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Formulários no Word

por Maurício Martins

Este artigo discuteEste artigo usa as seguintes tecnologias:

Criação de formulários no World

Word 2003 e Access XP

Digamos que, em seu ambiente de trabalho, você precise montar um formulário para preenchimento de sua equipe com informações pessoais ou para comunicação com um cliente. Geralmente, neste caso, você tomaria uma das seguintes decisões:

A) Escreveria um documento simples no word (se fosse algo muito trivial), ou seja, produziria um documento comum e não do tipo formulário.

B) Montaria este formulário em um programa como o access (para algo mais complexo), o que com certeza tomaria muito mais tempo do que você gostaria.

No entanto, poucos sabem que, dentro do próprio word, é possível montar um formulário para preenchimento de forma muito simples. Além de ganhar em produtividade, usando um programa bastante simples como o word, você alcança seu objetivo (fazer com que todos que receberão o documento o preencham de forma correta, com os dados de que você necessita, e sem nenhum dano à ficha original).

Vamos ver, neste artigo, como usar este recurso tão pouco conhecido do word e todas as possibilidades que ele oferece.

Montando o formulário

Baixe e abra o arquivo Modelo inicial.doc, disponível para download no site da revista.

Vá até Exibir Barra de ferramentas Formulários. Isso ativará a Barra de Ferramentas de Formulários, que utilizaremos nesta matéria (Figura 1).


Figura 1 – A Barra de Ferramentas de Formulários

Note que o documento contém tabelas para inserção de dados relativos a desligamento de funcionários. No entanto, da forma que está, o usuário pode editar o documento livremente, e não é isto que queremos (Figura 2).


Figura 2 – O modelo inicial, como um documento comum

Nosso objetivo é que o receptor do documento possa preencher apenas o que é pedido, utilizando combos e caixas de texto.

Posicione o cursor na célula ao lado de Nome do ex-colaborador e, na barra de ferramentas de formulários, clique em Campo de Formulário de Texto (Figura 3).


Figura 3 – O botão para inserção de um campo de texto

Isso incluirá um campo de texto ao nosso arquivo. Se clicarmos duas vezes sobre ele, diversas opções são mostradas (veremos detalhes sobre elas mais para frente).

Vamos ver agora como esse campo será utilizado pelo usuário. Clique sobre o botão Proteger formulário (Figura 4).


Figura 4 – Este botão protege o formulário, impedindo novas alterações

Não se esqueça de ativar esse botão antes de distribuir o seu formulário. Com ele ativado, não podemos mais editar nenhum outro ponto do documento, apenas o campo de texto que inserimos. Esta é a grande vantagem sobre um documento Word comum. O usuário sabe exatamente onde deve preencher os dados e não irá devolvê-lo de forma confusa ou desformatada.

Uma observação importante: sempre que clicamos no botão “Proteger Documento”, perdemos o histórico de alterações do arquivo, não sendo possível voltar atrás usando o recurso Undo (Ctrl+Z).

Volte a desproteger o formulário clicando no botão com um cadeado, pois queremos continuar a criação do arquivo.

Agora, inclua campos de texto em todos os outros campos da primeira parte da tabela, exceto Forma de Contratação, Demitido pela empresa e Solicitou desligamento (Figura 5).


Figura 5 – O formulário com as caixas de texto

Dê um clique duplo na caixa de texto ao lado de Motivo, na última linha, para editarmos suas propriedades. Você verá a janela mostrada na Figura 6.


Figura 6 – A janela de propriedades do campo

Podemos ver uma série de opções. A que usaremos agora é “Texto padrão”. Digite ali “Valor, empresa, forma de contratação” e clique em OK.

Para terminar a primeira parte da tabela, inclua objetos do tipo “Campo de formulário suspenso” (Combos) nas células referentes à Forma de Contratação, Demitido pela empresa e Solicitou desligamento (Figura 7).


Figura 7 – O botão para inserção de um Combo

Cada um desses Combos deve possuir alguns itens. Dê um duplo clique sobre o combo ao lado de Forma de Contratação e você verá a janela mostrada na Figura 8.


Figura 8 – As propriedades de um Combo

No campo “Item suspenso”, escreva CLT e clique em adicionar. Repita o procedimento incluindo os itens Cooperado, Estágio, LTDA e ME. Clique em OK e em Proteger Formulário, para testar o que fizemos. Clique no Combo e veja as opções se abrindo (Figura 9).


Figura 9 – O Combo em ação

Nos combos de “Demitido pela empresa” e “Solicitou desligamento”, inclua itens “sim” e “não”.

Vamos agora preencher a segunda parte da tabela. Volte a desproteger o formulário e vá inserindo combos na segunda coluna e caixas de texto na terceira, de forma a obter o resultado da Figura 10.


Figura 10 – As colunas preenchidas

Com um duplo clique no primeiro combo, vamos inserir os itens. Primeiro, insira um item vazio. Isso fará com que o combo não sugira nenhum valor ao usuário (já que o primeiro item é sempre o padrão). Os demais itens devem ser Ótimo, Bom, Regular e Péssimo. Veja o resultado na figura 11.


