Situação- Em 2005, a Eucatex, uma das maiores fabricantes de produtos para a construção civil e indústria moveleira, criou um programa para reciclar resíduos de madeira e transformá-los em combustível, uma alternativa para evitar o uso de óleo, mais caro e poluente. A idéia da companhia era atingir a auto-suficiência na produção de biomassa para a geração de energia que alimenta as caldeiras de sua fábrica instalada em Salto, cidade do interior paulista.
Idealizado para envolver as empresas que produzem no mínimo 30 toneladas de resíduos por mês, o programa acabou ganhando corpo e cunho social, envolvendo não apenas companhias de todos os portes, localizadas em um raio de até 120 quilômetros, como também comunidades e instituições assistenciais da região, com a participação de prefeituras.
Para dar viabilidade ao projeto, a Eucatex precisava de uma solução para controlar e gerenciar todos os processos de captação dos fornecedores. O apoio para implementação veio da empresa de consultoria Tridea.
Solução- Usuária do sistema da Siebel em seu call center, a área de Informática da Eucatex começou a pesquisar um novo software de CRM, a fim de atender à urgência de seu programa de reciclagem. A Tridea indicou o uso da Microsoft CRM Sales Professional. Segundo Ailton da Costa Silva, gerente de Informática da Eucatex, a escolha da ferramenta levou em conta critérios como a confiabilidade da Microsoft e a integração da solução com a infra-estrutura existente. "O Microsoft CRM é leve e fácil de instalar. Também se mostrou adequado para o porte de nosso projeto, especialmente porque nossa plataforma é 100% Microsoft."
Em um primeiro momento, a parceira fez uma apresentação ao pessoal de TI e posteriormente à equipe de Reciclagem, em Salto. De acordo com Rosimeire Belo, consultora da Tridea, após quatro meses de análises e treinamentos, a implementação foi realizada, em janeiro de 2006. Um mês depois, a empresa optou por migrar para a versão Microsoft Dynamics CRM 3.0, em um processo tranqüilo e transparente para todos os funcionários.
A versão original passou por dois upgrades. O processo de geração de planilhas de fechamento, que eram produzidas manualmente, foi inserido no CRM, assim como o controle de caçambas no mercado, que indica o momento de retirada dos trucks. "A participação da Tridea foi fundamental, porque a equipe se envolveu desde o início e conhece o processo tão bem como nós", conta Ailton. A Tridea também foi responsável pela terceirização do atendimento do call center, que envolveu treinamento para operadores, analistas de suporte e de sistema da Eucatex.
Como resultado, hoje todo o programa de reciclagem é controlado pelo Microsoft CRM 3.0. A solução interage com um servidor Intel, que roda Microsoft Windows Server 2003, utiliza banco de dados Microsoft SQL Server 2005 e ferramentas do Microsoft Office.
Benefícios- No mês de setembro de 2006, a empresa recebeu cerca de 6 mil toneladas de material, que incluem desde tiras de MDF, aglomerados e chapas de fibras, até caixas, tocos e refilos. Parte desse material é proveniente de doações, de eventos sociais ou de negociações entre o pessoal da área de Reciclagem e o fornecedor que está cedendo o material. Todo o relacionamento está embasado pela solução Microsoft.
"Não conseguiríamos administrar esse projeto sem o CRM da Microsoft", afirma Diogo Lopes, gerente de Novos Negócios da Eucatex. De fato, atualmente, o CRM permite o cadastro dos clientes, mantém um histórico das atividades e das ligações, inclui fotos dos materiais e ainda auxilia tanto na pesquisa de mercado como nas negociações com os fornecedores, na aquisição de produto bruto e na movimentação das caçambas.
Analistas de meio ambiente fazem a prospecção de campo e mandam suas informações para a central de CRM. Ali, são cadastrados os contratos, os processos e até o tempo de retirada das caçambas. Dependendo do potencial do fornecedor, do volume a ser negociado e da distância em que se encontra a empresa, o CRM emite um relatório automaticamente para o supervisor. "Quando a Eucatex manda uma caçamba para um determinado fornecedor, quem controla todo esse ciclo, avisando quando a caçamba será retirada, é o CRM da Microsoft", diz Costa Silva. Ao final do processo, o sistema gera documentos de pagamento, que são migrados para o ERP da empresa. "A tendência é que a Eucatex estenda essa aplicação para uso mais genérico e que mais pessoas possam acessar o programa", conclui.
Hardware utilizado-Dell Power Edge 2800
