Come organizzare il magazzino
 

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  • giu
    14
    20
    11

    Come organizzare il magazzino

    System Account
    08:04 AM

    Il personale addetto alla gestione del magazzino rientra nella logica della formazione aziendale, al fine di far acquisire tutte quelle competenze utili e necessarie non solo per perseguire l’aumento della capacità lavorativa in termini qualitativi, ma anche al fine di ridurre eventuali rischi a carico dell’impresa per il non corretto e completo espletamento delle mansioni affidate.

    Le attività di formazione del personale rientrano fra gli obiettivi aziendali al fine di adeguare ed elevare la professionalità e le competenze del personale dipendente, in stretta connessione con l’innovazione tecnologica ed organizzativa dei processi produttivi e distributivi. Essa persegue quindi lo scopo dell’aumento della competitività dell’impresa attraverso il rafforzamento e qualificazione professionale dei dipendenti.
     
    Le azioni formative
     
    Le azioni formative possono avere carattere aziendale, pluriaziendale o individuale. Inoltre esse si suddividono in:
     
    obbligatorie, se sono stabilite da norme di legge o regolamentate da CCNL,
    facoltative, se promosse dall’impresa al fine di qualificare il proprio personale dipendente.
     
    Esse possono venire finanziate da soggetti terzi oppure risultare a completo carico dell’impresa. Va al riguardo fatto presente che le imprese assoggettate al contributo integrativo per l’assicurazione obbligatoria contro la disoccupazione (art. 12 legge n. 160/1975) hanno titolo di richiedere per la formazione aziendale un finanziamento pubblico. Data la crescente importanza della formazione del personale dipendente sono stati istituiti dei fondi paritetici interprofessionali nazionali per la formazione continua (art. 118, legge n. 388/2000) per il finanziamento di piani formativi aziendali, settoriali e territoriali la cui copertura è garantita con il contributo pari allo 0,30% (art. 25, comma 4, legge n. 845/ 1978) versato dai datori di lavoro con la contribuzione a copertura della disoccupazione involontaria. Inoltre con la legge n. 236/1993 è stato previsto il finanziamento di progetti di formazione continua con interventi da parte del Ministero del Lavoro, delle Regioni e Province autonome, riguardanti la formazione, l’aggiornamento e la riqualificazione del personale dipendente.
    In linea generale le azioni formative debbono:
     
    1.
    avere come obiettivo l’aumento della competitività dell’impresa ed il rafforzamento professionale ed occupazionale dei lavoratori;
    2.
    riguardare le aree della: qualità , innovazione tecnologica ed organizzativa, sicurezza e protezione ambientale.
     
    Le funzioni
     
    Naturalmente anche il personale addetto alla gestione del magazzino rientra nella logica della formazione aziendale, al fine di far acquisire tutte quelle competenze utili e necessarienon solo per perseguire l’aumento della capacità lavorativa in termini qualitativi, ma anche al fine di ridurre eventuali rischi a carico dell’impresa per il non corretto e completo espletamento delle mansioni affidate. In linea generale il sistema logistico di un’impresa è comprensivo delle seguenti funzioni:
     
    trattamento fisico e contabile degli ordini di vendita;
    trattamento fisico e contabile degli ordini di acquisto;
    controllo fisico e contabile dei beni inviati e ricevuti dalla produzione;
    inventario fisico-contabile e magazzinaggio e/o deposito dei beni ricevuti;
    spedizione, carico/scarico, trasporto dei beni ricevuti o da spedire/consegnare;
    predisposizione delle liste fornitori/clienti, compresi i vettori e spedizionieri.
     
    Organizzazione interna
     
    Da ciò deriva come conseguenza che le azioni di aggiornamento devono riguardare tutte le situazioni riferibili all’organizzazione interna del settore della logistica. Esse devono venire organizzate al fine di tenere presenti gli aspetti relativi a:
     
    settore tecnologico e tecnico;
    organizzazione ed operatività della logistica;
    settore commerciale e contabile;
    settore della distribuzione interna ed esterna.
     
