Met één klik communiceren en samenwerken

We lijken de tijd van e-mail en telefoon in rap tempo achter ons te laten. Gebruikers vragen om directe manieren van communicatie en nemen niet langer genoegen met de traditionele vormen van communicatie. Nog niet zo lang geleden leken de oplossingen hiervoor slechts voorbehouden aan grote organisaties met de beschikking over grote budgetten. Niets is minder waar, blijkt bij een blik op de nieuwste versie van Microsoft Lync. Aan het woord is René van Dormolen. “Eindgebruikers gaan er vanuit dat zulke functionaliteit gewoon voorhanden is.”

De ontwikkelingen op het gebied van communicatie volgen elkaar snel op. Ook Microsoft is deze trend niet ontgaan. René van Dormolen van Microsoft: “We zien een verschuiving in de markt. Zakelijke gebruikers maken steeds vaker gebruik van directe vormen van communicatie. De persoonlijke productiviteit speelt hierbij een grote rol. Medewerkers vinden indirecte communicatie, bijvoorbeeld voicemail of e-mail, niet meer van deze tijd . We hebben behoefte aan directe feedback. Wat houdt dit in? Als je iemand zoekt voor overleg, wil je eerst zien of de persoon beschikbaar is. Is diegene vervolgens beschikbaar, dan wil je met één klik kiezen op welke manier je communiceert. Of dit nu chat, bellen of videobellen is. Ook het delen van de desktop of een document wordt steeds vaker gevraagd.” Productiviteitswinst speelt hierbij een belangrijke rol. Deze gebruiksscenario’s zorgen er immers voor dat je je tijd op een andere manier kunt indelen, bijvoorbeeld doordat reistijden aanzienlijk worden verminderd.

Persoonlijke en teamproductiviteit

De verschuiving van indirecte naar directe communicatie gaat verder. Niet alleen collega’s onderling, maar ook aan communicatie met klanten en toeleveranciers worden dezelfde eisen gesteld. Van Dormolen: “Als bedrijf kun je nu sneller schakelen met je klanten. Je kunt je flexibeler opstellen en voor je collega’s de teamproductiviteit op een hoger plan tillen. Prettig is dat je nu dezelfde middelen tot je beschikking hebt die tot enkele jaren geleden waren voorbehouden aan grote organisaties.” Een belangrijke rol wordt gespeeld door Microsoft Lync. Met deze oplossing van Microsoft kunnen bedrijven intern, maar ook daarbuiten, eenvoudig contact houden. Gebruikers bepalen daarbij zelf op welke manier zij willen communiceren: zo kan Microsoft Lync een videoconversatie opzetten, maar kan de gebruiker zich ook beperken tot audio. Ook het delen van het bureaublad behoort tot de mogelijkheden, zodat gebruikers vlot met elkaar kunnen samenwerken.

Stroomversnelling

Volgens René van Dormolen zijn er drie belangrijke ontwikkelingen waardoor de vraag naar directe communicatie is toegenomen. “Het fenomeen ‘Consumerization of IT’ speelt een belangrijke rol. Collega’s verwachten dat zij op kantoor over dezelfde functionaliteit kunnen beschikken als ze thuis gewend zijn. Daarnaast is de technologie de afgelopen jaren laagdrempeliger geworden en meer met elkaar geïntegreerd. Tot slot speelt prijs een belangrijke rol. Vroeger was je genoodzaakt af te rekenen voor componenten zoals een los conferencing-systeem, internationale belkosten, audioconferencing en ga zo door. Nu is dit een stuk voordeliger,” legt Van Dormolen uit. Zo is Office 365 met daarin onder andere Microsoft Lync Online vanaf € 6,50 per gebruiker per maand beschikbaar. Hierbij beschikt de gebruiker ook over aanvullende functies, zoals e-mail, agenda en documenten delen. Een prettige ontwikkeling, omdat de functionaliteit hiermee niet langer alleen is weggelegd voor grote bedrijven die over flinke IT-budgetten beschikken. Van Dormolen: “De instapprijs van Microsoft Lync Online is lager dan een uurtje parkeren in de binnenstad van Amsterdam.”

Integratie

Een belangrijk kenmerk van Microsoft Lync is dat het samenwerkt met de bestaande omgeving. Zo wordt Exchange gebruikt voor de contactpersonen en agenda. In Outlook vindt de gebruiker een overzicht van gemiste oproepen terug en worden chatconversaties en voicemails bewaard. Ook is er integratie met CRM- en ERP-oplossingen, van waaruit je ook kunt klikken om te communiceren. “Prettig is dat alle mogelijkheden beschikbaar zijn tussen collega’s onderling, maar ook met klanten, toeleveranciers en andere partners. Dit aspect is nieuw voor veel gebruikers en verhoogt de productiviteit aanzienlijk”, vult Van Dormolen aan. Kenmerkend is ook dat de oplossing altijd en overal werkt, op verschillende apparaten. Ook zonder aanvullende vereisten (zoals een VPN) kan veilig worden gecommuniceerd.

Volgens Van Dormolen doen bedrijven er verstandig aan om bij de ingebruikname een paar tips in het achterhoofd te houden. “Laat de oplossing op tijd zien aan je eindgebruikers. Draai je een pilot-programma, iets dat is aan te raden, betrek ze dan om draagvlak te creëren. Werk bijvoorbeeld samen met personeelszaken om een aantal demo’s te geven. Als IT-manager kun je hét verschil maken binnen je bedrijf, door deze nieuwe mogelijkheden aan te bieden. Gebruikers zullen aangeven dat de functionaliteit erg handig is en helpt om vlotter te kunnen werken. Bovendien verbetert de professionele uitstraling van het bedrijf. Dat wordt gezien en ervaren door klanten.”

Met één klik

Met één klik Volgens René van Dormolen zullen gebruikers steeds hogere eisen stellen aan de manieren van communicatie. “Uiteindelijk zullen we met één klik kunnen communiceren en samenwerken, met alle contactinformatie binnen handbereik via een globaal adresboek. Door de federatie (een technische koppeling, red.) met Skype kan binnenkort ook vanuit Microsoft Lync naar Skype worden gebeld. Je bent dus optimaal voorbereid op de toekomst.”