A situação
Não é difícil entender por que a previdência complementar tem uma grande importância estratégica para o Brasil. Além de ser vista como uma poupança de longo prazo e, conseqüentemente, uma alternativa para alavancar investimentos em diversos setores da economia, ela desempenha um relevante papel social: o de garantir um futuro digno aos cidadãos após longos anos de trabalho. Em um mercado como esse, em que os produtos tendem a virar commodities, destacam-se as empresas que investem na criação de opções diferenciadas e em serviços dedicados ao melhor atendimento aos clientes. Esse é o caso da Brasilprev, primeira empresa de previdência complementar do país a utilizar o novo Microsoft Office System.
Criada em 1993, a Brasilprev iniciou a comercialização de seus planos de previdência privada em 1995, após um minucioso estudo de mercado. Em menos de quatro anos, já alcançava o segundo lugar no ranking nacional de empresas de previdência privada - posição que vem sendo mantida até hoje graças à força de seus dois sócios principais. "A distribuição e a gestão dos recursos por parte do Banco do Brasil e a contribuição do sócio americano, Principal Financial Group, em aspectos como inovações de produto, tecnologia de gestão e atendimento ao cliente fazem da Brasilprev uma das empresas de previdência complementar mais sólidas do país", afirma Eduardo Bom Angelo, presidente da Brasilprev.
A solução
Foi justamente para continuar criando diferenciais em relação à concorrência que a Brasilprev decidiu realizar o upgrade do Microsoft Office 97. Segundo Juan Ignácio Eyzaguirre, diretor de Operações e Tecnologia da Brasilprev, inicialmente a idéia era migrar o produto para a versão XP. "A partir da parceria feita com a Microsoft para viabilizar esse projeto, surgiu o convite para participar do programa de lançamento do Office System", lembra Eyzaguirre. Dessa forma, além do suporte total às etapas de homologação, implementação e pós-migração, a Brasilprev também pôde contar com o apoio da Microsoft e da Mondial para desenvolver uma aplicação utilizando o Office 2003, pacote que integra o Office System.
Para participar do Rapid Adoption Project (RAP), foi selecionada a Mondial, parceira da Microsoft. "Temos desenvolvido inúmeras soluções usando o Office como front end. Já tínhamos participado do lançamento do Office em versões anteriores e, mais uma vez, fomos escolhidos para fazer parte do projeto de implantação do Office 2003 na Brasilprev e na Gol, as duas empresas brasileiras eleitas para usar o produto em primeira mão", conta Marcos Vilagra, coordenador de projetos da Mondial.
O processo teve início com a apresentação das funcionalidades do Office 2003 a pessoas-chave de diversas áreas da Brasilprev. O principal objetivo desses workshops era identificar a aplicação a ser desenvolvida. Para isso, foi realizado um concurso no qual os funcionários opinaram sobre o que eles gostariam de ter implantado em sua seção. A vencedora foi a proposta de gerenciamento de planos empresariais personalizados - um processo bastante complexo, que envolve uma série de informações e o trabalho de várias pessoas de diferentes setores da Brasilprev.
Em conjunto com a equipe de TI da Brasilprev, a Mondial passou, então, a desenvolver uma aplicação que pudesse agilizar o processo de gerenciamento das propostas sem comprometer a precisão das informações. "Usando o Microsoft InfoPath 2003, conseguimos criar um aplicativo para coletar os vários dados que compõem um plano elaborado a fim de atender às necessidades específicas de um determinado cliente", afirma Vilagra. Parte do Office System, o programa InfoPath 2003 permite a criação de formulários dinâmicos, que podem ser preenchidos e enviados para processos de negócios e sistemas habilitados por eXtensible Markup Language (XML).
Como as propostas de planos personalizados recebem a contribuição de várias pessoas, os dados inseridos por cada uma delas são salvos no Microsoft Windows SharePoint Services, programa que possibilita às equipes de trabalho criar web sites para compartilhamento de informações e colaboração de documentos. "O SharePoint Services é um componente do Microsoft Windows Server 2003, sistema implementado no servidor que guarda as informações coletadas por meio do InfoPath 2003", explica Vilagra. Por meio de uma aplicação ASP .NET, as informações são, posteriormente, armazenadas no banco de dados Microsoft SQL Server 2000.
Para entender melhor esse processo, imagine que cada colaborador da Brasilprev que participa da elaboração de um plano customizado acesse o formulário, que fica instalado em sua estação de trabalho, por meio de um link. Depois de preencher os campos desejados, o usuário clica no botão Salvar e as informações automaticamente são salvas pelo InfoPath 2003 no SharePoint Services. Ao abrir o formulário para inserir novos dados, a versão mais atualizada do documento é exibida na tela do usuário. Também é possível ter acesso a todas as alterações realizadas no decorrer do processo, bem como a origem dessas mudanças.
Outra vantagem da aplicação em uso na Brasilprev é o bloqueio do formulário enquanto ele está sendo utilizado. Isso evita que um mesmo documento seja editado simultaneamente por mais de uma pessoa e, portanto, não considere todas as informações necessárias à formulação da proposta. O SharePoint Services também favorece o processo de workflow ao oferecer a possibilidade de notificar a liberação do formulário.
Depois que todas as informações são inseridas no formulário, é a vez do Departamento Jurídico fazer sua contribuição ao processo, acrescentando ou excluindo cláusulas contratuais, de acordo com as características do plano de previdência complementar que acaba de ser criado. Para tornar mais ágil esse trabalho, foi utilizada uma aplicação que segue o conceito de Smart Docs, uma DLL feita em Visual Basic que fica na máquina do usuário. Na prática, o que acontece é que ao abrir o documento-padrão no Microsoft Word 2003 o usuário visualiza uma janela na qual é possível buscar os dados do plano customizado que estão no SQL Server 2000. Dessa forma, ele precisa apenas selecionar os dados desejados e clicar neles para que os campos do Word sejam automaticamente preenchidos.
Os benefícios
Com a troca do Office 97 pelo Office 2003, a Brasilprev acabou com a defasagem tecnológica das estações de trabalho e ganhou novas possibilidades de produtividade em grupo. "Com isso, a Brasilprev demonstra preocupação com seus funcionários e com a qualidade do tempo que eles dedicam à companhia", afirma Eyzaguirre. Segundo o diretor de Operações e Tecnologia, 80% dos usuários que responderam à pesquisa de satisfação realizada no fim de julho, dois meses após a implantação da versão beta do produto, disseram estar satisfeitos com o Office 2003.
No início de novembro, 90% dos 420 equipamentos que a Brasilprev possui na matriz, em São Paulo, e nos 13 escritórios regionais espalhados pelo Brasil já utilizavam o Office 2003. A mensuração de ganhos de produtividade, no entanto, só está prevista para a segunda fase do projeto Office 2003, após a conclusão da instalação da versão definitiva. Mas uma coisa é certa: trabalhar com tecnologia de ponta coloca a Brasilprev à frente do mercado. "Para o negócio de previdência privada, tecnologia é tudo", diz Bom Angelo. "Sem ela, não é possível gerenciar o negócio como um todo, comunicar-se internamente, relacionar-se com os clientes de maneira eficaz e criar diferenciais", diz o presidente da Brasilprev.