     
    Settore tecnologico della logistica
     
    Con l’introduzione dell’informatica nell’organizzazione aziendale delle imprese è indispensabile tenere presente che venga provveduto a raccordare il sistema operativo dei dati attraverso un circuito interno che comprenda il settore logistico all’interno del sistema commerciale e contabile. Ciò comporta la necessità di procedere all’aggiornamento continuo del sistema informatico e del personale addetto al fine di essere sempre nella condizione di rispondere in forma ottimale alle necessità aziendali. Un altro problema è quello di formare il personale in relazione al sistema delle apparecchiature in dotazione le quali devono risultare sempre tecnologicamente avanzate al fine di ottenere il massimo del rendimento operativo relativo all’attività espletata. Infatti l’incremento tecnologico della logistica comporta come conseguenza diretta la necessità di un continuo aggiornamento del personale al fine di adeguare le relative conoscenze del fattore umano alle nuove realtà operative aziendali. è necessario pertanto tenere presente che una diversa organizzazione strutturale della logistica comporta come conseguenza la necessità di porre in essere degli aggiornamenti in favore del personale addetto, al fine di fargli avere quel bagaglio di conoscenze utili per la migliore utilizzazione degli strumenti a disposizione. Naturalmente la formazione dovrà essere programmata anche in funzione delle mansioni che ciascun soggetto è chiamato ad espletare, al fine di non disperdere le nozioni impartite in meri concetti teorici. L’aggiornamento tecnologico del personale deve poi essere comparato con quello relativo all’organizzazione tecnica del magazzino.
     
    Settore operativo ed organizzativo
     
    In linea generale il settore operativo della logistica deve risultare strutturato al fine di rispondere in forma ottimale alle esigenze aziendali. Tali esigenze possono essere in tal modo riassunte:
     
    1.
    le aree destinate alla logistica devono non solo rispondere alle reali necessità aziendali, ma anche tenere conto di possibili ampliamenti legati all’aumento delle vendite;
    2.
    gli strumenti operativi debbono sempre risultare adatti alla conservazione dei beni in giacenza;
    3.
    i mezzi di trasferimento interno del materiale devono risultare idonei alla movimentazione complessiva dei beni sia in termini di efficienza che di sicurezza per il personale addetto;
    4.
    le strutture del magazzino devono venire realizzate tenendo conto delle esigenze di peso, volume, stivaggio e prelevamento dei materiali garantendo l’espletamento dell’attività in forma sicura e corretta;
    5.
    l’ubicazione dei materiali deve essere effettuata tenendo conto delle esigenze produttive e distributive dei materiali;
    6.
    il sistema logistico deve risultare dotato di tutti gli impianti di sicurezza e di tutti i dispositivi antinfortunistici previsti dalle vigenti disposizioni di legge (es. antincendio, pronto soccorso, sicurezza impianti e macchinari, ecc.).
     
    Tipologia di organizzazione
     
    Per porre in essere tale struttura è indispensabile studiare un piano operativo la cui attuazione pratica può richiedere l’intervento nel tempo di analisi comparate da porre in essere con la collaborazione dei soggetti operanti nella logistica aziendale. Da ciò nasce la necessità di programmare degli incontri periodici al fine di analizzare nel complesso le procedure ottimali da attuare. Tali incontri costituiscono la formazione tecnico-organizzativa degli operatori della logistica. Non va infatti dimenticato che gli studi di organizzazione tecnica (lay-out) suggeriscono agli operatori del settore la scelta dei seguenti due tipi organizzativi del magazzino:
     
    a) in linea diretta (straight line) o a dislocazione orizzontale entrata-uscita
    La cui organizzazione del magazzino si pone in forma orizzontale con la produzione mediante l’organizzazione delle materie prime, sussidiarie e materiale di consumo finalizzati alla produzione, mentre l’entrata in magazzino dei prodotti, sottoprodotti e materiali di recupero è finalizzata e dislocata per la loro uscita dall’azienda.
    b) in forma di U
    Con la creazione di un’unica area in cui vengono collocati sia le materie prime ed i semilavorati, sia i prodotti finiti e sottoprodotti. Ciò al fine di poter economizzare gli spazi del magazzino.
     
