Você está perdido sem o seu técnico de computador?
Um pesadelo que muitos pequenos empresários não estão preparados para enfrentar: O que seria de você se perdesse de repente seu especialista em computação? Você ficaria em maus lençóis?
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A resposta geralmente é “Sim!” Mas quanto de aflição, perda de tempo e dinheiro custaria uma saída inesperada para as operações de sua empresa? Para saber, faça a você mesmo as seguintes perguntas.
1. Você sabe todas as senhas?
Praticamente tudo relacionado com computador ou Internet em seu escritório tem, ou deveria ter, uma senha. Se seu especialista em computador for embora agora mesmo, você (ou alguém da sua confiança) conseguiria entrar em cada um dos computadores da rede, mudar as configurações, ativar o firewall e tudo mais?
Você sabe a senha do servidor, do banco de dados dos clientes e de outros arquivos necessários para tocar sua empresa? Por isso é importante que você, como dono da empresa, saiba todas as senhas.
Eu aprendi esta lição do pior jeito. Há alguns anos, tínhamos um administrador de rede que se demitiu inesperadamente por e-mail de sua casa. Eu não sabia as senhas que ele tinha instalado no sistema. Procurei na mesa dele e achei o que parecia ser uma senha rabiscada num guardanapo de restaurante. Por sorte, funcionou.
Proteja os dados críticos de sua empresa.
Veja este vídeo interativo sobre um guia e sete passos sobre como proteger melhor seu PC e sua rede. Você verá dicas de especialistas e uma amostra de um plano para sua empresa (em inglês).
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Se o técnico for bom, ele ou ela deve ter uma lista de senhas. Você deve ter essa lista também. Verifique com seu técnico hoje. Se não existe uma lista completa, faça uma. Cada um de vocês deve ter uma cópia. Se as senhas forem alteradas ou novas senhas forem criadas, você deve saber. Eu tenho uma lista de senhas atualizada semanalmente.
Por falar nisso, verifique se todos estão usando boas senhas. Não use palavras dicionarizadas. Os hackers têm softwares que podem descobri-las. E não use números — eles também são fáceis de descobrir. As senhas mais seguras são alfanuméricas: x9iop7*3hy, por exemplo. Uma senha como esta é praticamente indecifrável.
2. Você sabe onde todos os backups estão guardados?
Não há nada mais chato do que fazer backup de dados. Você tem um monte de coisas com que se preocupar. Você provavelmente delega para o técnico a preocupação com backups. Não posso condená-lo por isso.
Mas os backups são importantes e é por isso que você os faz. Se você já perdeu seu banco de dados, já sabe disso. Se seu técnico estiver viajando e o banco de dados pifar, é bom que você esteja preparado. Você tem de saber o quê está em backup, com que freqüência é feito e onde está guardado.
Na verdade, você não deve somente checar se backup está sendo feito, mas se está sendo feito corretamente.
Aprendi isso da pior maneira também. Anos atrás, precisei de dados que estavam em backup. Pedi o tape ao administrador do sistema, que orgulhosamente me entregou. O problema? O tape armazenava somente 20 gigabytes e os dados que eu queria não estavam lá. Administradores de sistemas também erram. Ele não tinha checado se o que estava sendo gravado realmente cabia no tape.
3. Você sabe onde as chaves de produtos estão guardadas?
Chaves de produtos são códigos alfanuméricos que devem ser introduzidos quando você instala software. Sem isso, a instalação não vai funcionar. Claro que seu software já está instalado, certo? Então porque você precisa de chaves?
Bem, o que acontece se seu sistema ficar instável? Você tem de formatar disco rígido e reinstalar suas aplicações, junto com um sistema operativo. Você vai precisar daquelas chaves de produtos. Eles são cadeias alfanuméricas complicadas, portanto, ninguém consegue memorizá-las. Em alguns casos, elas estão impressas nas embalagens dos softwares. Ou podem vir com os formulários de registro.
É bom ter uma lista destas chaves. Imprima essa lista. Se o sistema entrar em colapso, ter a lista no Word não vai adiantar nada porque você pode não conseguir acessar o arquivo.
Para isso, baixe o Belarc Advisor (www.belarc.com). Esta aplicação gratuita lista todo o hardware de um PC, completo com o nome do fabricante. É bom ter esta informação sobre seus computadores no caso de incêndio roubo. Você vai ter também os nomes dos programas instalados, junto com suas localizações no computador e as chaves de produtos.
Não se preocupe porque o Belarc vai escanear o seu computador. O perfil das informações de seu PC é mantido privativo em seu PC e não é enviado para nenhum servidor da Web.
As chaves são importantes. Você não consegue reinstalar o software sem elas. Faça a lista enquanto é fácil. Não espere o administrador fazer. Eles podem estar longe quando você precisar das keys.
