Checkliste: Software lizenzieren ganz einfach

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Checkliste: Software lizenzieren ganz einfach

Checkliste: Software lizenzieren ganz einfach

Anders als in ihrem Privatleben tragen Mitarbeitende im Unternehmen keine Verantwortung für den korrekten Gebrauch von Software und die Einhaltung der Gesetze. Hier stehen Geschäftsführer oder Inhaber in der Pflicht. Umfassende Initiativen für Software-Asset-Management sind in ihrem ureigenen Interesse.

Die Nutzung illegaler Software fügt einem Unternehmen grossen Schaden zu. Nicht nur der gute Ruf steht auf dem Spiel. Die Kosten für Nachlizenzierung, Schadensersatz, Anwalt und Gericht sind nicht zu unterschätzen. Deshalb bietet Microsoft Unternehmen zahlreiche Hilfestellungen an, um ein effektives und Kosten sparendes Software- und Lizenzmanagement aufzusetzen und illegale Softwarenutzung zu vermeiden. So geht die Übersicht über den Softwarebestand nicht verloren und es kann jederzeit verifiziert werden, ob alle nötigen Lizenzen vorhanden sind.

Eine Checkliste hilft, nichts zu vergessen:

1. Sind alle PC im Unternehmen mit einer Windows-Vollversion ausgerüstet?
2. Wenn ja, sind folgende Dokumente vorhanden?
Original-Medien (CD-ROM und/oder Disketten)
Ein Lizenzdokument, das häufig als «Endbenutzer-Lizenzvertrag» (EULA) bezeichnet wird
Echtheitszertifikate
Handbücher und Anleitungen
Druckversionen sämtlicher online abgeschlossenen Lizenzverträge
Rechnungen und/oder Belege
3. Download-Beschränkungen für PCs und vernetzte PCs reduzieren das Risiko unberechtigter Downloads von unlizenzierter Software.
4. Klare Unternehmensgrundsätze verbieten Mitarbeitenden den Gebrauch unlizenzierter Software, verbunden mit einem Hinweis auf die Konsequenzen.
5. Der Bezug von Software über autorisierte Vertriebswege verhindert den Einsatz unlizenzierter Software.
6. Bei Unternehmensfusionen und -übernahmen wird auch geprüft, ob für den gesamten Softwarebestand gültige Lizenzen vorliegen.
7. Interne Beschaffungsrichtlinien regeln die Bestellung von lizenzierter Software.
8. Serverzugriffslizenzen werden korrekt gewählt (User- oder Device-Lizenzen). IT-Verantwortliche wissen über alle verfügbaren Optionen bestehender Lizenzen Bescheid.
9. Pro Abteilung bzw. Business Units werden verwendete Lizenzen klar definiert.
10. Der lizenzierte Zugriff über unternehmensfremde Geräte (Mobile Devices, Roaming oder Citrix) ist sichergestellt.

Bei Beachtung dieser Aspekte und Einführung geeigneter Unternehmensgrundsätze entsteht ein solides Fundament zur Verwaltung von Software-Assets.

Wenn Sie unsicher sind oder noch Fragen haben, können Sie sich jederzeit an das SAM Team von Microsoft wenden: sw-asset@microsoft.com. Auch Ihr Microsoft-Partner weiss über die korrekte Lizenzierung von Software bestens Bescheid. ​​​

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