    Movimenti dei materiali
     
    Altro importante aspetto è anche quello relativo all’organizzazione dei movimenti dei materiali all’interno del magazzino, delle operazioni interne di immagazzinamento e di conservazione dei materiali, delle operazioni di entrata e di uscita dei beni con la relativa documentazione. Le relative operazioni devono essere effettuate con criteri di razionalità al fine di renderle celeri e sicure. Al riguardo lo studio e la valutazione delle operazioni deve essere finalizzato al fine di:
     
    1.
    ottenere il razionale sfruttamento degli spazi in senso orizzontale e verticale, stivare i materiali con criteri tali da risolvere le esigenze di prelevamento degli stessi;
    2.
    disporre i materiali in uno stato di sicurezza oggettiva, studiando anche gli strumenti più sicuri, ed in modo da consentire l’accesso ad ogni punto del magazzino;
    3.
    programmare il prelievo dei materiali allo scopo di rendere l’operazione il più agevole possibile e nello stesso tempo meno costosa;
    4.
    prevedere operazioni di controllo sullo stato di conservazione dei materiali, al fine di identificare le eventuali alterazioni e studiare le relative cause per ricercare le soluzioni alternative;
    5.
    disporre il materiale in modo da consentire la sua rotazione fisica e ridurre i rischi di invecchiamento dello stesso.
    Il piano operativo
     
    In altri termini è necessario predisporre un piano operativo finalizzato alla soluzione deiseguenti due problemi:
     
    1.
    corretta disposizione dei materiali ed ottimale loro stato di conservazione, mediante ricerca di standard di sistemazione logistica, e con l’impiego di tecniche, procedure ed attrezzature di tipo innovativo;
    2.
    esame coordinato delle tipologie relative ai movimenti interni dei materiali al fine di rendere sempre più economico il loro spostamento.
    Per perseguire a tutti questi obiettivi è indispensabile che venga programmato un sistema di analisi e unitamente ad un programma di formazione continua di tipo tecnico-operativo finalizzato a fornire al personale addetto le informazioni utili al miglioramento delle conoscenze per porre in essere le operazioni connesse con l’organizzazione tecnica aziendale del magazzino.
     

    Organizzazione contabile e commerciale del magazzino

    Va precisato che l’organizzazione commerciale e contabile del magazzino deve venire attuata al fine di fornire agli altri settori dell’impresa il flusso di informazioni per risolvere le esigenze di

     

    tipo tecnologico o produttivo, al fine di permettere il normale approvvigionamento di materie e beni per la produzione aziendale;
    rilevanza commerciale, legata alla disponibilità di prodotti per la vendita, in particolare per quelle aziende produttrici in lotti continui o in serie o di serie;
    carattere economico, connesse con la programmazione degli acquisti in forma razionale, sfruttando le condizioni di mercato al fine di ricercare quelle più vantaggiose rispetto alle necessità aziendali;
    carattere amministrativo, attraverso il controllo dei movimenti di magazzino e per la redazione degli inventari a quantità e valore finalizzati al controllo della gestione imprenditoriale;
    carattere finanziario, con lo scopo di evitare l’eccessivo accumulo di scorte di magazzino con un conseguente immobilizzo finanziario;
    carattere fiscale, per consentire il controllo nella determinazione delle imposte a carico dell’impresa connesse con il valore delle rimanenze finali.

     

    Infatti, una buona contabilità di magazzino deve essere studiata al fine di consentire il controllo della gestione ottimale degli stock di materiali, con la conseguente riduzione a valori minimali dei:

     

    rischi di deperimento, invecchiamento o perdita di valore dei materiali;
    costi di gestione e finanziari relativi al mantenimento delle scorte;
    rischi di fermate produttive per mancato o carente approvvigionamento di materiali;
    rischi di perdita di clientela e di mercati per mancanza di prodotti nei termini contrattuali.

     

    Contabilità di magazzino

    In linea generale per organizzare una corretta e completa contabilità di magazzino è necessario procedere nel modo seguente:

     

    1.
    individuazione, classificazione e codificazione dei materiali suddividendoli in categorie omogenee (es. materie prime, materie sussidiarie, materiale di consumo, semilavorati acquistati e prodotti, prodotti finiti e sottoprodotti, materiali di ricambio, beni di consumo, residui e scarti di produzione, ecc.);
    2.
    definizione di ciascun materiale contabilizzato con riferimento alle caratteristiche merceologiche specifiche ed all’unità di misura adottata dall’impresa;
    3.
    riduzione e selezione del tipo di materiale impiegato nell’impresa;
    4.
    suddivisione del magazzino in aree distinte per tipologia di materiale, con la creazione di una pianta riproducente le categorie di materiale giacente e contabilizzato;
    5.
    redazione periodica dell’inventario generale dei materiali giacenti in magazzino, con l’indicazione per ciascuno la quantità relativa alla scorta minima ed a quella conveniente, per poter effettuare le relative comparazioni.

