Elenco di controllo per le vacanze: il tuo PC è pronto?
 

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    Elenco di controllo per le vacanze: il tuo PC è pronto?

    System Account
    06:38 AM
    Elenco di controllo per le vacanze
     
    Cancellare gli appuntamenti e far sapere ai colleghi che non sarai in ufficio sono solo alcune delle cose da fare per partire con la "coscienza pulita". Ecco alcuni consigli per essere sicuro che la tua attività proceda liscia come l'olio, anche quando non ci sei.
     
    Nota: alcune delle funzionalità descritte in questo articolo richiedono Microsoft Exchange Server.
     
    1.     Rifiuta le prossime riunioni
    Rifiuta o elimina le riunioni pianificate durante la tua assenza. Per rifiutare una riunione con Microsoft Outlook 2010, Outlook 2007, o Outlook 2003:
    1.  Apri l'occorrenza della riunione nel calendario e fai clic su Rifiuta.
    2. Se sei l'organizzatore della riunione, chiedi a un collega di sostituirti oppure invia un messaggio di annullamento ai partecipanti.
    • Per annullare la riunione in Outlook 2010, seleziona l'occorrenza della riunione e quindi, nella scheda Strumenti Calendario della Barra multifunzione, nel gruppo Azioni, fai clic su Annulla Riunione.
    • Per annullare la riunione in Outlook 2007, seleziona la scheda Riunione e fai quindi clic sull’icona Annulla Riunione.
    • Per annullare la riunione in Outlook 2003, apri l’occorrenza della riunione e, nel menu Azioni, fai clic su Annulla Riunione.
    2.     Aggiorna il messaggio di saluto della tua casella vocale
    Registra un messaggio vocale per far sapere a collaboratori e clienti che sarai fuori ufficio per un periodo di tempo. Comunica il nome della persona da contattare per esigenze immediate, così come la data del tuo rientro in ufficio.
    3.     Assicurati che le dimensioni della casella di posta elettronica non eccedano i limiti
    Se sarai assente per un lungo periodo di tempo, corri il rischio che la tua casella di posta Outlook superi il limite di dimensioni impostato dal tuo reparto IT. Una cartella di posta in arrivo piena ti impedirà di inviare o ricevere messaggi durante la tua assenza. Prima di partire, utilizza lo strumento Pulizia cassetta postale in Outlook per verificare e gestire le dimensioni della tua casella di posta. In Outlook 2007 o Outlook 2010, nel menu Strumenti, fai clic su Riordino cassetta postale. In Outlook 2010, fai clic sulla scheda File per aprire la Visualizzazione Backstage. Quindi, nella scheda Informazioni, fai clic su Strumenti pulizia. Puoi visualizzare le dimensioni totali della tua casella di posta e delle singole cartelle, oppure trovare e archiviare elementi più vecchi di una determinata data.
    4.     “Blocca” il tuo calendario
    Non dimenticare di segnalare la tua assenza nel calendario di Outlook per far sapere ai colleghi che non sei disponibile per eventuali riunioni. Per bloccare le ferie, non devi far altro che creare un appuntamento in Outlook che mostri che sei fuori ufficio:
    1.  In Outlook 2010, con il Calendario aperto, nella scheda Home, nel gruppo Nuovo, fai clic su Nuovo Appuntamento. In Outlook 2007 e Outlook 2003, nel menu File, seleziona Nuovo e quindi fai clic su Appuntamento.
    2. In Ora inizio e Ora fine seleziona rispettivamente la data di inizio e di fine delle ferie.
    3. Seleziona la casella di controllo Giornata intera.
    4. In Mostra come, seleziona Fuori sede.
    5. Fai clic su Salva e chiudi.
    5.     Non far scadere la tua password
    Il reparto IT potrebbe aver impostato un limite di validità per la tua password. Se starai via per oltre 14 giorni, cambia la password di rete per essere sicuto che non scada mentre non sei in ufficio. Per modificare la tua password, premi CTRL + ALT + CANC e seleziona Cambia password. Per verificare l'efficacia della tua password, usa il nostro strumento online
    Password checker

    Nota: se non riesci a cambiare la password usando le opzioni di Windows dopo aver premuto CTRL + ALT + CANC, rivolgiti al tuo amministratore di sistema per la procedura da utilizzare nella tua organizzazione.
    6.     Metti al sicuro il tuo laptop
    Se non porti il laptop con te in vacanza, lascialo a casa oppure chiudilo a chiave in un cassetto della scrivania. Se invece lo porti con te, tutela i tuoi dati in caso di furto. Leggi i consigli (e guarda il video) per la
    memorizzazione e la cancellazione sicura dei documenti in Windows XP e Windows Vista, e segui il pratico "come fare" sulla protezione dei dati con Bitlocker in Windows 7.
    7.     Attiva le Risposte automatiche (Fuori sede)
    In Outlook 2010 puoi utilizzare Risposte automatiche (Fuori sede) per far sapere a chi ti invia messaggi di posta che sei fuori ufficio. In Outlook 2007 e Outlook 2003, questa funzionalità è nota come Regole fuori sede. Questa funzione di Outlook consente l'invio di una risposta automatica ai messaggi ricevuti mentre sei in vacanza. Nella risposta, inserisci le informazioni sulla persona che ti sostituisce. Puoi anche definire delle regole per archiviare i messaggi che ricevi e per inviare risposte specifiche a persone specifiche.
    • Per attivare Risposte automatiche (Fuori sede) in Outlook 2010, nella scheda File della Visualizzazione Backstage, fai clic sulla scheda Informazioni e seleziona Risposte automatiche.
    • Per attivare Regole fuori sede in Outlook 2007 o Outlook 2003, nella scheda Strumenti, fai clic su Regole fuori sede.
    Puoi creare un messaggio di risposta automatica per comunicare alle persone, sia all’interno sia all’esterno della tua organizzazione, importanti informazioni come la data del tuo rientro e chi contattare in caso di emergenza.
     
     
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