10 étapes pour une gestion efficace des licences logicielles

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10 étapes pour une gestion efficace des licences logicielles

10 étapes pour une gestion efficace des licences logicielles

Les dirigeants et chefs d’entreprises sont responsables du respect des dispositions légales, et non les employés. Aussi, il est dans l’intérêt de votre société de mettre en place des actions efficaces pour la gestion du parc logiciel.

L’utilisation de logiciels piratés peut avoir de lourdes conséquences pour l’organisation. Une société suspectée d’utiliser des programmes logiciels de façon illégale met en jeu sa réputation. Il ne faut pas sous-estimer non plus les frais de licences consécutifs, le montant des dommages et intérêts, les honoraires d’avocat et autres frais judiciaires pouvant en résulter. Microsoft met à la disposition des entreprises de nombreux services dédiés à une administration économique et performante des licences, pour prévenir tout risque d’utilisation illégale.

Pour pouvoir apporter la preuve que vous avez acheté vos programmes logiciels de façon parfaitement régulière, et que vous êtes autorisé à les utiliser, il est important de disposer d’un inventaire à jour de vos actifs logiciels et de conserver les éléments suivants:

1ère étape
Les ordinateurs en service dans ma société sont-ils tous équipés d’une version complète de Windows?

2ème étape
Si oui, suis-je en possession des éléments suivants pour mes licences?

  • Médias d’origine (CD-ROM et/ou disquettes)
  • Document généralement appelé «Contrat de licence pour l’utilisateur final» (CLUF)
  • Certificats d’authenticité
  • Manuels et directives
  • Version imprimée des contrats de licence passés en ligne
  • Factures et/ou justificatifs

3ème étape
Assurez-vous que des dispositifs appropriés sont mis en œuvre sur les PC et le réseau pour restreindre les téléchargements et éviter les accès non contrôlés à l’Internet, ainsi que le téléchargement indépendant de logiciels par vos employés.

4ème étape
Dans ma société, des directives formulées en termes explicites interdisent aux collaborateurs d’utiliser des logiciels sans licence (et les informent des conséquences qui peuvent en découler).

5ème étape
S’adresser à des fournisseurs agréés pour les achats de logiciels.

6ème étape
Lors de rachats et de fusions d’entreprises, il n’y a pas d’évaluation globale et systématique, et l'on omet souvent de vérifier si des licences valides sont disponibles pour tous les logiciels du parc.

7ème étape
Directives internes pour les achats de logiciels

8ème étape
Faire le bon choix pour les licences d’accès serveurs (licence par dispositif ou licence par utilisateur)

Assurez-vous que le responsable informatique soit parfaitement informé des options et licences disponibles.

9ème étape
Définition claire des licences utilisées dans chaque service et dans chaque unité.

10ème étape
Protection vis-à-vis des accès avec des machines n’appartenant pas à la société (terminaux mobiles, itinérance ou Citrix sur des clients privés).
Le respect de ces différents points et l’introduction d’une politique d’entreprise appropriée sont les fondements d’une gestion efficace de votre parc de logiciels.

Si vous avez des doutes ou des questions, vous pouvez contacter nos spécialistes de la gestion des actifs logiciels à l'adresse sw-asset@microsoft.com ou vous tourner vers votre partenaire.

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