     

    Per raggiungere questi obiettivi è necessario procedere all’espletamento di un programma di formazione del personale finalizzato da un lato a far acquisire le tecniche operative per l’esecuzione ottimale dei compiti affidati, dall’altro per controllare e pianificare gli interventi finalizzati al miglioramento dell’attività contabile della logistica. Nel contempo è indispensabile collegare il settore del magazzino con quello commerciale al fine di poter pianificare le procedure di collegamento dei settori con particolare riferimento alle informazioni indispensabili per il ricevimento dei beni ordinati in acquisto e per la consegna o il trasporto dei beni venduti.

    L’attività di formazione assume particolare rilevanza nel settore della distribuzione interna ed esterna con particolare riferimento all’utilizzo dei mezzi di trasporto interno ed esterno, con riferimento anche alle condizioni contrattuali convenute.
    Al riguardo è indispensabile suddividere la formazione del personale addetto all’utilizzo dei mezzi di trasporto interni in due parti:
     
    conoscenza delle tecniche e procedure per l’utilizzo di tali mezzi e presenza dell’idoneità fisica del personale addetto;
    conoscenza dei rischi ed oneri connessi con le operazioni di carico/scarico del materiale dal/in magazzino.
     
    Lo scarico dei beni
     
    Il personale addetto ai mezzi di trasporto interno (carri ponte, muletti, mezzi di trasporto movimentati all’interno dei magazzini) deve risultare fisicamente e psicologicamente idoneo al loro utilizzo. A tal fine dovrà essere sottoposto a particolari visite periodiche di controllo a cura del medico del lavoro operante nell’impresa.
    Tale personale deve risultare altresı` capace all’utilizzo ottimale dei mezzi di trasporto mediante acquisizione delle conoscenze tecniche relative al posizionamento e sollevamento del materiale nel mezzo utilizzato. Tali conoscenze debbono periodicamente essere controllate mediante opportune verifiche attitudinali del personale con la relativa formazione. Deve periodicamente essere accertato che il personale addetto conosca la capacità massima di sollevamento e spostamento dei mezzi utilizzati.
    Tali conoscenze debbono risultare sicuramente acquisite dal personale addetto allo scarico dei materiali che entrano nei magazzini, unitamente alla conoscenza e lettura dei documenti di trasporto. Va tenuto presente che il personale addetto allo scarico dei beni introdotti nel magazzino provveda ad effettuare, anche solo a campione, la verifica dei beni arrivati al fine di stabilire se gli stessi risultano conformi in termini qualitativi e quantitativi rispetto a quelli ordinati, al fine di evitare il ricevimento e l’accettazione di beni non conformi. Sarà poi sua cura provvedere alla loro introduzione nel magazzino in base alle classificazioni aziendali. Diverse sono invece le conoscenze che debbono possedere i soggetti che effettuano il carico dei beni da consegnare ai vettori per il trasporto a destino dei vari clienti. Infatti tali soggetti, oltre alle conoscenze tecniche dei mezzi di trasporto e sollevamento interni utilizzati per il carico, debbono conoscere e controllare:
     
    l’idoneità e la portata massima del mezzo da caricare;
    le tecniche di caricamento ed il posizionamento del materiale caricato nel mezzo, al fine di garantire che lo stesso rimanga posizionato nel mezzo durante tutto il tragitto fino a destino;
    le forme di ancoraggio dei beni caricati nel mezzo di trasporto;
    l’esistenza di un orario giornaliero residuo in favore del mezzo per il trasporto dei beni da caricare;
    l’esistenza della documentazione che attesta l’idoneità del vettore all’effettuazione del trasporto dei beni caricati.
     
