A Unimed Blumenau possui uma sede, quatro escritórios regionais e mais de 200 prestadores de serviços médicos que se comunicam diariamente entre si para prestar atendimento a mais de 90 mil clientes. Até o início de 2011, uma parcela significativa dessa comunicação era feita por e-mails que trafegavam em servidores Linux nas instalações da empresa.

Essa infraestrutura apresentava alguns obstáculos que dificultavam os processos de trabalho. Por não possuir um sistema de compartilhamento de agendas e contatos, o agendamento de reuniões era realizado por telefone. As equipes externas da Unimed que usam notebooks precisavam de uma VPN (Virtual Private Network) para se comunicar com segurança com os escritórios. Por fim, os profissionais de TI empregavam muito tempo para realizar backups diários de e-mails que, além de demorados, consumiam recursos de hardware e de pessoal.

Solução

Com o apoio da KeepIT, a Unimed Blumenau fez um estudo sobre qual solução poderia substituir o antigo servidor Linux nas tarefas de comunicação e colaboração da empresa. Diante do alto investimento em hardware e licenças de software necessárias para instalar um sistema interno, a equipe de TI começou a avaliar a possibilidade de adotar o modelo de computação em nuvem. "Tivemos vários benefícios com o Exchange Online, dentre eles o baixo investimento, a alta disponibilidade e ainda a possibilidade de delegar as tarefas de atualização e manutenção aos datacenters da Microsoft", explica Felipe Ricardi de Souza, gerente de TI da Unimed Blumenau.

Inicialmente, a empresa fez 50 assinaturas do Exchange Online e, com a ajuda da KeepIT, migrou sem problemas as antigas contas e as caixas postais para a nuvem. Segundo Souza, em virtude do crescimento no número de funcionários, foi preciso contratar mais 50 assinaturas para atender à demanda. "Esse é outro lado positivo do Exchange Online: crescemos a infraestrutura conforme a necessidade dos negócios e podemos eliminar assinaturas, caso elas passem a ser desnecessárias", acrescenta.

Benefícios

Processos mais eficientes

As ferramentas de colaboração do Exchange Online estão garantindo mais eficiência aos processos da Unimed Blumenau. Reuniões podem ser marcadas via calendários compartilhados, e-mails podem ser acessados com segurança a partir de qualquer escritório da empresa e mensagens também podem ser trocadas pelo celular, e todas essas tarefas são sincronizadas com os computadores nos escritórios. Tudo isso com garantia de alta disponibilidade.

Economia de recursos de TI

O fato de ter levado as ferramentas de comunicação e colaboração para a nuvem rendeu muita economia de recursos de TI para a Unimed Blumenau. O gerente ressalta dois desses recursos: o primeiro diz respeito à mão de obra, pois não é mais preciso se preocupar com a infraestrutura nem com as tarefas de manutenção associadas, entre elas o backup; o segundo tem a ver com o armazenamento, já que os processos de autorização feitos via correio eletrônico consomem muito espaço e as respectivas mensagens precisam ser mantidas por longos períodos. "O Exchange Online oferece caixas postais de até 50 GB por usuário, o que poupou a Unimed Blumenau de fazer mais investimentos em hardware", comenta Souza.