Notificaciones y comunicaciones de la agencia tributaria por medios electrónicos

A partir del 1 de enero de 2011, más de dos millones de empresas y unos mil empresarios y profesionales, comenzaron a recibir por medios electrónicos las comunicaciones que en el ámbito tributario la Agencia Tributaria les enviaba en papel. En este artículo apuntaremos las principales líneas de la reciente legislación para adecuarnos a este procedimiento sin traumas.

_{Por: Pedro Escudero Ruiz, socio director de Iniciativa Fiscal, S.L. .}

El 16 de noviembre de 2010 se publicó en el BOE (Boletín Oficial del Estado), el Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Este Real Decreto pone fecha para el inicio en la utilización de una nueva forma de comunicación entre los ciudadanos y la Administración, cuyos antecedentes legales se remontan al año 2007 en el que se publicó la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, como medida para impulsar la implantación de la Administración Pública electrónica.

El uso de los medios electrónicos por parte de las empresas y también de una gran cantidad de profesionales y empresarios es un hecho incontestable. Hoy día casi todos disponemos de acceso a internet, de una cuenta de correo electrónico, realizamos algún trámite online y una parte incluso ya dispone de un certificado electrónico o utiliza su DNI electrónico.

En este contexto, no es difícil imaginar que la Administración venga impulsando los medios electrónicos para la comunicación de los usuarios con ésta. Uno de los primeros niveles se implantó con la obligatoriedad para las personas jurídicas a presentar telemáticamente sus impuestos. Ahora, se nos propone utilizar estos medios electrónicos para la recepción de las notificaciones y/o comunicaciones que la Agencia Tributaria nos remita.

Notificaciones incluidas

En cuanto a las notificaciones que se incluirán en este sistema, básicamente serán todas las que efectúe la Agencia Estatal de Administración Tributaria en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria de los recursos de otros Entes y Administraciones Públicas que tiene atribuida o encomendada. No obstante, podrá seguir utilizando los medios anteriores en los siguientes supuestos:

- Cuando la comunicación o notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del obligado o su representante en las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.

- Cuando la comunicación o notificación electrónica resulte incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.

- Cuando las comunicaciones y notificaciones hubieran sido puestas a disposición del prestador del servicio de notificaciones postales para su entrega a los obligados tributarios con antelación a la fecha en que la Agencia Estatal de Administración Tributaria tenga constancia de la comunicación al obligado de su inclusión en el sistema de dirección electrónica habilitada.

Si en algunos de los supuestos anteriores, se nos hubiera notificado por medios electrónicos y no electrónicos, se entenderán producidos todos los efectos a partir de la primera de las comunicaciones o notificaciones correctamente efectuada.

Están fuera de este sistema y, por tanto seguirán recibiendo notificaciones tradicionales entre otros, los siguientes supuestos:

- Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no sean susceptibles de conversión en formato electrónico.

- Las que , con arreglo a su normativa específica, deban practicarse mediante personación en el domicilio fiscal del obligado o en otro lugar señalado al efecto por la normativa o en cualquier otra forma no electrónica.

- Las efectuadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en la tramitación de las reclamaciones económico-administrativas.

- Las que contenga medios de pago a favor de los obligados, tales como cheques.

En los procedimientos iniciados por los interesados o su representante, las notificaciones se remitirán a la Dirección Electrónica Habilitada o en el lugar señalado a efectos de notificaciones por parte de éstos, no siendo obligatorio el uso de la Dirección Electrónica Habilitada. Importante tener en cuenta que si nos remiten notificación tradicional, tras dos intentos en que no sea posible efectuar la notificación en el lugar señalado por el interesado o su representante, la Agencia Tributaria podrá practicar la notificación en la dirección electrónica habilitada del representante o del interesado, si aquél no la tuviere o éste no actuase por medio de representante.

