Situação

Fundada em 1972 e com sede no Rio de Janeiro, a Geomecânica é uma empresa de engenharia que atua na construção rodoviária, estabilização de encostas, infraestrutura urbana, fundações e estruturas de concreto, além de desenvolver projetos voltados para a implantação de dutos, túneis e aproveitamentos hidrelétricos. Além de boa parte de seu trabalho ocorrer em campo, a Geomecânica possui uma sede e uma filial em bairros diferentes. A grande dificuldade enfrentada pela empresa era a comunicação por e-mail. Isso ocorria principalmente com os profissionais que estavam em campo e que tinham problemas para enviar e receber mensagens, pois o serviço de internet era falho e havia perda de informações.

Além disso, o servidor utilizado ficava dentro da empresa, o que trazia outras dificuldades. "Por ser um sistema interno, quando havia falta de energia, ou então, problemas na internet, parávamos de enviar e receber e-mails", explica o analista de TI da Geomecânica, Marcelo Carneiro.

Cliente da Lógica Tecnologia, a Geomecânica recebeu de seu parceiro a possibilidade de experimentar uma nova solução de e-mail profissional - Microsoft Exchange Online 2010 - do Office 365 com objetivo de melhorar o fluxo de informações da empresa.

Solução

A Lógica Tecnologia fez uma implantação teste do Office 365 para mostrar o desempenho à diretoria da Geomecânica. A ação durou 30 dias e contou ainda com a definição de como a solução seria implantada: com o servidor interno ou em nuvem. Após o teste a empresa decidiu pelo serviço em nuvem. "Com isso, a disponibilidade seria o principal benefício obtido", conta Simone Pereira, da Lógica Tecnologia.

Após a fase de testes, a solução foi aprovada. Durante uma semana e meia o parceiro trabalhou dentro da empresa e todos os e-mails foram migrados sem impacto. "Como o cliente acompanhou o processo, pôde obter conhecimento de como abrir novas contas de e-mail e não depender de um parceiro de tecnologia", diz Simone.

Logo depois da implantação, o parceiro ministrou um treinamento aos 123 profissionais da Geomecânica que utilizariam a solução. "A ferramenta é intuitiva e bem fácil de ser usada. Durante o treinamento, pudemos explicar quais são as principais vantagens para quem usaria o serviço móvel, fora da empresa, por meio do Outlook Web App 2010", revela Simone.

Benefícios

A implantação foi finalizada em janeiro de 2012 e, a partir de então, a Geomecânica usufrui de todos os recursos do e-mail profissional do Office 365. Hoje, os usuários do Microsoft Outlook utilizam o serviço sem se preocupar com a garantia de entrega das mensagens, tanto internas como externas. Outra vantagem foi para quem trabalha com dispositivos móveis (smartphones ou tablets) que agora também pode acessar o calendário, os compromissos, reuniões, catálogo de endereços, além de verificar e-mails, de qualquer lugar.

Um dos grandes benefícios se relaciona a um problema relatado antes da implantação: a disponibilidade do serviço. "A antiga ferramenta não supria nossas necessidades. Com o Office 365 temos e-mail sempre online. Com certeza estamos muito satisfeitos", diz Marcelo.