    Per tali conoscenze è indispensabile procedere ad una formazione periodica portando a conoscenza del personale addetto di tutti gli elementi tecnici e giuridici necessari per avere la certezza di un apprendimento ottimale.
    Inoltre il personale che effettua il carico deve conoscere se tale operazione risulta effettivamente contrattualizzata. In caso contrario prima di procedere al carico deve informare dell’incongruenza il responsabile della logistica. In altri termini tale personale deve risultare a conoscenza dei termini di resa contrattualizzati ricordando che è a carico del venditore l’onere ed il rischio del caricamento dei beni quando sia stato utilizzato un termine di resa del gruppo F, C, D (INCOTERMS 2000), mentre è a carico dell’acquirente il carico dei beni venduti con il termine di resa EXW (franco fabbrica). Inoltre deve essere precisato agli addetti al caricamento dei beni che hanno la responsabilità penale per le operazioni di carico eseguite, nel caso che il carico sia stato eseguito in forma non regolare ed abbia generato delle fattispecie delittuose, con il riconoscimento della colpa grave o dolo da parte del soggetto caricatore.
    In questo caso la formazione degli addetti è molto importante in quanto mira a dimostrare che i responsabili della logistica (e l’amministratore dell’impresa) hanno usato la diligenza di informare il personale addetto della responsabilità e della diligenza da usare per l’effettuazione corretta dei relativi carichi.
     
    Il trasporto dei beni
     
    Per quanto riguarda il trasporto dei beni con utilizzo di mezzi di trasporto di proprietà del venditore, si deve precisare che lo stesso si assume la responsabilità non solo del carico dei beni ma anche del loro trasporto fino a destino e del relativo scarico (a meno che non sia stato contrattualizzato che tale operazione deve essere eseguita a cura ed onere dell’acquirente destinatario con i propri mezzi). Deve pertanto essere verificata l’idoneità dei mezzi utilizzati, nonche´ la loro portata massima, e devono essere impartite precise istruzioni al personale dipendente che conduce il mezzo all’osservanza del Codice della strada (compresi i limiti di velocità ) senza alcuna riserva. Nel mezzo dovrà essere aggiunto al libretto di circolazione un certificato attestante la posizione previdenziale del conducente, sottoscritto dal legale rappresentante dell’impresa venditrice. Anche per questo personale deve essere periodicamente impartita una formazione periodica integrata dalla conoscenza della documentazione accompagnatoria ai beni trasportati per i relativi controlli su strada.
     
    Conclusioni
     
    La predisposizione della formazione al personale della logistica richiede l’elaborazione di un piano generale con lo studio di piani di formazione differenziati a seconda del personale e delle mansioni espletate. Deve essere tenuto presente che la formazione va programmata a scadenze definite al fine di permettere al personale di potersi organizzare per essere sempre presente ai corsi di aggiornamento.
    Deve essere precisato che l’obbligo alla formazione è richiesto anche agli operatori eco nomici organizzati (soggetti abilitati dalle dogane ad espletare in proprio le operazioni doganali) al fine di dimostrare che l’organizzazione è in grado di rispettare i requisiti di sicurezza.
     
    Il questionario di valutazione
     
    A tal fine le dogane richiedono agli operatori la predisposizione di un questionario di valutazione finalizzato alla valutazione delle seguenti informazioni:
     
    il tipo di merce che viene commercializzata;
    il tipo e la dimensione dei locali e fabbricati destinati al magazzinaggio dei beni ed alla loro produzione;
    il reclutamento del personale addetto alla logistica, l’eventuale ricorso a personale interinale, l’impiego di manodopera in subappalto;
    le forme di trasporto della merce, con le procedure di carico e scarico, il sistema elettronico adottato, i documenti e le scritture contabili in dotazione del magazzino;
    gli ultimi incidenti verificatesi all’interno della logistica.
     
    L’operatore deve poi delineare e documentare un programma di politica operativa in materia di sicurezza con l’indicazione delle procedure da porre in essere al fine di individuare i relativi rischi. In altri termini l’operatore deve garantire le misure di sicurezza in merito a: integrità fisica dell’impresa e dell’operatore interessato, unità di carico, processi logistici, merce in entrata e suo magazzinaggio, processi di produzione dei beni, carico delle merci, servizi esterni, collegamenti operativi con i fornitori, servizi di sorveglianza locali, ecc. Anche in questo caso è indispensabile procedere alla programmazione di piani di formazione interni al fine di garantire l’espletamento delle procedure nel rispetto delle disposizioni doganali.
     

    Autore: Renzo Pravisano
    Fonte:
    PMI - Ipsoa Editore, Giugno 2010
     
     

     

     
 

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