4. Onde são guardados os discos de software?
Agora você tem tudo instalado. Você joga os CDs de instalação numa gaveta e esquece deles. O que vai acontecer se você precisar reinstalar seus programas?
Podem acontecer coisas bem ruins aos computadores. Se seu computador ou sua rede ficar instável, você precisar reinstalar seus programas. Vai ajudar muito saber onde o software está. Você gostaria de ter que comprar novas cópias de todos os discos perdidos? É muito melhor organizar as coisas agora.
Guarde todos os CDs de instalação no mesmo lugar. Se você tem discos de incialização ou de recuperação, guarde-os no mesmo lugar. E assegure-se de que estejam em suas capas ou estojos. Um CD riscado pode ficar inutilizado.
O seu especialista provavelmente tem um lugar onde ele guarda o software. Mas pode ser que ele esteja manuseando sem cuidado. Ou pode ser que ele tenha em mente baixar cópias falsas se for necessário. Bem, você pagou pelo software e não gostaria de ficar contra a lei. Certifique-se de que seu investimento está protegido. E saiba onde encontrar suas aplicações se o especialista sumir do mapa.
5. Quem você chama para fazer os consertos?
Mesmo os gurus da computação precisam de ajuda de vez em quando. Quando aparecem os problemas mais complicados, o técnico pode precisar chamar alguém. É o mesmo problema que temos para achar e conservar um bom mecânico.
O técnico provavelmente tem uma relação de pessoas em várias empresas de hardware e software que costuma chamar quando os problemas aparecem. Não deixe de guardar suas vias dos contratos de prestação de serviços e das garantias. Tenha também à mão os números de telefone para ligar quando precisar de assistência para todo o hardware e software, junto com horas de operação.
Se o especialista em computador for embora e a situação ficar crítica, você precisa saber quem chamar. Você precisa ter certeza de que sua empresa tem um bom relacionamento com essas pessoas. E elas devem ser honestas e confiáveis. Elas têm uma boa reputação? Descubra isso agora. Saiba com quem seu especialista está lidando e assegure-se de que seja um relacionamento sólido. Você tem de ter certeza de que numa emergência, eles irão atendê-lo?
6. Você conhece sua rede e sabe como as coisas funcionam?
Você está tocando sua rede com um servidor ou mesmo servidores múltiplos? Existem arranjos complicados. Seu administrador de sistema provavelmente tem um conhecimento básico e o telefone de um bom técnico de rede (ver No. 5 acima).
Você deve conhecer o básico sobre servidores também. Sei que tempo é dinheiro. A simples idéia de aprender sobre servidores talvez já lhe dê dor de cabeça. Mas essas máquinas são cruciais. Peça ao seu administrador para fazer um esquema dos computadores na rede. Além de conhecer cada computador, certifique-se de saber o que cada um faz e onde está localizado.
Se seu técnico faz a manutenção de rotina nesses computadores, quem vai fazer isto se ele se for embora? Talvez os servidores tenham que ser re-configurados semanalmente, ou talvez o banco de dados tenha que ser depurado. Pode haver um punhado de coisas simples. Se o especialista for embora, vai cair tudo sobre você. Isto não é ciência espacial. Você pode adquirir um conhecimento básico com um pouco de esforço. É importante que você faça isso.
Muitos administradores de sistemas acessam o sistema de seus empregadores de casa. Faz sentido. Se algo quebrar, o técnico não precisa sair correndo para consertar. Uma vez que ele não trabalhe mais com você, cancele este acesso imediatamente. Certifique-se de saber (ou que alguém de sua confiança saiba) que tipo de acesso ele tem e como cancelar.
Outra lição que aprendi. Outro dos meus administradores (na verdade não tive tantos assim!) sumiu no meio da noite. Eu estava ocupada e tive de recriar suas atividade a partir de um monte de registros. Agora, eu tenho uma lista de tarefas que têm de ser feitas pelo sistema semanalmente. Esta lista inclui backups, manutenção de banco de dados, atualização de sistemas, resets de sistemas, etc.
Vamos dar uma olhada em como vocês se saíram. Muito simples, você e sua empresa foram reprovados neste teste se responderam “Não” a qualquer uma das questões. Melhor obter essas respostas agora, antes que seja tarde demais.
Kim Komando
Kim Komando escreve sobre tecnologia de local de trabalho e problemas de segurança. Ela apresenta o maior programa de entrevistas sobre computadores e Internet no rádio dos EUA e escreve uma coluna para mais de 100 jornais Gannet e para o USA Today. Encontre o programa da Kim (em inglês) na estação de rádio mais próxima de você, e envie um e-mail (em inglês) para receber gratuitamente por e-mail o seu boletim informativo semanal.
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