Personas y entidades obligadas

Estarán obligados a recibir por medios electrónicos las siguientes entidades:

- Sociedad Anónima (NIF que empieza por la letra A)

- Sociedad Limitada (NIF que empieza por la letra B)

- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española (NIF que empiece por la letra N)

- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español (NIF que empiece por la letra W)

- Uniones temporales de empresas (NIF que empiece por la letra U)

- Agrupaciones de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de titulización de activos, Fondo de regularizaciones del mercado hipotecario, Fondo de de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones (NIF que empiece por la letra V)

También estarán incluidas, con independencia de su personalidad o forma jurídica, las personas y entidades en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

- Que estuvieran inscritas en el Registro de grandes empresas.

- Que hayan optado por la tributación en el régimen de consolidación fiscal.

- Que hayan optado por la tributación en el régimen especial del grupo de entidades.

- Que estuvieran inscritas en el Registro de devolución mensual (IVA).

- Que tengan autorización para la presentación de declaraciones aduaneras mediante sistema EDI.

Comunicación de la inclusión

La Agencia estatal de Administración Tributaria nos deberá notificar por carta nuestra inclusión en el sistema de dirección electrónica habilitada, esta notificación se efectuará por medios no electrónicos.

Para los supuestos de alta en el Censo de Obligados Tributarios, la notificación de la inclusión en el sistema se podrá realizar junto a la comunicación del número de identificación fiscal que le corresponda.

Práctica de las notificaciones

Accederemos a las notificaciones a través de la página notificaciones.060.es o a través de la sede electrónica de la AEAT.

Una vez en la web correspondiente, el acceso se ha de hacer identificándonos a través de un certificado electrónico, DNI electrónico, si se trata de persona física, o a través de apoderamiento a un tercero con certificado para que reciba las notificaciones en nuestro nombre.

Al crear nuestro perfil, la Administración nos ofrece la oportunidad de poder enviar un mensaje de aviso no vinculante, repito no vinculante, a una o varias direcciones de correo electrónico. En este caso informaremos de la cuenta de correo electrónico elegida y en el momento en el que se nos ponga a disposición cualquier notificación y/o comunicación, recibiremos un mensaje en el que nos informarán de nuevas notificaciones en nuestro buzón electrónico.

Es importante tener presente que las notificaciones y/o comunicaciones, no las recibiremos por correo electrónico, lo que hace la Administración, es habilitarnos un buzón electrónico, en el que poder acceder por nuestra parte y previa identificación para recoger, guardar y/o imprimir estas notificaciones. Sólo como opción y de manera informal, se nos avisará por correo electrónico de que tenemos documentos que recoger y/o rechazar.

Las notificaciones permanecerán en la dirección electrónica habilitada durante 10 días naturales, repito naturales y no hábiles, desde su puesta a disposición en dicha dirección electrónica. Si no recogemos la notificación en este plazo, se entiende practicada y así se certificará en el buzón electrónico.

Si dentro de los 10 días naturales desde la puesta a disposición en el buzón electrónico, recogemos nuestra notificación, ésta podrá consultarse durante los 30 días naturales cuantas veces consideremos, pasando a continuación a la sede electrónica de la AEAT.

No habiendo recogido la notificación o, en su caso, si la hemos rechazado cumplidos los 10 días naturales, pasarán a la sede electrónica de la AEAT. En nuestra opinión, el nuevo sistema de comunicación se puede valorar de manera positiva en la inmediatez del mismo, en su economía con el consiguiente ahorro en los costes derivados de las notificaciones tradicionales y quizás en una seguridad mayor para la Administración.

Seguramente este será un proceso complicado para un gran número de pequeñas empresas, empresarios y profesionales, ya que impone la utilización del certificado electrónico del que en la actualidad aún no disponen un número importante de éstos.

En próximos artículos, analizaremos con mayor profundidad el certificado electrónico, cómo obtenerlo, el apoderamiento de terceros para la recepción de las notificaciones y la creación de un perfil adecuado en el portal de notificaciones electrónicas 060.