evalueren.

Financieel directeur Marcel Genadry: “Corporate Governance is geen hol modewoord voor Manuport. Wij zijn een Sevesoonderneming en enkele bedrijven in de groep zijn ISO-gecertificeerd. Wij zijn dus gewoon strenge procedures op verschillende domeinen te volgen. En ondanks -of misschien net vanwege- de ingewikkelde groepsstructuur willen we een maximale transparantie bieden aan de raad van bestuur en de aandeelhouders. Een degelijke evaluatie van het softwaregebruik past in dit kader.”

Evalueren doet besparen

In de praktijk beheert Manuport Group de softwarelicenties voor de ganse groep en worden licentiekost, onderhoud en upgrades doorgerekend aan de filialen. Ivan Dresselaers: “Bij het begin van de SAM-oefening vroegen we elke entiteit ons te informeren over de licenties die ze eventueel in het verleden aankocht. Onze centraal aangekochte licenties kenden we. Met een inventarisatiehulpmiddel konden we de 350 pc’s en servers in kaart brengen.”

Uit de analyse bleek dat Manuport over voldoende softwarelicenties beschikt. Tegelijkertijd bracht het SAM-project aan het licht dat het centraal beheersysteem voor de informatica- infrastructuur onvoldoende werd ingezet voor het opvolgen van het softwaregebruik. Ook ontdekte men dat de informaticakosten niet helemaal correct doorgerekend werden aan de verschillende entiteiten in de groep.

Over dit laatste aspect zegt Ivan Dresselaers: “Tot nu toe rekenden wij een gemiddelde hard- en softwarekost per pc door aan de dochtervennootschappen. Vandaag kunnen wij een meer gedetailleerde kostenberekening maken en iedere afdeling hierdoor meer bewust maken van het softwaregebruik.”

“Onze ondernemingen zijn sterk geïnformatiseerd en de softwarekost is niet gering. Dat zijn twee goede redenen om een goed softwarebeheer te installeren. De binnenkort verwachte ISO-standaard voor Software Asset Management zal voor ons een goede leidraad zijn”, weet Marcel Genadry.