Comunicando-se com o Outlook Express 6 no Windows XP
Se você possui o Windows XP Professional ou Home Edition, você também terá acesso ao Outlook Express, um componente do Microsoft Internet Explorer. Muito provavelmente, esse foi um dos primeiros programas de e-mail que você utilizou. O Outlook Express é um ótimo aplicativo utilizado para manter contato com parentes, amigos, chefes, e até mesmo colegas de trabalho. Além disso, é possível utilizá-lo para unir-se a grupos de notícias e enviar mensagens a esses grupos. Com isso, o Outlook Express torna-se um aplicativo bastante abrangente.
Nesta coluna, apresentarei o Outlook Express e mostrarei os benefícios de escolhê-lo como seu aplicativo de e-mail. Para aqueles que utilizam o Outlook Express com freqüência, darei algumas dicas que tornarão suas sessões muito mais produtivas. Se você ainda estiver decidindo se o Outlook Express é o mais adequado para você ou se está em dúvida quanto a adquirir o Outlook 2003 em vez do Outlook Express, vale a pena ler esse artigo!
Benefícios em Utilizar o Outlook Express
Qualquer pessoa pode aprender a utilizar o Outlook Express. Se você estiver procurando algo simples, aqui está. Meus pais e a maioria de meus amigos utilizam o Outlook Express 6.0 para enviar e receber e-mails e para participar de grupos de notícias. É fácil configurar e utilizar o Outlook Express, pois ele possui a familiar interface do Windows e não exige que seja feito o download ou aquisição de qualquer outro programa.
O Outlook Express torna fácil enviar e receber e-mails, encaminhar fotos e piadas, adicionar e abrir anexos. Meus amigos já aprenderam a criar pastas e organizar seus e-mails, a criar assinaturas a serem inseridas nas mensagens a serem enviadas, e a inserir contatos no catálogo de endereços. Se você deseja um aplicativo de e-mail que forneça esses serviços, o Outlook Express é o mais indicado para você. Ele pode ser utilizado por indivíduos, por proprietários de pequenos negócios, por negócios baseados na área doméstica ou até mesmo por usuários finais de grandes empresas.
Em um ambiente profissional, utilizei o Outlook Express em meu pequeno negócio durante anos e acho que o programa funciona bem como um aplicativo empresarial. Criei pastas individuais para clientes, projetos e para organizar receitas, códigos de validação, faturas e dados de faturas. Também criei diversas pastas em meu catálogo de endereços, incluindo pastas chamadas Contatos de Negócios, ex-Clientes e Contatos Profissionais, sendo que seus respectivos dados de contato foram todos organizados. Cada contato de negócios, de cliente ou profissional possui, em sua página de propriedades pessoal, o seu nome, número de telefone, endereço e outras informações. Assim, é criado um banco de dados de clientes virtual sem o incômodo de realmente criar um. Adicionar dados a um catálogo de endereços é uma tarefa que pode ser realizada rapidamente.
E o Outlook?
Se o Outlook Express é tão útil, para que serve o Outlook? O Outlook 2003 é parte integrante do Sistema Microsoft Office. Ele pode fazer tudo o que o Outlook Express pode fazer e ainda mais. O Outlook dá suporte para o Microsoft Exchange Server, o qual torna possível a criação de formulários online, o agendamento e a colaboração.
Para o administrador, o Outlook contém software de gerenciamento de informações para e-mail, agendamento de calendário, planejamento de reuniões e para o gerenciamento de recursos. Para o usuário final, o Outlook oferece novas maneiras de organizar contatos, acompanhar tarefas, agendar compromissos diários, manter anotações e planejar reuniões. Os usuários finais podem criar lembretes e configurar alertas que aparecem no computador antes de reuniões, apresentações, datas de vencimento ou prazos. Há sempre uma opção!
Como você pôde ver, muitas grandes empresas optam pela utilização do Outlook porque precisam de mais recursos do que os oferecidos pelo Outlook Express. Se você precisar de mais recursos, mais especificamente de um calendário, um local para listar tarefas e manter o controle delas, um local para manter anotações ou um jornal, um filtro de e-mails indesejados, opções para sinalizar mensagens de e-mail ou, ainda, se você desejar fazer uma verificação automática da gramática e ortografia conforme as mensagens de e-mail forem sendo escritas, procure pelo Outlook 2003. O recurso de Lixo eletrônico (em inglês) está sendo muito utilizado pelos usuários.
Dependendo de suas necessidades, você pode achar que o Outlook oferece o que não existe no Outlook Express. As diferenças entre o Outlook Express e o Outlook são descritas em Outlook e Outlook Express: Irmãos, mas não Gêmeos (em inglês, é apontado que o Outlook não fornece suporte a grupos de notícias.)
