O sucesso da maioria das empresas não é crédito apenas de uma grande idéia ou de uma habilidade especial. Na realidade, o sucesso comercial geralmente é fruto de um bom gerenciamento.

O bom gerenciamento vem em várias formas. Uma boa parte, claro, consiste em gerenciar pessoas — tanto funcionários como clientes. O gerenciamento de tempo também é extremamente importante — especialmente para empresários e gerentes de pequenas empresas que geralmente acumulam diversas funções e responsabilidades.

	DICA: Ao formatar dados no Excel para exibir números em milhares ou milhões, você pode criar um novo formato de número. Clique em Células no menu Formato e, em seguida, clique na categoria Personalizado. Na caixa Tipo, digite 0, ou #, para milhares e 0,, ou #,, para milhões

Outro fator importante para o sucesso da pequena empresa é o gerenciamento dos números e o conhecimento da posição de sua empresa no mercado. Para fazer com que o seu resultado final corresponda aos seus objetivos é necessário estar a par de tudo, incluindo de dados financeiros, tendências e flutuações do mercado.

Para empresários/gerentes que participam ativamente dos negócios e querem acompanhar de perto os números e as tendências, aqui estão cinco maneiras rápidas de criar uma representação gráfica das principais questões comerciais a partir de diferentes pontos de vista. Todos são facilmente reproduzíveis através do Word, do software de planilha Excel ou do software de apresentação PowerPoint, incluídos no Microsoft Office 2003 Small Business Edition.

Visão geral do desempenho financeiro: Seja para pedir um empréstimo a um banco ou para atrair o interesse de investidores para a sua empresa, uma visão geral consistente da sua situação financeira certamente será muito útil. Este modelo em PowerPoint (em inglês) fornece um formato profissional para você personalizar usando seus dados financeiros — incluindo tudo, do rendimento aos ativos.

Análise de valor de produto: Quando estiver tentando descobrir a melhor maneira de impressionar os seus consumidores ou clientes em potencial, deixe que os números falem por você. Use este modelo em Excel (em inglês) para criar facilmente gráficos que comparam os benefícios do seu produto ou serviço em relação ao investimento necessário. O resultado final será o valor líquido, tanto trimestral como cumulativo.

Lista de pontos competitivos: Como está a sua empresa em relação à concorrência? Quais são os pontos fortes e fracos? O que você oferece em termos de treinamento e experiência que a concorrência não oferece? Você pode obter um gráfico com a competitividade da sua empresa simplesmente preenchendo um modelo em Word (em inglês). Além de mostrar com clareza os pontos que você deve melhorar, também pode ser usado como uma ferramenta de marketing para exibir os seus pontos fortes.

Plano de marketing básico: De nada adianta possuir um excelente produto ou serviço e uma vantagem competitiva em relação ao mercado se os clientes potenciais não têm conhecimento disso. Mesmo sem dispor de um volumoso orçamento de marketing, faz sentido possuir um plano de marketing que detalhe passo a passo como você pretende atingir seus objetivos. Este modelo em Excel (em inglês) descreve os aspectos fundamentais de um bom plano de marketing, além de ajudá-lo a entender como organizar uma campanha de marketing, levando em consideração os vários tipos de marketing que você pode adotar e a programação necessária para colocar o plano em ação.

Manual de revisão de desempenho da função: Ter o funcionário certo pode ser um fator importante para o sucesso de qualquer empresa. Entretanto, pode ser difícil para um empresário/gerente ocupado acompanhar seu desempenho com regularidade. Através deste modelo em Word (em inglês) de manual de avaliação de desempenho — e personalizando-o de forma a atender às necessidades do seu setor — é possível padronizar as avaliações de funcionários e acompanhar o seu desenvolvimento individual por um período prolongado.

Foco em vendas
Quando você sabe em que posição encontra-se financeiramente, pode concentrar seus esforços no que precisa fazer para atingir seus objetivos financeiros. Por exemplo, após realizar uma análise de valor de produto usando o modelo em Excel mencionado acima, você pode decidir alterar sua estratégia de marketing para focalizar-se nos segmentos de consumidores e clientes mais relevantes.

É neste momento que o Microsoft Office Outlook 2003 com Business Contact Manager (BCM) pode ser extremamente útil. É possível que você já utilize o Outlook para gerenciar seus contatos, emails, calendários e tarefas. Com o BCM, um complemento ao Outlook 2003, você pode ampliar esses recursos para organizar e gerenciar de forma eficiente as contas de clientes, além de acompanhar as oportunidades de negócios e de vendas. Por exemplo, o BCM pode ajudá-lo a:

• Integrar de forma fácil todas as informações relacionadas a uma conta de cliente em um local, através de um simples clique. Isso significa que você pode encontrar as informações rapidamente, melhorando a sua resposta ao cliente.
• Acompanhar oportunidades de venda e informações de produto associadas a essas vendas, desde o contato inicial até o suporte ao cliente pós-venda.
• Gerar relatórios com base nas informações coletadas sobre contas, clientes e vendas — incluindo relatórios predefinidos que podem ser usados como são ou ajustados às suas necessidades.
• Gerenciar clientes potenciais e vendas potenciais durante todo o ciclo de vendas, incluindo o potencial de receita, a probabilidade de fechamento e sua possível data.
• Importar as informações essenciais de outras ferramentas do Office. Por exemplo, você pode associar arquivos em Word aos seus contatos e às suas oportunidades de vendas, ou pode incorporar listas de preços a partir de planilhas em Excel.

Um dos benefícios de usar o Microsoft Office 2003 é o fato que seus componentes trabalham juntos. Eles também possuem uma aparência similar, o que facilita o seu uso e reduz a curva de aprendizagem. Portanto, assim como a sua equipe trabalha em conjunto para agilizar a realização de tarefas e, desta forma, fazer crescer o seu negócio, os componentes do Office, como o Excel, o Word, o Outlook e o Publisher, também trabalham em equipe.

Resumindo, um bom gerenciamento e boas ferramentas podem fazer parte de uma fórmula vencedora, independente do seu setor de negócios. Use os links em Recursos úteis para conhecer melhor os produtos desenvolvidos para ajudar a sua empresa a prosperar.