Quando trabalho com pessoas no âmbito da produtividade empresarial, a primeira pergunta que lhes faço é "O que está a impedi-lo de ser mais produtivo?" As respostas que obtenho são quase sempre as mesmas.
Neste artigo vamos analisar estes factos, um a um, e ver como podemos contrariá-los.
1. Sou bombardeado com demasiadas informações
Facto: Facto: O meu e-mail é desgastante.. Não consigo ler todas as mensagens.
Realidade: O problema não é o volume de email recebido, mas sim o modo como processa e organiza esse volume. Aprender a gerir melhor o seu correio electrónico com as Soluções de Produtividade de McGhee "Os quatro Ds da Tomada de Decisões" irá alterar este facto.
Todos os anos recebemos cada vez mais dados aos quais podemos aceder a partir de um número crescente de localizações num número cada vez maior de dispositivos. Se não tiver cuidado, a quantidade de dados passa a controlá-lo, em vez de ser ao contrário. Aprenda 4 formas de assumir o controlo da sua pasta A Receber do correio electrónico (em inglês). E quando tiver o controlo, pode reduzir o número de mensagens na sua pasta A Receber em 80 por cento.
2. Tenho de guardar tudo
Facto: Tenho de guardar tudo. Nunca se sabe quando posso precisar de alguma coisa!
Realidade: OK, prepare-se. Em média, os clientes com quem trabalhamos desfazem-se de 50 por cento das informações armazenadas, sem graves consequências. Sentem-se mais leves, felizes e têm mais tempo. Por isso, se for daquelas pessoas que guarda tudo (vocês sabem quem são) prepare-se para um choque! Quem não se desfaz de nada, são pessoas orgulhosas e experientes! Não há nada que dê maior satisfação do que encontrar um ficheiro que mais ninguém consegue encontrar. Justifica todos os esforços de arquivo e manutenção. Se for uma destas pessoas que guarda tudo, é possível que se reconheça numa destas afirmações:
Tive imensos problemas quando não consegui encontrar um documento importante. Agora tenho medo de me desfazer das informações. Quero ter a possibilidade de justificar as decisões que tomo, por isso guardo tudo. Se o meu sistema falhar, quero ter cópias de segurança das informações. Senti-me tão bem quando mais ninguém conseguiu encontrar "aquele documento". Por isso, decidi guardar tudo para poder continuar a ser útil.
A determinada altura tomou a decisão de guardar todas as informações. Desde então que essa decisão o controla, mas pode não ser a mais adequada para a sua situação actual.
A verdade é que a maioria das pessoas só usa 15 por cento das informações arquivadas, o que torna os restantes 85 por cento inúteis. Ao definir o que é útil e desfazer-se do resto, pode desenvolver um sistema de arquivo funcional e reduzir a quantidade de informações arquivadas, o que faz com que seja mais fácil encontrar aquilo que guarda, poupando tempo e energia preciosos que pode empregar em tarefas mais importantes. Obtenha 9 sugestões que ajudarão a gerir melhor os seus ficheiros (em inglês).
3. A organização é um obstáculo à minha liberdade e criatividade
Facto: Ser organizado bloqueia a minha criatividade e não tem nada de espontâneo.
Realidade: Na realidade, a organização promove e apoia a criatividade e a espontaneidade. Pode muito bem dar-se o caso de a sua criatividade ser perturbada por uma torrente contínua de lembretes como, por exemplo:
Telefonar ao Gonçalo no dia de aniversário. Analisar a folha de cálculo de perdas e ganhos. Analisar o conjunto de diapositivos do PowerPoint. Escolher um presente para o Dia de S. Valentim.
Imagine a libertar-se de todas estas listas e a transferi-las para o Microsoft Outlook. Pode fazê-lo, criando uma tarefa do Outlook para cada item, os quais serão apresentados em Tarefas.
Para criar uma tarefa:
Armazenar as suas tarefas no Outlook permitirá criar espaço para desenvolver novas ideias e pensamentos criativos. A desorganização também pode asfixiar a sua criatividade. Imagine que é um artista e decide pintar as cores outonais do Colorado em Aspen. Conduz três horas e meia de Denver a Aspen para encontrar o local perfeito. Quando chega, apercebe-se de que se esqueceu de levar os pincéis. Isso pode ser um rude golpe na criatividade! O planeamento estimula a criatividade.