Fundamentos do Outlook Express
Se você utiliza o Outlook Express e quer saber como compor e enviar e-mails, organizar mensagens, criar um catálogo de endereços, enviar mensagens para um grupo de notícias ou personalizar mensagens de e-mail com assinaturas, pode aprender como lendo os Artigos Passo a Passo sobre o Outlook Express (em inglês). Os procedimentos são muito bem documentados e não irei repeti-los aqui. Apresentarei algumas tarefas básicas e outras avançadas, sendo que algumas delas são incluídas aqui apenas para fins informativos e outras pelo fato de serem extremamente importantes para a manutenção do Outlook Express.
Enviando uma Mensagem de E-mail para um Grupo
Você é daquelas pessoas que encaminham piadas, alertas de vírus e imagens engraçadas para todos de seu catálogo de endereços? Se sim, esteja certo de estar enviando às pessoas o que realmente elas querem receber. Depois, coloque todos os seus contatos em um único grupo de forma que seja possível enviar uma mensagem para todos eles, apenas digitando o nome do grupo. Isso não irá ocultar seus endereços, mas nem todos querem que seu endereço de e-mail fique exposto publicamente. Se você quiser ocultar os nomes dos membros, coloque o grupo na linha CCo (Com cópia oculta) e o seu próprio endereço de e-mail na linha Para. (É possível acessar a linha CCo abrindo o menu Exibir e depois em Todos os Cabeçalhos). Para criar um grupo no Outlook Express e adicionar pessoas a ele, é preciso:
1. | No menu Ferramentas, clicar em Catálogo de endereços. |
2. | No menu Arquivo, clicar em Novo grupo. |
3. | Na guia Grupo da caixa de diálogo Propriedades digitar um nome para o novo grupo. |
4. | Depois, clicar em Selecionar membros e, na caixa de diálogo Selecionar Membros do Grupo, clicar duas vezes no nome de cada pessoa de seu catálogo de endereços que você deseja adicionar ao grupo. Depois, clicar em OK quando os nomes tiverem sido selecionados. A Figura 1 mostra um exemplo de um grupo.  Figura 1 |
5. | Na caixa Propriedades clicar em OK para fechá-la |
Na próxima vez que você desejar enviar uma mensagem de e-mail, será preciso apenas digitar o nome do grupo na linha Para. Assim, todos os contatos listados nesse grupo irão receber a mensagem.
Organizando E-Mails em Pastas
Uma outra maneira de personalizar o Outlook Express é criar pastas para organizar as mensagens que você deseja guardar. É possível criar pastas para armazenar receitas ou códigos de software, piadas ou imagens ou ainda informações pertinentes a um determinado projeto em andamento. Contanto que tudo isso chegue a você por e-mail, será fácil organizar esses itens.
Para criar uma pasta no Outlook Express e mover mensagens de e-mail para ela, é preciso:
1. | No painel Pastas, Pastas Pastas Locais. |
2. | Na lista exibida, selecionar Nova pasta. |
3. | Na caixa de diálogo Criar pasta, digitar um nome para a nova pasta. |
4. | Na lista Selecionar a pasta na qual a nova pasta será criada, clicar na pasta existente na qual será inserida a nova pasta. Para adicionar uma pasta à lista Pastas Locais, basta clicar em OK. |
5. | 5. Depois, selecionar as mensagens de e-mail que serão movidas para a nova pasta. As mensagens podem estar em Caixa de entrada, em Itens enviados, em Itens excluídos ou em uma outra pasta que você já tiver criado anteriormente. Por fim, basta arrastar o e-mail para a nova pasta. |
Agora, você poderá facilmente manter todos os seus e-mails organizados. Para encontrar outras dicas bem úteis, veja Outlook Express em Detalhes (em inglês).
Configurando Regras de Mensagens e Bloqueando o Spam
Quanto mais você utiliza a Internet, maior é o número de pessoas, empresas e sites da Web que conhecem o seu endereço de e-mail. Ao utilizar o seu endereço de e-mail para cadastrar-se e obter informações ou fazer o download de softwares, fazer compras, enviar cartões virtuais ou realizar tarefas online, o seu endereço de e-mail acaba sendo compartilhado com outras empresas. Conforme o tempo vai passando, essas empresas começarão a enviar mensagens indesejadas, geralmente chamadas de spam.
Esses e-mails indesejados podem ser tratados de diversas formas, incluindo o fato de excluí-los assim que chegarem, adquirir um software de terceiros ou fazer o download gratuito na Internet de filtros de spam. Além dessas opções, é possível configurar o Outlook Express para que ele utilize, automaticamente, regras de forma que as mensagens que atenderem aos critérios específicos sejam excluídas (ou tratadas de outra forma).
