12 avantages d'Outlook sur Gmail pour les utilisateurs pro
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12 avantages d'Outlook sur Gmail pour les utilisateurs pro

12 avantages d'Outlook sur Gmail pour les utilisateurs pro

Nos clients et partenaires avouent facilement être fans inconditionnels d'Outlook et nombre d'entre eux délaissent les applications Google au profit d'Office 365. À l'écoute de leurs employés, ils savent qu'Office 365 est le choix idéal pour garantir la productivité et la satisfaction de leurs équipes. Vous trouverez ci-dessous les raisons les plus souvent invoquées par ceux qui privilégient Outlook à Gmail.

  1. Intégration des e-mails, du calendrier et des contacts : programmation des réunions, informations complémentaires sur les contacts, conférences téléphoniques ou réunions en ligne : Outlook est le centre de communication. La boîte de réception ultra-conviviale permet d'accomplir les tâches sans avoir à y réfléchir. Gmail tente régulièrement de nouvelles expériences (par exemple : nouvelle fenêtre de composition des messages, nouvelle boîte de réception) qui compliquent les choses.
  2. Accès hors ligne aux messages : Les clients ont besoin de travailler sur les messages sans s'inquiéter d'être connectés ou non à Internet. En avion, beaucoup adorent vider leur boîte de réception. Avec Outlook, les messages sont automatiquement envoyés dès que vous vous connectez. Avec Gmail, si vous êtes hors ligne, vous pouvez uniquement accéder aux messages du dernier mois et encore, seulement via Chrome et Safari.
  3. Organiser les e-mails à sa manière : Tous les utilisateurs ne travaillent pas de la même manière. Certains trient en créant des dossiers. Certains préfèrent conserver tous leurs messages dans leur boîte de réception, d'autres créer des « corbeilles » sur mesure. Les dossiers créés dans Outlook permettent toutes ces options. Gmail offre uniquement un système d'étiquettes pour organiser vos e-mails.
  4. Trier les messages par catégories pour rester organisé : Avec Outlook, vous pouvez affecter autant de catégories que vous le souhaitez à un élément (par ex : un message, un rendez-vous, une tâche etc.). Vous pouvez gérer votre temps à l'aide de codes de couleurs pour trier les événements de votre calendrier. Google ne permet pas d'associer les couleurs aux différents éléments des messages, ce qui dissuade de nombreux utilisateurs.
  5. Différentes possibilités de rechercher des messages : Les utilisateurs doivent avoir à leur disposition plusieurs options pour retrouver leurs messages : Outlook permet de trier les messages en fonction de leur date, de leur taille, de la période ou des dossiers. Gmail ne permet pas de trier les messages en fonction de leur taille, de leur date ou de leur expéditeur et il ne vous reste plus qu'à chercher !
  6. Marquer et modifier l'importance des messages : Outlook facilite le repérage des messages pour attirer rapidement l'attention. En l'absence du « point d'exclamation rouge », les utilisateurs de Gmail n'ont aucun moyen pour identifier les messages prioritaires.
  7. Définir des règles pour réduire les engorgements de messages : Nous continuons à progresser dans la lutte contre les surcharges de la boîte de réception. Certains utilisateurs organisés configurent des règles pour déplacer les messages dans différents dossiers et affecter des catégories. Gmail propose bien un filtre, mais finalement très limité.
  8. Informations complètes sur les contacts : Les cartes de contact d'Outlook permettent la saisie de nombreuses informations. Une photo est toujours agréable pour mettre un visage sur un nom. La « présence » indique le statut de l'utilisateur (occupé, hors ligne etc.). Vous pouvez initier une conversation avec le contact, programmer un rendez-vous, l'appeler au téléphone ou démarrer une conférence en ligne. Et contrairement à Gmail, la carte du contact Outlook permet également d'indiquer le poste, le service et le site du contact.
  9. Simplicité de planification des salles de réunion : Outlook permet de planifier les ressources telles que les salles de réunion et les projecteurs : il suffit pour cela de les ajouter comme ressource pour votre réunion. Les utilisateurs qui ont tenté de planifier leurs ressources via Gmail trouvent que le processus est trop compliqué car il nécessite un calendrier principal et à un calendrier secondaire.
  10. Mail Tips : Mail Tips est une aide d'Outlook qui évite l'envoi erronéà de grandes listes de distribution. Lors de la composition, un message apparaît pour vous avertir que votre message risque d'être envoyé à une grande liste de distribution. Gmail ne donne aucun avertissement lorsqu'un message urgent a pour destinataire une personne absente pendant plusieurs jours. Mail Tips si.
  11. Ignorer les conversation : Il vaut mieux ignorer certaines conversations. D'un simple clic, Outlook permet de déplacer tous les messages d'une conversation, anciens comme nouveaux, dans le dossier des éléments supprimés. L'option de nettoyage conserve uniquement le dernier fil de messages, en conservant l'ensemble des commentaires. Gmail permet bien de ne plus suivre une conversation, mais cette fonctionnalité n'est pas facile à trouver et ne fonctionne pas si le destinataire est rajouté dans la ligne « To ».
  12. Partage et délégation de calendriers : Les utilisateurs faisant beaucoup de travail administratif nécessitant la gestion de plusieurs calendriers trouvent Google Calendar particulièrement pénible. Il permet soit de partager toutes les informations sur le calendrier, soit uniquement de préciser si les plages horaires sont libres ou occupées. Outloo permet par contre de décider du niveau de détail à partager et de déléguer l'administration de votre calendrier.

Tout le monde n'utilise pas Outlook de la même manière. Indépendamment de votre fonction et de votre organisation, Outlook intègre des fonctionnalités clés qui vous aident à être plus productif.

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