Situação- Com presença em mais de 150 países, a Unilever tem nos mecanismos de comunicação uma ferramenta essencial para suas atividades. Apenas na América Latina são 15 mil funcionários que se comunicam a todo momento para trocar informações e tomar decisões. Além disso, a estrutura da empresa é dividida em grupos de trabalhos regionais.
O departamento de TI no Brasil, por exemplo, responde pela área tecnológica em todos os países latino-americanos. Já as finanças em toda a região são administradas no Chile e Brasil e o marketing, na Argentina. "Nesse cenário geograficamente disperso, a comunicação por meio de mensagens instantâneas é muito importante por ser mais rápida do que por e-mail e menos invasiva que o telefone", explica Francisco Stredel, gerente regional de arquitetura de TI da Unilever.
Mundialmente, a Unilever é usuária do Exodus, ferramenta de código aberto da Jabber Software Foundation, e do Net Meeting. Dando início a uma fase de modernização de sua estrutura, a companhia precisava de uma nova solução para mensagens instantâneas que fosse amigável ao usuário e, ao mesmo tempo, se integrasse ao ambiente reformulado.
Solução- Valendo-se do contrato mundial com a Microsoft, a Unilever pôde realizar, ao lado da atualização da plataforma com sistemas Microsoft Windows XP e Microsoft Windows Server 2003, a implantação do Microsoft Office Live Communications Server 2005 como servidor de mensagens instantâneas.
Depois do projeto-piloto realizado em janeiro de 2006, foi feita uma pesquisa junto aos profissionais e as respostas foram animadoras. Segundo Stredel, o retorno foi muito positivo em relação à facilidade de uso e a interface mais amigável e também à robustez da solução.
Hoje, quase terminada a migração em toda a América Latina, profissionais em diferentes países realizam, por meio do Live Communications Server 2005, reuniões com grande facilidade e total segurança para as informações que circulam nos diálogos. De acordo com Stredel, todas as áreas da Unilever ganharam agilidade com a nova ferramenta. O gerente cita como exemplo a área de TI, que hoje, na maioria dos casos, consegue prestar suporte remoto via mensagens instantâneas para todos os países. "A solução também tem um enorme impacto no nosso centro de custos em razão das menores despesas com telefone", destaca.
Duas funcionalidades do Live Communications, que não existiam nas soluções antigas, merecem destaque. Uma delas, o sistema de detecção de presença, acabou com os longos períodos de espera por uma resposta de alguém que, na verdade, não estava on-line. Outro novo recurso conferiu mais mobilidade aos funcionários da Unilever, que hoje podem enviar mensagens instantâneas para seus colegas de trabalho a partir de qualquer navegador com acesso à Internet.
Benefícios- O Live Communications Server tem permitido que a comunicação entre os vários departamentos regionais da Unilever seja mais aberta. "Trabalhar e se comunicar com pessoas de outros países não é uma tarefa fácil. O Live Communications abriu canais de comunicação entre as diversas áreas regionais da Unilever, encurtando as distâncias", explica Stredel.
O Live Communications evita que os profissionais interrompam o fluxo de trabalho para verificar a disponibilidade de seus colegas para, por exemplo, levantar alguma informação. De dentro das aplicações Microsoft Outlook, Microsoft Excel e Microsoft Word, é possível se comunicar com outras pessoas no exato momento em que elas estiverem disponíveis, sem perder tempo tentando localizá-las. Dessa forma, os profissionais ganham produtividade e podem ser mais ágeis na tomada de decisões.
Além da redução de custos que as mensagens instantâneas oferecem em comparação a meios de comunicação como o telefone, o Live Communications Server permite que a Unilever explore as vantagens do contrato global para maximizar o retorno para os investimentos nas soluções Microsoft. "O sucesso da nova solução está levando a organização a avaliar a adoção da ferramenta da Microsoft em nível mundial, abandonando os outros sistemas", completa Stredel.
