Wie Microsoft Office 365 im Unternehmen genutzt werden kann

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Wie Microsoft Office 365 im Unternehmen genutzt werden kann

Fokus auf Kommunikation und Online-Zusammenarbeit in der Cloud: Das ist Office 365. Das Prinzip dabei ist simpel: vom eigenen lokalen Server oder Netzwerk werden typische Programme sowie auf Server gelagerte Features wie Datenspeicherung und –-austausch einfach ins Internet ausgelagert. Office 365 bietet zusätzlich zu den üblichen Produkten in der Arbeit wie den Textbearbeitungsprogrammen Word oder Excel eine Teamwebsite als Dokumentenablage, einen Exchange-Server sowie Applikationen für Video- und Audiogespräche und ganz aktuell das Office aus der Wolke – die Office Web Apps. Bei der Wahl des Umfangs der Ausstattung hat man einen gewissen Spielraum, der nach Bedarf und Grösse des Unternehmens variabel gewählt werden kann. Microsoft hat für Selbstständige bis zu Grossfirmen diverse Pakete zusammengestellt.

Jeder Mitarbeitende erhält ein eigenes, eingerichtetes Benutzerkonto. Den Nutzern bzw. Mitarbeitern werden individuell Status und Rechte zugewiesen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht dem User die Wahl zwischen „Startseite“, „Outlook“ und „Teamwebsite“. Die Funktionen von Outlook gleichen dabei grundsätzlich den bewährten Tools. Accounts, Kontakte und Kalender können angelegt, verwaltet und freigegeben werden. Die gängige Kommunikation und der Informationsaustausch durch den Versand und Empfang von E-Mails und die Organisation von Terminen können wie üblich über Outlook ausgeführt werden.

Innovativ dagegen ist die kollektive Ausarbeitung und der Wechsel von Daten per Dateifreigabe. Dokumente werden in Office 365 mit den bewährten Werkzeugen der Office Software von Word, Excel oder Power Point bearbeitet. Texte, Kalkulationen und Präsentationen werden wie üblich in den jeweiligen Programmen wie Word, Excel und PowerPoint erstellt und bearbeitet. Der springende Punkt dabei ist, dass der Speicherort für sämtliche Files nicht ein interner Server in den eigenen Büros ist, sondern die von Office 365 bereit gestellte Teamwebsite, die auf Basis von Microsoft SharePoint Online gehostet wird. Dort können Dateien, Blogs, Bilder oder Videos abgelegt und eingordnet werden – ganz im Sinne eines Intranets. Es ist möglich verschiedene Dateien auf dieser Site mit anderen Nutzern zu teilen, d.h. es werden Zugangsberechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder für festgelegte Gruppen eingestellt. Die zugängigen Dokumente können somit mit anderen Personen gemeinsam bearbeitet werden. Dabei ist es nebensächlich, wo sich die einzelnen Mitarbeitenden aufhalten. Mit Office 365 ist es zudem auch möglich ohne Internetzugang die Dokumente zu bearbeiten. Dazu wird ab der Professional Lizenz (E3) SharePoint Workspace angeboten, dass die Bearbeitung von Dokumenten auch offline ermöglicht.

Microsoft Lync Online ermöglicht Video- und Audiogespräche, die parallel zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Strategien geführt werden können. Auch Sofortnachrichten sind über dieses Tool möglich. Der gemeinsame Gedankenaustausch kann dadurch direkt in die Anpassung der Dokumente mit einbezogen werden.

Natürlich ist eine Verbindung über weitere Mobilgeräte wie etwa ein Smartphone oder Tablet im Rahmen des Möglichen. Durch Office 365 wird das Herunterladen grosser Datenkontingente über E-Mail oder verflochtene Zugriffsberechtigungen auf Unternehmensserver hinfällig. Aussichtsreiche Arbeitsmodelle ohne einen fixen Arbeitsplatz im Geschäft können unkomplizierter gehandhabt werden und obendrein sparen die Firmen Kosten ein. Ein weiterer Vorzug von Office 365 sind die konstanten Updates und Ergänzungen, an welchen Microsoft kontinuierlich arbeitet, wobei der firmeneigene Server früher oder später unabwendbar nicht mehr auf dem aktuellsten Stand ist. Ein Exempel ist die Ausdehnung der Speicherkapazität für Abonnenten von 5 auf 25 TB. Grundsätzlich setzt Office 365 auf die Erweiterung solider Anwendungen durch das Hinzufügen von neuen Kommunikationsmöglichkeiten, um den schnell wechselnden Anforderungen des z.B. modernen Arbeitsmarktes gerecht zu werden.

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