12 motivi per cui Outlook viene preferita a Gmail per lavoro

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12 motivi per cui Outlook viene preferita a Gmail per lavoro

12 motivi per cui Outlook viene preferita a Gmail per lavoro

I nostri clienti e partner apprezzano molto Outlook e tanti stanno passando da Google Apps for Business a Office 365. Hanno dato ascolto ai dipendenti e deciso che Office 365 è la scelta più adatta per garantire la produttività e la soddisfazione dei loro team. Ecco alcuni motivi per i quali gli utenti dicono di preferire Outlook a Gmail.

  1. Integrazione tra email, calendario e contatti: fissare riunioni, trovare ulteriori informazioni su un contatto, partecipare a teleconferenze o intervenire a riunioni online. Outlook è l'hub delle comunicazioni. L'esperienza coerente della Posta in arrivo ti consente di continuare a svolgere le attività senza doverci pensare troppo. Gmail cambia spesso l’interfaccia utente (ad esempio per scrivere un nuovo messaggio o per la casella di Posta in arrivo) il che può complicare l’esperienza.
  2. Accesso all'email anche non in linea: i clienti vogliono lavorare con l'email senza doversi preoccupare di essere connessi a Internet. In aereo, una delle attività lavorative preferite è smaltire il lavoro arretrato. Con Outlook, l'email viene inviata automaticamente quando si è di nuovo connessi. Con Gmail non in linea, puoi accedere solo alle email dell'ultimo mese quando non è disponibile una connessione a Internet e solo dai browser Chrome e Safari.
  3. Organizzazione personalizzata della posta elettronica: non tutti gli utenti lavorano allo stesso modo. Qualcuno ordina e crea le cartelle. Qualcun altro preferisce cercare i messaggi, mentre altri ancora desiderano avere i messaggi in "contenitori" personalizzati. Le cartelle di Outlook consentono tutte queste operazioni. In Gmail, puoi utilizzare solo le etichette per organizzare la posta elettronica.
  4. Categorizzazione degli elementi di posta elettronica per ottimizzare l'organizzazione: con Outlook puoi assegnare categorie a un elemento (ad es. messaggio, appuntamento, attività, ecc.) e assegnare più categorie per classificarlo in più modi. Puoi vedere come è organizzato il tuo tempo assegnando un codice colore agli eventi del calendario. L'impossibilità di associare colori ai diversi elementi dell'email di Google è il motivo per cui molti l'abbandonano.
  5. Più modi per trovare un'email: gli utenti hanno bisogno di più modi per trovare un'email. In Outlook, ordinare l'email per data, dimensioni, intervallo e definire l'ambito in cui effettuare la ricerca sono tutti modi per cercare un messaggio. Con Gmail, non è possibile ordinare l'email per dimensioni, data o mittente. Puoi solo eseguire la ricerca.
  6. Contrassegnare e modificare l'importanza delle email: con Outlook è semplice contrassegnare un'email in modo che sia rapidamente identificabile. A causa dell'assenza del "punto esclamativo rosso" in Gmail, gli utenti non sanno quale email è più importante delle altre.
  7. Impostazione di regole per ridurre al minimo il disordine delle email: continuiamo a fare progressi per aiutare a gestire il sovraccarico della Posta in arrivo. Alcuni utenti impostano regole per spostare gli elementi in varie cartelle e assegnano categorie per ottimizzare l'organizzazione. Gmail dispone di funzionalità di filtro, ma le operazioni che puoi compiere con questi messaggi email dopo averli filtrati sono limitate.
  8. Informazioni di contatto dettagliate: le schede contatto di Outlook sono ricche di informazioni. Una fotografia aiuta a dare un volto ai nomi. Le informazioni sulla "Presenza" mostrano lo stato dell'utente, ovvero se è occupato, non in linea, ecc. Puoi iniziare una conversazione in chat con il contatto, fissare un appuntamento, fare una rapida telefonata o iniziare una conferenza online. A differenza di Gmail, la scheda contatto di Outlook include anche la posizione, il reparto e l'ubicazione.
  9. Sale riunioni facili da programmare: Outlook ti consente di programmare le risorse, come le sale riunioni e i proiettori, semplicemente aggiungendole come risorsa alla tua riunione. L'esperienza di programmazione delle risorse per le riunioni con Gmail è un processo macchinoso, composto da vari passaggi, che prevede calendari principali e secondari.
  10. Suggerimenti per i messaggi: i Mail Tips di Outlook impediscono di effettuare invii a elenchi di distribuzione di grandi dimensioni per errore. Mentre scrivi, compare un messaggio che ti avverte che potresti inviare l'email a un elenco di distribuzione di grandi dimensioni. Gmail non ti avvisa se un messaggio urgente potrebbe essere destinato a una persona non disponibile per alcuni giorni. Mail tips lo fa.
  11. Ignorare le conversazioni: alcune conversazioni si possono tranquillamente ignorare. Con un semplice clic, Outlook sposta tutte le email esistenti e nuove di una conversazione nella cartella Posta eliminata. L'opzione di pulizia lascia solo il thread di posta elettronica più recente con tutti i commenti intatti. Con Gmail, gli utenti possono tacitare una conversazione, ma tale opzione non è semplice da trovare e non funziona se il destinatario viene riaggiunto nella riga A.
  12. Condividere e delegare calendari: alcuni assistenti amministrativi che gestiscono più calendari dicono che lavorare con Google Calendar è un'esperienza ben poco piacevole. Con Google Calendar, puoi condividere tutti i dettagli nel calendario, oppure solo la pianificazione libero/occupato. Outlook permette a te o alla persona a cui deleghi la gestione del calendario di decidere quale livello di dettaglio condividere.

Non tutti utilizzano Outlook allo stesso modo. Tuttavia, indipendentemente dal tuo ruolo e dalla tua organizzazione, quello che Outlook offre è, in sostanza, la capacità di utilizzarlo in modo da aumentare la tua produttività.

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