Para configurar o Outlook Express para excluir automaticamente mensagens de e-mail consideradas spam, é necessário:
1. | Abrir o menu Ferramentas, ir até Regras de Mensagem e clicar em E-mail (Mail). |
2. | Na guia Regras de E-mail da caixa de diálogo Regras de Mensagem, clicar em Nova. |
3. | Na caixa de diálogo Nova regra de e-mail, na área Condições selecionar a opção Onde o corpo da mensagem contiver palavras específicas. |
4. | Na área Seções, selecionar a opção Excluí-la, como mostrado na Figura 2.  Figura 2 |
5. | Na seção Descrição da Regra, clicar em contém palavras específicas. |
6. | Na caixa Digite palavras específicas, em Digite palavras ou uma frase e clique em Adicionar, digitar palavras ou uma frase, como "Refinancie a hipoteca de sua casa", "Farmácia", "Prescrição Gratuita", "Ofertas Limitadas" e "Não é dieta". Depois, clicar em Adicionar assim que cada uma das frases for digitada e clicar em OK ao finalizar. |
7. | Na seção Nome da Regra, digitar um nome para a regra e clicar em OK. Feito isso, clicar em OK novamente para fechar a caixa Regras de mensagem. |
A partir desse ponto ou até que você desative a regra, quaisquer mensagens de e-mail que contiverem essas palavras ou frases no corpo da mensagem serão excluídas automaticamente e não serão exibidas em sua Caixa de entrada.
Você também pode criar regras quando uma mensagem indesejável estiver na Caixa de entrada. Basta selecionar a mensagem e, no menu Mensagem, clicar em Criar Regra a partir da Mensagem. Isso fará com que seja exibida a caixa de diálogo Nova regra de e-mail contendo algumas das informações que já foram inseridas.
Tarefas Avançadas no Outlook Express
Duas de minhas tarefas favoritas no Outlook Express são configurar múltiplas identidades e mover a pasta de armazenamento. Criar múltiplas identidades permite que os usuários que compartilham o Outlook Express mantenham suas próprias identidades de e-mail e também que um único usuário tenha múltiplas identidades. (Não vou falar muito, mas algumas empresas online têm seus e-mails enviados por uma única pessoa que possui múltiplas identidades configuradas. O e-mail que você recebe do proprietário, da secretária, do técnico de suporte, do artista gráfico e do Web designer é, na verdade, enviado pela mesma pessoa.)
Para criar uma identidade múltipla e alternar entre as identidades:
1. | No menu Arquivo, vá até Identidades e clique em Adicionar nova identidade. |
2. | Na caixa Nova identidade, digite um nome para a nova identidade, conforme mostrado na Figura 3.  Figura 3 |
3. | Se for exigida uma senha, marque a opção Exigir uma senha e, na caixa Digite a senha, digite e confirme a nova senha. Feito isso, clique em OK e depois em OK novamente. |
4. | Na caixa de diálogo Identidade Adicionada, clique em Sim a fim de alternar para a nova identidade. Depois, clique em Sim para manter a Internet conectada com a nova identidade ou clique em Não para desconectar. |
5. | No Outlook Express, configure a nova identidade utilizando o Assistente de conexão com a Internet, crie assinaturas e personalize o aplicativo para a nova identidade. |
6. | Para alternar para a identidade anterior, clique em Arquivo e depois em Alternar identidade. Na caixa Alternar identidades, selecione a identidade para a qual se deseja alternar e clique em OK. |
Outros procedimentos para tarefas avançadas que podem ajudar você no gerenciamento e manutenção do Outlook Express podem ser encontrados na Internet. Veja a área Links Relacionados para obter informações sobre como personalizar a utilização de e-mails.
Tanto o Outlook quanto o Outlook Express são excelentes programas para enviar e-mails a amigos, familiares e colegas de trabalho e também para criar e manter um banco de dados de endereços de e-mail, números de telefone, endereços e informações de contato. Ambos os programas podem ser utilizados por usuários que desejam organizar seus e-mails, criar pastas, regras de mensagens e assinaturas, como também gerenciar múltiplos endereços de e-mail.
Geralmente, o Outlook Express é a melhor escolha para usuários casuais e domésticos, mas o programa pode ser mais eficiente para proprietários de pequenas empresas e usuários finais de grandes empresas. O Outlook é a melhor opção caso o usuário também precise de acesso a um calendário, de gerenciamento de software, aplicações de planejamento de reuniões e gerenciamento de recursos. O Outlook oferece maneiras adicionais para organizar contatos, rastrear tarefas, agendar compromissos diários, manter anotações e planejar reuniões e é, geralmente, a melhor opção para usuários de grandes empresas, principalmente, para aqueles que desejam utilizar recursos de colaboração.
Qualquer que seja o aplicativo que você decidir utilizar, envie-me sua opinião sobre o que você achou dele. Você sempre pode entrar em contato comigo pelo e-mail: Joli_Ballew@hotmail.com.
 | Joli Ballew é uma treinadora em tecnologia e escritora na área de Dallas. Ela possui vários certificados incluindo MCSE, A+ e MCDST. Joli tem mais de 20 livros disponíveis, incluindo Degunking Windows (Paraglyph Press), Hardcore Windows XP (McGraw-Hill) e Windows XP: Do Amazing Things (Microsoft Press). Joli também é uma colunista regular do Microsoft Expert Zone. Joli pode ser contatada em Joli_Ballew@hotmail.com. |