Figura 11 – Os itens do Combo preenchidos

Repita o procedimento para todos os combos inseridos. Ao final, com o formulário protegido, teremos o resultado da Figura 12.


Figura 12 – A segunda seção do documento, já protegida

Para terminar nosso formulário, precisamos apenas repetir os procedimentos da segunda parte da tabela para a terceira, quarta e quinta parte. A seção Sugestão/Críticas deve ter uma caixa de texto simples (idem para Relato da Entrevista). Veja na Figura 13.


Figura 13 – O final do documento

O formulário está pronto. Verifique se fez tudo corretamente comparando com o arquivo Modelo final.doc, também presente no site da revista.

Protegendo o Formulário com senha

Vimos, que, clicando em Proteger Formulário, alternamos entre modo de design e de preenchimento. Porém, quando enviarmos o formulário para os nossos destinatários, qualquer um deles poderá fazer o mesmo, tendo acesso ao modo de design.

A solução, neste caso, é usar a proteção de documentos do Word. Com o formulário desprotegido, vá em Ferramentas Proteger documento. Selecione a segunda caixa de seleção (Restrições de edição) e escolha a opção “Preenchendo formulários” (Figura 14).


Figura 14 – Travando a edição do formulário

Clique em “Sim, Aplicar Proteção” e o Word lhe pedirá para inserir uma senha.

A partir daí, apenas quem souber a senha pode desproteger o documento e editá-lo, mas os campos de formulário continuarão acessíveis.

Dicas para utilização de campos

Como vimos, quando damos um duplo clique sobre um campo, acessamos suas propriedades. Elas guardam uma série de opções que podem ser muito interessantes ao criar um formulário. Aqui seguem algumas delas:

A opção “Comprimento máximo” permite limitar o número de caracteres que podem ser digitados no campo.

Para formatar automaticamente moeda ou porcentagem, podemos usar a opção “Número” em “Tipos de dados” combinada com o formato desejado em “Formato do número” (Figura 15).


Figura 15 – Opção para formatação do tipo Moeda

O tipo “Texto Normal” pode ter um formato determinado (por exemplo, só maiúsculas ou só minúsculas), alterando a opção “Formato do texto” (Figura 16).


Figura 16 – Opções de formatação do tipo “Texto Normal”

Para cálculo em tabelas, pode-se usar o tipo Cálculo para o campo que irá consolidar o resultado e marcar a opção “Calcular ao sair” em todos os campos que serão usados para o cálculo.

Para explicar melhor o item acima, tome como exemplo a tabela abaixo. Veja que temos três células, cada uma com uma caixa de texto (Figura 17).


Figura 17 – Três células com uma caixa de texto cada

As duas primeiras células tiveram suas propriedades configuradas de acordo com a Figura 18.


Figura 18 – Configuração das duas primeiras caixas de texto

Como se vê, elas usam formato Número e têm a caixa “Calcular ao sair” marcada.

Já a terceira, foi configurada como a imagem 19.


Figura 19 – Configuração da terceira caixa

Aqui, usamos o tipo Cálculo e escrevemos a fórmula ao lado (=A1+A2). O resultado é que, quando o formulário protegido for distribuído, vai calcular os dados inseridos automaticamente (Figura 20).


Figura 20 – A soma realizada no terceiro campo

Textos de ajuda

Você pode inserir textos de ajuda para ajudar no preenchimento dos campos. Este texto pode aparecer na parte inferior esquerda da tela do Word (onde costuma estar o número da página) ou então ser acessado via tecla F1. Sugerimos que seja usada a segunda opção, avisando o usuário, no início do seu documento, sobre a existência deste recurso.

Para configurar o texto de ajuda de um campo, clique sobre ele duas vezes e em Texto de Ajuda (Figura 21).


Figura 21 – A opção “Texto de ajuda”

Na guia “Barra de status” você pode escrever algo no quadro como “Clique F1 para obter ajuda”. Depois, vá para a guia “Tecla de Ajuda (F1)” para escrever o texto de ajuda propriamente dito, com no máximo 255 caracteres. Veja exemplo na Figura 22.


Figura 22 – O texto, a ser acessado via F1

Quando o formulário estiver protegido, o usuário poderá clicar sobre o campo e digitar F1 para acessar a mensagem que você configurou. Isso é mais um recurso dos formulários do Word para evitar erros de preenchimento.

Conclusão

Vimos aqui como os formulários do Word podem nos trazer recursos muito úteis e, ao mesmo tempo, simples de utilizar. Sempre que precisar montar uma ficha de preenchimento simples, use o que vimos nesta matéria para ganhar um tempo precioso, que poderá ser usado em tarefas mais críticas.

Para se aprofundar

Parte do texto desta matéria foi retirado do WordProKit, que está sendo lançado pela FórumAccess.

* Maurício Martins (mauricio.martins@forumaccess.com.br) é jornalista e atuou como editor de diversos sites e revistas na área de Internet e Tecnologia.


 

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