Situação
Com 69 lojas distribuídas pelo Brasil, o Makro enfrentava nos últimos anos problemas de compatibilidade com sua rede baseada em plataforma Novell. Todos os novos serviços e aplicações que a equipe de TI estudava implementar para aprimorar as atividades de back-office da organização não eram compatíveis com a rede Netware nem com as ferramentas de colaboração do GroupWise.
Até abril de 2008, todas as lojas contavam com servidores internos de correio eletrônico para atender os usuários locais. No total, a rede era composta por cerca de 6 mil profissionais distribuídos pelos escritório regionais e por departamentos. Recursos simples como a agenda compartilhada não eram usados por serem pouco intuitivos. Além disso, o acesso à Internet, que permitiria o uso remoto de funções essenciais para o trabalho como o webmail, não era liberado a todos porque seria preciso ter licenças de acesso para cada usuário, algo economicamente inviável.
De acordo com Marco Antonio Ferreira de Souza, Diretor de TI do Makro, a administração desses ambientes também era segmentada, o que dificultava tanto as tarefas gerenciais quanto a atualização dos sistemas das estações.
Solução
Para modernizar o ambiente de TI, o Makro abandonou os sistemas Netware e GroupWise da Novell e adotou a plataforma da Microsoft. Na ocasião, a Microsoft ainda não havia lançado oficialmente o Microsoft Windows Server 2008, então a solução implementada foi baseada no Microsoft Windows Server 2003 e no Microsoft Internet Security and Acceleration (ISA) Server 2006 para garantir acesso seguro via web. Com a adoção do Windows Server Update Services (WSUS), o Makro também ganhou uma ferramenta eficiente para distribuição e controle de atualizações, garantindo a segurança dos servidores e das estações.
Foi instalado um servidor Microsoft Exchange Server 2007 no escritório central. Todos os 6 mil profissionais acessam agora e-mails, agendas e contatos via Outlook Web Access (OWA). Diretores e gerentes também passaram a contar com mais mobilidade e podem visualizar o correio eletrônico, agenda e contatos por meio de smartphones.
A Save TI, parceira da Microsoft, auxiliou na migração dos usuários. "As ferramentas nativas e gratuitas Microsoft Windows Services para NetWare 5.03 e Microsoft Gateway for GroupWise, garantiram a realização do processo no menor prazo e custos possíveis, além de minimizar os impactos nas atividades dos usuários", comenta Jeferson Almeida, diretor da Save TI.
Está em fase final um projeto-piloto para implementação do Microsoft Office Communications Server (OCS) 2007. "O objetivo é integrar a solução ao sistema de PABX da empresa e assim reduzir o valor das contas telefônicas e facilitar a comunicação de diretores e gerentes em viagens usando ramais móveis", explica Ferreira.
Benefícios
Maior mobilidade
No cenário anterior, o Makro precisava manter sistemas de terceiros e servidores de sincronização para que seus diretores tivessem acesso remoto ao e-mail via smartphones. Hoje, essa opção é oferecida de modo muito mais natural, usando recursos nativos do Exchange Server 2007. Além disso, o acesso pela web a ferramentas essenciais para o trabalho, como o e-mail, não é mais limitado a um pequeno número de usuários com acesso remoto. Todos podem usar, de onde estiverem, o sistema de correio eletrônico, consultar e modificar suas agendas compartilhadas e contatos.
Gerenciamento centralizado
O serviço de diretórios Active Directory do Windows Server permite à equipe de TI gerenciar de forma centralizada toda a rede. Com o WSUS, o Makro também deixou de ter problemas com a atualização dos sistemas e instalação de patches de segurança. De acordo com Ferreira, a freqüência de 130 chamados semanais feitos para a equipe de suporte devido à desatualização de sistema, vírus e outros problemas, caiu de 60% a 70% depois da adoção do WSUS. "Além de diminuir o número de chamados ao suporte, aumentamos o nível de segurança da rede e evitamos paralisações nas operações das lojas por problemas técnicos", destaca Ferreira.
Com o Exchange Server 2007, o Makro reduziu o número de equipamentos a serem gerenciados. Os 65 servidores de e-mail, um em cada loja, foram consolidados e hoje a empresa mantem dois: um para atender a matriz e outro para as demais localidades. Além disso, o acesso é feito apenas pela web, sem nenhum software-cliente de e-mail instalado nas estações das lojas. "Com isso, conseguimos otimizar os esforços de suporte de correio eletrônico em 70%", comenta Ferreira.
Custos menores
Nesse projeto, dois fatores contribuíram para a redução de custos. No que diz respeito ao TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade) da infraestrutura de TI, o Makro contou com ferramentas nativas da Microsoft para fazer a migração dos dados do GroupWise para Exchange. "Além de não ter de investir em nenhuma ferramenta extra para fazer a migração, realizamos o processo em pouco tempo e com muita facilidade", destaca Ferreira. Já em termos operacionais, depois de concluída a instalação do OCS 2007, o gerente do Makro prevê uma redução de 15% nos valores das contas telefônicas.
