Effektiver arbeiten – die Top 10 Funktionen von Office 365

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Effektiver arbeiten – die Top 10 Funktionen von Office 365

Effektiver arbeiten – die Top 10 Funktionen von Office 365Kommunikation in Echtzeit – das ist das Credo moderner Unternehmen. Mithilfe der speziell auf Firmen und Organisationen zugeschnittenen Software Office 365 bietet sich allen Mitarbeitern die Möglichkeit, effektiver und stressfreier zu arbeiten. Ob am Computer, per Smartphone oder Tablet: Der cloudbasierte Dienst ist vollständig mit Microsoft Office kompatibel, was eine vertraute und bedienerfreundliche Arbeitsumgebung schafft. Folgende 10 praktische Funktionen bergen durch Zeitgewinn viel Sparpotenzial und sorgen für Zusammenarbeit von fast überall auf der Welt:

  1. Synchronisation mit mobilen Betriebssystemen
Office 365 ermöglicht die Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten für Windows Phones, iPhones und iPads sowie für BlackBerrry, Android- und Symbian-Smartphones. Darüber hinaus erlaubt das Programm den Zugriff auf Dokumente in SharePoint, die Anzeige von Präsentationen über das Internet mit PowerPoint-Übertragung sowie das Remotelöschen von Daten für die gleichen mobilen Geräte. Das Anzeigen und Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten ist mit der Office Mobile Anwendung unter Windows Phone und Symbian möglich.

  1. Office Web Apps
Office Web Apps werden über den Internetbrowser verwendet. Die Apps dienen dem gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in Word, OneNote, Excel und PowerPoint. Die Hauptvorteile: Alle Kollegen verwenden eine gemeinsame Version, das Hin- und Hersenden von Dokumenten erübrigt sich und die Bearbeitung kann von fast überall aus erfolgen. Office Web Apps sind kompatibel mit Office 2007, Office für Mac 2008, Office 2010 und Office für Mac 2011.

  1. Eigene Webseite
In Office 365 sind eine eigene Website und die Webhosting Gebühren inklusive. Für das Erstellen muss man weder Programmierer noch Webdesigner sein, denn mit einfach zu verwendenden Tools ist die Seite in kurzer Zeit online. Bekannte Office-Schnittstellen und gebrauchsfertige Vorlagen erleichtern die Bearbeitung und die Aktualisierung der Webseite. Durch die eigene Domain erreicht der Name des Unternehmens noch schnelleren Bekanntheitsgrad.

  1. Videokonferenzen
Hohe Reisekosten sind eine Sache von gestern. Office 365 erlaubt am PC die schnelle Kommunikation per Audio und Video mit anderen Lync-Benutzern. In eine Besprechung oder Präsentation klickt man sich über Outlook ein. So lassen sich selbst schwierige Herausforderungen effektiver bewältigen, da Mitarbeiter und Kunden weltweit besser vernetzt sind. Da sich bis zu 250 Nutzer innerhalb und ausserhalb des Unternehmens an Video- und Webkonferenzen beteiligen können, werden zur optimalen Übersicht Besprechungsteilnehmer und Sprecher jeweils angezeigt. Die Freigabe von Desktops, Dateien und Präsentationen kann von jedem beliebigen PC erfolgen. Zudem sind Leitung und Freigabe per Einladung möglich.

  1. Instant Messaging
Für die reibungslose Kommunikation auch mit Mitarbeitern anderer Organisationen ist Instant Messaging die ideale Lösung. Voraussetzung ist die Verwendung von Lync, einem speziellen Microsoft Programm mit Tools für die Vernetzung. Mit einem Klick wird die Verbindung zu anderen Benutzern von Office 365, Windows Live und Windows Live Messenger hergestellt. Funktionen wie der Anwesenheitsindikator erleichtern die Kontaktaufnahme, denn auf diese Weise wird signalisiert, ob und wann man online verfügbar ist.

  1. Dokumentenfreigabe
Eine der zentralen Funktionen von Office 365 ist die Freigabe von Dateien für vorher festgelegte Anwender. So erlangen Mitarbeiter und Kunden per Einladung Onlinezugriff auf bearbeitete Dokumente wie Präsentationen oder Vertragswerke. Die Freigabe erweist sich speziell bei der Zusammenarbeit und bei Konferenzen von Vorteil, denn das langwierige Zusenden per E-Mail und anschliessendes Konvertieren erübrigen sich.

  1. Synchronisierte Teams
Ob Mitarbeiterbesprechung oder Teamwork: Office 365 steht für effektive Zusammenarbeit von fast überall. Dazu bedarf es heute keines Meetings im realen Konferenzraum mehr. Teambesprechungen werden online geführt und durch Statusaktualisierungen halten sich die Kollegen untereinander auf dem Laufenden. Innovative Ideen werden über Blogs und Wikis geteilt, das schnelle und einfache Finden von Informationen erfolgt per Suchfunktion.

  1. Soziale Plattform
Oft sitzt man in seinem Büro über einem scheinbar unlösbaren Problem, bei dem nur ein Spezialist helfen kann. Über die soziale Plattform sind Mitarbeiter mit Interessenschwerpunkten und speziellen Fähigkeiten im Unternehmen mit ein paar Klicks gefunden. Mithilfe der Plattform können aus Kollegen zudem schneller Freunde werden, denn gemeinsame Interessen schweissen zusammen – die beste Voraussetzung für ein harmonisches Arbeitsklima.

  1. Email und Kalender
Office 365 erlaubt die Einrichtung neuer Benutzerkonten innerhalb von Sekunden. Jeder Nutzer verfügt für wichtige E-Mails über 25 GB Speicherplatz und kann seinen Account bezüglich Posteingangsregeln und anderen Benachrichtigungen individuell anpassen. Praktisch: Gelöschte Konten können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Kalender von Kollegen zeigen deren verfügbare Termine an, sodass Besprechungen auch ohne lange Telefonate geplant werden können.

  1. Sicherheit
Cloudbasierte Kommunikationstechnologie erfordert ein hohes Mass an Sicherheit. Die Norm ISO 27001 ist einer der besten Sicherheitsvergleichstests der Welt. Office 365 zählt zu den ersten Clouddiensten, welche die strengen Prozess- und Verwaltungskontrollen von ISO 27001 implementiert hat. Die Daten werden dabei in fünf verschiedenen Schichten gesichert: Daten, Anwendung, Host, Netzwerk und Übertragung. Die proaktive Überwachung sorgt für die Erkennung und Beseitigung potenziell unbekannter Bedrohungen aus dem Internet und innerhalb des Netzwerkes. Zugriffbeschränkungen reduzieren die Anzahl der Bediener des Produktionsservers, was ein zusätzliches Mass an Sicherheit und den Datenschutz in der Cloud gewährleistet. Anhand einzelner Funktionen kann jeder Mitarbeiter zu mehr Sicherheit im Unternehmen beitragen – zum Beispiel durch das Löschen vertraulicher Daten auf einem gestohlenen Smartphone per Remotezugriff.

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