Um calendário preenchido não fomenta a espontaneidade, o que pode ser frustrante. No entanto, se planear com antecedência, pode reservar grandes períodos de tempo sem eventos organizados e, dessa forma, terá maior liberdade para aproveitar o tempo livre.
Para assumir o controlo de todas as "coisas" na sua vida, recomendo que crie um sistema para armazenar informações de referência, transformar informações de acção em tarefas e agendar as tarefas no seu calendário. Depois de ter criado o sistema de consulta, verá que o mesmo fomenta a criatividade e espontaneidade. Não há nada melhor do que fechar o sistema, sabendo que tudo está tratado e poder relaxar e apreciar o momento!
4. O dia não tem horas suficientes!
Facto: Não tenho tempo para fazer tudo aquilo que quero.
Realidade: O tempo não é o problema. O problema é decidir o que pode fazer com o tempo de que dispõe.
Como sabe, mesmo que consiga gerir o seu tempo com exímia mestria, o dia não tem mais de 24 horas. Todos temos as mesmas 24 horas, por isso a questão não é gerir o tempo, mas sim gerir aquilo que consegue fazer com o tempo de que dispõe. Não pode fazer tudo, mas pode fazer qualquer coisa, desde que o seu calendário permita.
Se mantém as listas de acções a fazer em diferentes sítios, por exemplo, no correio electrónico, num calendário, em papel, numa folha de cálculo do Excel, na sua cabeça e num bloco, deve considerar centralizar e atribuir prioridades a esta lista no Outlook. Comece por criar tarefas, tal como descrito no passo 3. Quando cria uma tarefa, pode definir lembretes, defini-la como periódica, registar o seu estado e muito mais, pelo que sabe sempre o que fazer e quando. Em seguida, organize as suas tarefas na lista de tarefas para obter a máxima produtividade (em inglês). As tarefas também são apresentadas na Barra de Acções a Fazer do Outlook, junto com os outros itens do Outlook, tais como mensagens de correio electrónico ou contactos, que foram assinalados para seguimento. A Barra de Acções a Fazer é apresentada em todas as vistas do Outlook.
5. Tornar-me produtivo exige demasiado tempo
Facto: Não tenho tempo para criar um sistema. Estou demasiado ocupado.
Realidade: Pode poupar uma ou duas horas por dia ao utilizar um sistema para gerir as suas informações, pelo que o retorno do investimento é significativo.
Eis algumas estatísticas interessantes. Em média, as pessoas com quem trabalhamos despendem duas a três horas por dia a processar as suas mensagens de correio electrónico e 60 minutos por dia a localizar e arquivar informações. Depois de criar um sistema para gerir as informações, despendem uma ou duas horas por dia a processar as suas mensagens de correio electrónico e 10 minutos por dia a localizar e arquivar informações. Ou seja, poupam quase duas horas por dia ou quase 12 semanas por ano!
Tire alguns minutos para analisar o tempo que despende a:
Localizar e arquivar informações. Escrever uma lista de afazeres e depois voltar a fazê-lo uma semana mais tarde e assim sucessivamente. Abrir o correio electrónico, ler as mensagens, fechar o correio electrónico e depois voltar à mesma mensagem para voltar a lê-la. Ir à loja e aperceber-se de que não sabe o modelo do hardware que precisa de ir buscar.
Estes são apenas alguns exemplos de como desperdiçamos tempo quando não temos um Sistema de Gestão Integrado para nos ajudar a lembrar o que é preciso fazer, onde e quando. Reserve algum tempo para criar o seu sistema. Vale a pena e não deve deixar de o fazer.
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Sally McGhee
É uma profissional líder no pensamento inovador e reconhecida na área da gestão da produtividade. Sally McGhee já formou milhares de pessoas no ambiente empresarial. Conta com mais de 25 anos de experiência como consultora e executive coach. É fundadora e CEO da McGhee Productivity Solutions (em inglês). O seu livro Take Back Your Life!: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized (em inglês) está disponível online.
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