I vantaggi di Office Web Apps
Uno dei principali vantaggi di disporre di strumenti integrati come Office Web Apps per aprire una vasta gamma di documenti è che molte operazioni, che prima richiedevano diversi passaggi, ora si possono effettuare con un semplice clic. Tutto questo senza bisogno di uscire dalla finestra del browser e senza la necessità di utilizzare strumenti esterni. Grazie alle nuove funzioni di Hotmail è possibile aprire e modificare i documenti Office allegati alle email direttamente dalla posta web, senza bisogno di scaricare i file. Se spedisci documenti via Hotmail, l'integrazione automatica con Skydrive permette di inviare in un solo messaggio fino a 10GB di documenti senza intasare la casella di posta dei propri contatti. Questo permette di condividere con praticità e sicurezza i tuoi documenti. Infatti, se per esempio ti trovassi a lavorare su un computer pubblico o non sicuro, nulla verrebbe memorizzato sul PC locale. Quando spedisci i documenti puoi inoltre stabilire fino a che data renderli accessibili e disponibili online ai tuoi contatti.
Inviare i documenti
Sfruttando l’integrazione di SkyDrive con Hotmail, proveremo ora a inviare un documento di Office. Per prima cosa fai clic su Nuovo per creare un nuovo messaggio di posta elettronica, seleziona quindi Documenti di Office nella barra Inserisci, evidenziata in Figura 1.
Figura 1: tramite la barra inserisci è possibile inviare un documento di Office direttamente da una casella Hotmail.
Si aprirà una finestra di Esplora Risorse dalla quale selezionare il documento da allegare. Fai clic sul documento e quindi sul pulsante Apri. I documenti caricati in questo modo vengono automaticamente salvati su SkyDrive. Questo significa che si possono condividere file anche molto pesanti (per un massimo di 50MB l'uno e fino a 10GB per messaggio). Il destinatario non troverà gli allegati tradizionali nel messaggio, ma una serie di collegamenti. In alternativa potrà scaricare tutti i file in una cartella compressa.
Come visibile in Figura 2, ora il nostro documento, in questo caso un file di Excel, è stato allegato al messaggio e appare il messaggio Il documento in linea è stato salvato su SkyDrive.
Figura 2: il documento di Office è stato salvato su SkyDrive.
Premendo su Invia il messaggio verrà preparato con il link al documento Office su SkyDrive e inviato al destinatario. Ricorda sempre che il documento, per quanto grande sia, non è in realtà allagato al messaggio che hai inviato.
Ricevere i documenti
Quando ricevi una mail spedita i questo modo, come visibile in Figura 3, trovi un collegamento al documento salvato su SkyDrive. Facendo clic su questo collegamento, il documento verrà aperto automaticamente online con Office Web Apps.
Nota:
Sebbene la possibilità di spedire e modificare i documenti online sia vantaggiosa, se ricevi un messaggio Hotmail con un documento Office allegato con SkyDrive, puoi sempre scaricarlo sul tuo computer e modificarlo con l'applicazione desktop, facendo clic su Scarica tutto.
Figura 3: il messaggio ricevuto da Hotmail con un documento Office allegato con SkyDrive.
Per passare dalla lettura alla modifica puoi usare la voce Modifica nel Browser. Una volta effettuata la modifica, non è necessario salvare il documento, in quanto tale funzione è automatica.
Se una volta modificato il documento vuoi rispedirlo, chiudilo facendo clic sulla X posta alla destra della finestra. Una volta chiuso portati con il mouse sopra al nome del documento: apparirà la barra dei menu, che puoi vedere in Figura 4, dalla quale dovrai scegliere Altro > Condividi e quindi Invia un collegamento.
Figura 4: condivisione di un documento ricevuto
Nota:
Se hai scaricato il documento e vuoi caricarlo su SkyDrive, puoi farlo direttamente da Office, aprendo la scheda File, selezionando Salva e invia e quindi Salva su Web. (vedi anche il post su PMI Blog)
