Situação

Consultoria especializada em implementação de sistemas SAP e desenvolvimento de módulos específicos para importação, a Intragroup conta com profissionais fixos e temporários que, em grande parte do tempo, trabalham nas instalações de clientes.

Nesse modelo de operação, os sistemas de comunicação, como o correio eletrônico e as ferramentas de gestão de processos, são essenciais para garantir a produtividade e a eficiência das tarefas. Contudo, nos últimos tempos, o serviço de e-mail terceirizado usado pela Intragroup não estava atendendo às necessidades da empresa. De acordo com Fernando Sortino Astolfi, sócio-diretor da consultoria, o principal entrave era o bloqueio que o ambiente de TI de muitos clientes impunha ao site do provedor de e-mail. "Por conta disso, ficávamos incapacitados de consultar via web nossas mensagens enquanto estávamos trabalhando nos clientes", explica.

Além disso, a Intragroup buscava uma ferramenta que tornasse mais eficiente a comunicação entre os profissionais. Até então, todos os documentos e informações relacionadas a determinado projeto eram trocados via e-mail, sem haver um repositório central que reunisse os materiais de trabalho.

Solução

Conhecedora das tecnologias da Microsoft, a Intragroup identificou no pacote Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) a solução para seus problemas. "O que mais nos chamou a atenção foi a rapidez com que pudemos implantar as ferramentas de comunicação que uma consultoria como a nossa necessita", destaca Astolfi. Em questão de minutos, foi possível criar as contas para todos os profissionais da empresa tanto para contas de e-mail no Exchange Online quanto para acesso a um portal de fluxo de processos no SharePoint Online.

Nesse portal, a Intragroup agora concentra todos os documentos, mensagens e fluxos de trabalho dos projetos em que trabalha. Mais do que dar fim às trocas intermináveis de mensagens e planilhas desconectas, o SharePoint se tornou um repositório de dados que pode ser acessado de qualquer local com Internet e, mais importante, dos escritórios dos clientes da consultoria. O mesmo acontece com o Exchange Online que não é bloqueado nos locais onde a Intragroup atua.

Benefícios

Facilidade de implementação

Experiente em projetos de implementação, a Intragroup tem perfeita noção para avaliar a simplicidade que uma solução oferece para ser colocada em uso. Foi exatamente o que aconteceu com o Exchange Online e ainda mais com o SharePoint Online. "A partir dos modelos apresentados pelo próprio SharePoint Online, nossa ferramenta favorita, fomos capazes de, com muita rapidez e facilidade, criar um portal para compartilhamento da documentação e outros materiais dos projetos", afirma Astolfi.

Menor custo com manutenção

A Intragroup não dispõe de uma equipe própria para manutenção do ambiente de TI. Com as ferramentas de comunicação na nuvem e os serviços automáticos de backup, o ambiente está muito estável e confiável e a empresa pode contar agora apenas com um técnico que trabalha remotamente, acessando a rede quando há necessidade. Na visão do sócio da Intragroup, isso se refletiu em menor custo de manutenção, pois são cobradas somente as horas do técnico efetivamente trabalhadas. Não é preciso um contrato especial.