La communication en temps réel est le credo des entreprises modernes. La suite logicielle
Office 365, spécifiquement conçue à l’intention des entreprises et des organisations, rend plus efficace et plus fluide le travail sur ordinateurs, smartphones ou tablettes. Ce service de cloud computing entièrement compatible avec Microsoft Office offre un environnement de travail familier et convivial. Vous trouverez ci-dessous une liste de 10 fonctions très pratiques destinées à vous faire gagner du temps, réaliser des économies et faciliter la collaboration avec vos partenaires, même s’ils se trouvent à l’autre bout du monde:
- Synchronisation avec les systèmes d’exploitation mobiles
Office 365 permet la synchronisation des e-mails, des calendriers et des contacts avec les téléphones Windows Phone, les iPhone, les iPad, mais aussi les smartphones Blackberry, Android et Symbian. Il offre également un accès aux documents via SharePoint, une transmission par Internet de vos présentations PowerPoint et la suppression à distance de vos données sur tous les appareils susmentionnés. Sur les téléphones Windows Phone et Symbian, l’affichage et l’édition de documents Word, Excel et PowerPoint interviennent via l’application Office Mobile.
- Office Web Apps
Office Web Apps peut s’utiliser via votre navigateur Internet, permettant ainsi un travail collectif sur vos documents Word, OneNote, Excel et PowerPoint. Principaux avantages : tous les collaborateurs accèdent à une même version des documents, ce qui évite les allers-retours par mail et permet de les modifier, où que vous soyez. Office Web Apps est compatible avec Office 2007, Office pour Mac 2008, Office 2010 et Office pour Mac 2011.
- Site Web intégré
Office 365 intègre votre
propre site Web et vos frais d’hébergement. Il offre des outils simples d’utilisation qui permettent de concevoir et de mettre en ligne votre propre site Web sans recourir à l’expertise d’un programmateur ou d’un webdesigner. Vous utilisez les interfaces Office qui vous sont déjà familières, où sont proposés des modèles prêt-à-l’emploi qui facilitent l’édition et l’actualisation de votre site. Vous êtes libre d’utiliser le nom de domaine de votre choix afin de favoriser la promotion de votre entreprise.
- Vidéoconférences
Les déplacements permanents et les frais qu’ils engendrent sont désormais de l’histoire ancienne. Office 365 permet des communications téléphoniques et vidéo rapides entre votre PC et d’autres utilisateurs Lync. Il suffit de cliquer sur Outlook pour lancer une conférence ou une présentation. Les difficultés inhérentes à la dissémination géographique de votre réseau d’employés et de clients pourront ainsi être efficacement surmontées. Pour chaque conférence vidéo ou Internet, vous pouvez ajouter jusqu’à 250 participants, internes ou extérieurs à votre société, tout en conservant une vue d’ensemble de l’audience et des intervenants. Le partage du bureau, des fichiers et des présentations est possible depuis n’importe quel PC. Office 365 offre en outre une fonctionnalité de gestion et d’approbation des invitations.
- Messagerie instantanée
La
messagerie instantanée constitue une solution idéale pour communiquer en direct, y compris avec des correspondants faisant partie d’autres organisations. Il suffit de passer par Lync, programme Microsoft spécialisé doté d’outils de travail en réseau. Il suffit d’un clic pour entrer en contact avec les autres utilisateurs d’Office 365, de Windows Live et de Windows Live Messenger. Des fonctions telles que l’indicateur de présence permettent de vérifier la disponibilité de vos interlocuteurs.
- Partage de fichiers
L’une des fonctions clés d’Office 365 est le
partage de fichiers avec des utilisateurs paramétrés au préalable. Vous pouvez ainsi envoyer une invitation à vos employés et clients pour leur demander d’éditer en ligne vos documents tels que vos présentations ou contrats. Le partage est particulièrement utile dans le cadre de collaborations et de conférences, évitant les fastidieux envois par e-mail et les conversions de documents qu’ils nécessitent.
- Synchronisation des équipes
Réunion avec vos employés ou travail d’équipe : Office 365 permet une coopération efficace, quelle que soit votre position géographique. Exit les longues réunions en salle de conférence ! Toutes vos rencontres peuvent désormais avoir lieu en ligne et vos employés n’ont plus qu’à se tenir respectivement informés de la progression des tâches. Les idées innovantes peuvent être partagées par le biais de blogs et de wikis, qui permettent de retrouver rapidement les informations via les fonctions de recherche.
- Plateforme sociale
Combien de fois vous êtes-vous trouvé seul et désemparé face à un problème que seul un spécialiste était en mesure de résoudre ? Avec les plateformes sociales, il vous suffit de quelques clics pour trouver un individu possédant l’expertise et les compétences dont vous avez besoin. Ces plateformes contribuent également à l’instauration d’une atmosphère de travail harmonieuse et favorisent les liens d’amitié, en fonction des intérêts de chacun.
- E-mail et calendrier
Office 365 permet de configurer les comptes d’utilisateurs en quelques secondes. Chaque utilisateur dispose de
25 Go de stockage pour les e-mails à conserver et peut personnaliser les paramètres de sa boîte de réception ainsi que ses notifications. Autre détail pratique : les comptes supprimés peuvent être remis en service sous un délai de 30 jours. Grâce aux calendriers, les collaborateurs peuvent indiquer leurs disponibilités pour planifier les réunions en évitant les appels téléphoniques croisés.
- Sécurité
La technologie de communication sur le cloud nécessite une parfaite sécurité. Office 365 fait partie des premiers service de cloud computing à se conformer aux exigences techniques et administratives de la norme ISO 27001, qui s’est érigée comme l’une des meilleures références au monde en termes de sécurité. Vos données sont ainsi protégées à cinq niveaux différents : données, application, hôte, réseau et transmission. La surveillance proactive permet d’identifier et d’éliminer les menaces potentielles et inconnues provenant d’Internet. Les restrictions permettent de réduire le nombre d’opérateurs accédant aux serveurs de production, offrant ainsi une sécurité accrue et une
protection des données sur le cloud. Les nombreux outils proposés permettent d’impliquer chaque employé dans la sécurité de l’entreprise, notamment grâce à la fonction de suppression à distance des données confidentielles en cas de perte de leur smartphone.
