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Proativus
Proativus integra GNC e aperfeiçoa processos com Microsoft SharePoint Online


"Com o SharePoint Online, foram eliminadas as dificuldades na captação de informações. E também ganhamos mais controle sobre o fluxo de trabalho e a comunicação entre os associados."

Renato Fracaroli, diretor da Proativus

Resumo
A Proativus Centro de Negócios organiza as atividades negociais de uma associação de empresas de médio e grande porte do segmento varejista de materiais de construção no interior de São Paulo - o Grupo de Negócios da Construção ? GNC. O grupo tem como principal objetivo de compartilhar conhecimento, realizar ações conjuntas de marketing e conquistar melhores condições de negociação junto aos fornecedores. Com a adoção de uma extranet baseada no Microsoft SharePoint Online, a Proativus ofereceu ao GNC uma poderosa ferramenta capaz de promover a colaboração entre os associados. Estendendo a interação aos fornecedores do grupo, a solução também proporcionará benefícios a todos os integrantes da cadeia de negócios.

Situação

Reunindo atualmente nove associados que representam 19 empresas de médio e grande porte do segmento varejista de materiais de construção, o Grupo de Negócios da Construção (GNC) foi criado em 2008 com o apoio da Proativus Centro de Negócios. O principal objetivo era compartilhar conhecimento, realizar ações conjuntas de marketing e conquistar melhores condições de negociação junto aos fornecedores.

Os diretores dessas empresas ? que estão distantes uma das outras em até 400 quilômetros ? reúnem-se periodicamente na sede da Proativus, localizada em São José do Rio Preto, no interior de São Paulo. Segundo Renato Fracaroli, diretor da Proativus, gestor do GNC e também um de seus mentores, toda a comunicação entre as empresas era realizada por e-mail e muito do tempo desses encontros era consumido na análise e discussão sobre as respectivas demandas de negócio de cada empresa associada. "Se houvesse uma maneira de compartilhar esses dados previamente e de forma organizada, poderíamos investir mais tempo na discussão das questões estratégicas em vez das processuais", explica Fracaroli.

Com experiência no segmento de tecnologia, Fracaroli identificou que a solução seria implantar uma extranet para melhorar o desempenho no intercâmbio de informações entre os associados do GNC.

Solução

Ao avaliar algumas soluções disponíveis no mercado, a Proativus encontrava inúmeras limitações relativas a controle, grau de dependência de desenvolvimento, alto custo ou baixo compartilhamento de dados.
Com a assessoria técnica da Informa Consultoria e Sistemas, a Proativus chegou ao Microsoft SharePoint Online, parte da Business Productivity Online Suite (BPOS), que chamou a atenção por dois pontos principais. "Por ser uma ferramenta totalmente flexível, não dependeríamos de desenvolvedores para desenhar a extranet do GNC. Além disso, usando o modelo de assinaturas, não precisaríamos investir em infraestrutura de TI para implantação da extranet em nossa sede nem em licença de software", explica Gilberto Mariano, diretor da Informa.

Com conhecimento básico e com o suporte da Informa, a Proativus colocou a extranet em funcionamento em apenas algumas semanas. Foram contratadas cerca de 15 contas standard do SharePoint Online para uso dos associados e da Proativus. Em uma segunda fase, ainda em implantação e teste, outras 30 contas deskless servirão para uso dos fornecedores sob forma dinâmica e por demanda, prevendo total integração dos envolvidos na cadeia de negócios.

Benefícios

Decisões mais ágeis
Para os associados, a interação para reunir informações, registrar demandas e manifestar interesse de compra, antes das reuniões presenciais, está muito mais organizada. "Com esse esquema, as reuniões foram otimizadas ao focarem essencialmente a tomada de decisão. Em uma segunda fase, os fornecedores poderão cadastrar-se na extranet e apresentar diretamente suas propostas de negócio ao GNC, que serão vistas pelos associados em tempo real", comemora Fracaroli.

Padronização de processos
Com a nova extranet, o GNC pôde padronizar processos de entrada de dados, tanto de cadastro de fornecedores quanto de demanda de associados. "Com o SharePoint Online, foram eliminadas as dificuldades na captação de informações. E também ganhamos mais controle sobre o fluxo de trabalho e a comunicação entre os associados", afirma Fracaroli. A própria extranet avisa quando alguma informação essencial não for dada durante o processo. "Isso se reflete em economia de tempo e precisão nas informações", completa.

Produtividade sem custos extras
Com a melhoria no levantamento das informações, as reuniões ficaram mais eficazes, com melhor avaliação dos negócios. Além disso, esse benefício foi alcançado sem gerar custos fixos extras com infraestrutura de TI, equipe de suporte ou licenças do Microsoft SharePoint. "A atenção que a Informa nos oferece alia a eficácia do projeto ao custo efetivamente desejado", enfatiza Fracaroli.

Expansão dos negócios
A Proativus planeja criar mais um grupo de negócios em segmento diferente, utilizando sua mesma estrutura atual. "O SharePoint Online foi decisivo para permitir a expansão das atividades da Proativus", destaca Fracaroli, comentando que não haveria condições operacionais no curto prazo sem novos investimentos. "E o SharePoint viabilizou a expansão."


Business Productivity Online Suite (BPOS) - O Microsoft Business Productivity Online Standard Suite é um conjunto de soluções de colaboração e mensagens hospedado pela Microsoft.

Microsoft SharePoint Online - Plataforma de colaboração do SharePoint agora fornecida como um serviço online

www.microsoft.com/brasil/solucoes

www.microsoft.com/brasil/produtos

Data de publicação: 26/5/2011 - Última atualização: 26/5/2011







Cenário
Computação em nuvem

A situação
Existia a necessidade de uma ferramenta para a concentração, controle e melhoria do intercâmbio das informações, de forma que as reuniões se tornassem mais estratégicas do que processuais e as decisões ficassem mais independentes das reuniões.

A solução
Com a implantação de uma extranet usando o Microsoft SharePoint Online, a Proativus criou uma plataforma para troca de informações, colaboração e controle de fluxos de trabalho que permitiram reduzir a frequência e aperfeiçoar reuniões presenciais.

Os benefícios
  • Decisões mais ágeis
  • Padronização de processos
  • Produtividade sem custos extras
  • Expansão dos negócios


Proativus



Perfil da empresa
Centro de Negócios que presta serviços para associação que reúne empresas varejistas de materiais de construção de médio e grande porte na região de São José do Rio Preto, interior de São Paulo.

Endereço web


Estado
SP

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Serviços profissionais

Este estudo de caso tem propósito informativo apenas. A Microsoft não se responsabiliza, direta ou indiretamente, pelos dados fornecidos pelas fontes consultadas. Microsoft, Windows, o logo do Windows e demais produtos Microsoft citados neste texto são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos, no Brasil e/ou em outros países. Os nomes das companhias e dos produtos mencionados são marcas registradas das respectivas empresas.


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