Situação
O ritmo acelerado de crescimento passou a exigir da PBI, especializada em soluções de segurança digital, uma ferramenta mais avançada para gestão e documentação da atual carteira de clientes e das negociações em andamento.

Até meados de 2007, os processos comerciais eram controlados por meio de um grande volume de planilhas protegidas por senhas. De acordo com Rodolfo Dhein, diretor administrativo da PBI, além de não ser um método prático e eficiente, o uso das planilhas, muitas vezes, gerava informações inconsistentes e dificultava a consolidação dos dados. "Pesquisar históricos de clientes e fazer previsões de vendas não eram tarefas triviais e tomavam muito tempo dos nossos gerentes", comenta Dhein.

Somado a esse cenário, a abertura recente de filiais no Paraná e em Santa Catarina exigiu mais mobilidade das ferramentas de trabalho. Por isso, a PBI decidiu deixar de lado as antigas planilhas para investir em uma solução que permitisse aos gerentes de contas consultarem informações atualizadas e precisas, sem se preocuparem em carregar as planilhas para onde fossem.

Solução
Em contato com a Procsis, parceira da Microsoft especializada em gestão de força de vendas, a PBI decidiu implementar o Microsoft Dynamics CRM para melhorar a gestão de seus negócios.

Para Dhein, a solução se adapta muito bem às necessidades da PBI. "O Dynamics CRM é flexível, fácil de usar e oferece a mobilidade que nossos gerentes precisam, pois pode ser acessado por meio da Web", destaca. Além disso, o Dynamics CRM já oferece dispositivos específicos para conexão com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da PBI, facilitando a integração com dados financeiros e administrativos da empresa.

A Procsis apoiou a PBI na personalização do Dynamics CRM. "Hoje, a PBI tem um sistema totalmente seguro, sem engessar seus profissionais", explica Rodrigo Lara, diretor da Procsis. Por meio da configuração de perfis, é possível definir quem tem acesso ou pode modificar as informações de determinado cliente. Desse modo, gerentes de contas de diferentes clientes podem compartilhar dados com muita facilidade e identificar oportunidades de negócios.

Com o módulo de serviços do Dynamics CRM, a PBI modernizou seu sistema de atendimento de suporte. Agora, a equipe comercial pode acompanhar com mais detalhe o número de horas usadas por cada cliente e propor um contrato adicional quando o volume de chamados técnicos estiver próximo do fim.

Benefícios
Melhor gestão dos negócios
Com o fim das planilhas e o uso de ferramentas mais avançadas oferecidas pelo Microsoft Dynamics CRM, a PBI consegue administrar seus negócios com mais facilidade e eficiência. O acompanhamento agora é diário, não mais semanal, dando uma visão on-line do desempenho da empresa e dos vendedores.

Os benefícios se refletiram na produtividade dos profissionais. "Antes, nossos gerentes respondiam por cerca de 20 contas. Com o Dynamics, esse número dobrou, sem perder qualidade de atendimento", comemora Dhein.

A eficiência administrativa também permitiu que a PBI postergasse a contratação de mais profissionais de vendas, mesmo na atual fase de crescimento.

Avanço na prospecção de cliente
O Dynamics CRM possibilitou ao departamento de inteligência de mercado da PBI desenvolver um sistema de pontuação de clientes que fornece subsídios para identificar os clientes com mais chance de fechar novas vendas. Assim, a empresa pode avaliar melhor as oportunidades e realizar prospecção de negócios de modo mais eficiente.

Aderência mais fácil a regras
Com a ajuda da Procsis, o Dynamics CRM foi personalizado de forma a seguir o padrão ISO 9001, que orienta os processos dentro da PBI. Dessa forma, ao seguir as tarefas definidas pelo Dynamics CRM, os profissionais estarão automaticamente cumprindo as regras da empresa, sem precisar dedicar especial atenção a esse detalhe.

Além disso, todos os processos são documentados de modo automatizado. Na eventual saída de um gerente, o substituto pode dar continuidade às negociações em andamento com base nos registros do Dynamics CRM.