Encontre, compartilhe e comunique informações com maior eficácia
Para uma máxima produtividade, seus funcionários precisam acessar informações sempre atualizadas. Estejam eles separados por um departamento ou por um continente, os membros do seu quadro de funcionários devem ser capazes de trabalhar sempre juntos e de modo eficiente para quando precisarem preparar documentos ou projetos de alta prioridade. Uma boa solução de software que torne essas informações fáceis de localizar e compartilhar pode ajudar seus funcionários a:
| • | Acessar arquivos e dados críticos quando estiverem trabalhando remotamente. |
| • | Receber notificação instantânea sobre alterações em arquivos compartilhados. |
| • | Encontrar rapidamente informações em seus computadores e na Web usando uma única ferramenta de pesquisa. |
| • | Criar com facilidade Intranets personalizadas que apresentam uma página inicial, uma biblioteca de documentos e permissões exclusivas para usuários individuais. |
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 | O desafio |
| A solução |
| Próximos passos: Melhore a comunicação interna |
O desafio
Os funcionários trabalhando em projetos de negócios críticos precisam de acesso fácil e seguro a informações e arquivos online armazenados em vários formatos. E quando trabalham fora do escritório ou com colegas em outros locais, os funcionários precisam de um método de colaboração e compartilhamento de documentos à prova de erros. Precisam evitar a substituição acidental das contribuições de seus colegas de trabalho, o que poderia causar confusão e prejudicar os prazos de projetos. Além disso, os membros de equipe devem ser notificados quando alguém que está trabalhando no projeto faz uma alteração em um arquivo compartilhado. Dessa forma, todos possuem os dados mais atualizados sempre.
Cenário de negócios | O Baldwin Museum of Science, uma organização sem fins lucrativos, recebeu uma pequena doação do Governo do Canadá para participar de uma pesquisa de microbiologia do gelo da Antártida. Equipes de pesquisa da Bélgica, Coréia e Nova Zelândia estarão contribuindo com informações para esse estudo a partir de laboratórios em todo o mundo e a partir do campo, na Antártida. Todas as equipes trabalhando no projeto devem ser capazes de acessar e manter-se atualizadas com os dados conforme esses são alterados ou enviados. Além disso, é essencial que as descobertas da pesquisa sejam confidenciais. Os pesquisadores e os funcionários do museu estão correndo para superar os pesquisadores concorrentes na publicação das últimas descobertas — e para receber mais doações em dinheiro para continuar os estudos. Devido às restrições de tempo e ao capital limitado, os cientistas precisam de acesso seguro 24 horas por dia a partir de seus respectivos escritórios, do campo, ou de casa. Quando estiverem usando um computador desktop ou laptop, os cientistas precisam conseguir acesso a documentos de processamento de texto, mensagens de email, planilhas e apresentações de slides armazenados em vários formatos pelos seus colegas. |
A solução
A solução baseada em Microsoft Office System e Microsoft Exchange Server pode ajudar as equipes da sua empresa a colaborarem entre si com maior eficiência e segurança.
Equipados com ferramentas de produtividade do Microsoft Office como o Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Word e Microsoft PowerPoint, seus funcionários podem gerenciar melhor a riqueza de informações oriundas de várias fontes, em vários formatos. O Microsoft Exchange Server trabalha em conjunto com o Microsoft Outlook para que a troca de mensagens e a colaboração sejam mais confiáveis e fáceis de gerenciar. Além disso, o Microsoft SharePoint Portal Server permite que pessoas dentro e fora da sua organização encontrem, compartilhem e publiquem informações em um site da Web personalizado da equipe. As equipes podem usar os recursos de controle de versão e de permissões do Microsoft SharePoint para proteger os dados confidenciais. E os membros da equipe podem personalizar sua visualização, obter notificações automáticas sobre atualizações de dados e controlar as alterações de documento e de fluxo de trabalho muito mais com facilidade. Os funcionários também podem economizar tempo na localização de dados em seus computadores através dos recursos de pesquisa avançada do Windows Desktop Search. Através da indexação de arquivos e pastas armazenados no computador de um usuário, essa poderosa ferramenta de pesquisa ajuda os usuários a encontrar praticamente qualquer documento, mensagem de email, compromisso ou arquivo multimídia de que precisam em segundos.
Uma solução englobando o Microsoft Office System, o Microsoft Exchange Server e o Microsoft SharePoint Portal Server oferece a seus funcionários:
| • | A capacidade de colaborar em tempo real. Compartilhe documentos e dados com colegas de trabalho e parceiros de negócios instantaneamente e de modo seguro, esteja você trabalhando no escritório ou a partir de em um local remoto. |
| • | Um local para armazenamento de arquivos. Use os Espaços de Trabalho de Documento para modificar, acessar e salvar documentos em um repositório central. |
| • | Proteção de informações confidenciais. Proteja seus arquivos e pastas contra distribuição e modificação não autorizada. |
| • | Controle de versão. Receba alertas no momento em que alguém de sua equipe alterar um documento compartilhado. |
Próximos passos: Melhore a comunicação interna
| • | Capacite suas equipes para que trabalhem com maior eficiência |
| • | Proporcione uma experiência de computação móvel mais segura e confiável (em inglês) |
| • | Encontre as informações de que você precisa no seu computador |
| • | Encontre produtos Microsoft adicionais para empresas de médio porte |
| • | Entre em contato com um parceiro Microsoft |