Office 365 per gli Studi Legali - Microsoft PMI

Microsoft Office 365 per gli Studi Legali

Aspetti tecnici e legali.

Il cloud computing è una realtà nelle aziende italiane ma gli avvocati, pur avendo percepito gli aspetti di economicità e completezza delle proposte, sono restii ad affidare la propria gestione informatica alla "nuvola".

I motivi di tale perplessità possono essere compresi se si analizza l’attività dell’avvocato che opera in Italia, magari con collaborazioni o associazioni con Studi esteri.
L’attività è resa pressante dalle sempre maggiori richieste di velocità ed efficienza da parte delle aziende, che sempre più vedono nel professionista legale il "consulente preventivo" nella gestione dei loro rapporti economici e personali, piuttosto che il professionista che interviene solo nelle dispute giudiziali.
Piccole e grandi aziende che richiedono tempestività nelle consulenze, che usano i moderni strumenti quali le videoconferenze, la condivisione e la revisione di documenti e vogliono nell’avvocato un partner all’altezza anche strutturale.
Dall’altra parte, l’avvocato si scontra con un sistema normativo che impone la regolamentazione dei rapporti con la clientela attraverso il conferimento di incarico nel rispetto delle normative privacy, antiriciclaggio, etc.

Questo apre per il professionista una serie di interrogativi non solo tecnici sulla "disponibilità" e "posizionamento" del dato: l’atto che l’avvocato scrive per il proprio cliente dove finisce? Come deve comportarsi, per esempio, con gli aspetti inerenti alla privacy? Il parere, o il contratto, che rappresentano il know-how dell’avvocato, sono realmente protetti?

L’organizzazione classica della struttura informatica alla quale è abituato il professionista, con l’esistenza di un server locale nel quale sono residenti tutte le informazioni, rassicura circa la gestione dei dati: ma è anche vero che un’altissima percentuale di studi non ha al proprio interno un referente informatico, e che l’affidabilità dell’intero sistema informativo è delegato a consulenti esterni, a volte diversi per i vari aspetti (chi si occupa di hardware, chi del software, assistenza etc.); i software sono difficilmente allineati alla medesima versione, l’intervento dei sistemisti esterni è spesso dettato dall’urgenza e non dalla progettualità.

E’ quindi il momento di portare nuove conoscenze in merito alla soluzione Office 365 che possano consentire al professionista di apprezzare le caratteristiche essenziali della proposta Microsoft. In particolare:

  • la condivisione delle risorse in data center garantisce non solo il massimo della accessibilità per gli utenti abilitati dallo Studio, ma anche la massima PROTEZIONE DEL DATO per chiunque non rientri nel novero degli utenti abilitati;
  • i dati sono residenti in DATA CENTER che sono replicati per poter garantire la massima disponibilità: il livello di SERVIZIO GARANTITO da MICROSOFT è al 99% (SLA – Service Level Agreement);
  • Office 365 consente al professionisti di avere sia le LICENZE SOFTWARE a costi contenuti unitamente a RISORSE E CAPACITA’ DI ELABORAZIONE (attraverso i data center). Significa che l’avvocato non deve più preoccuparsi di avere un server potente, di controllare i backup, di chiedere di far installare ANTIVIRUS, AGGIORNAMENTI ed altro perché è il gestore Microsoft che fa questo per lui;
  • consente una estrema scalabilità ed elasticità della soluzione informatica perché non è più necessario strutturarsi preventivamente: arriva un nuovo collaboratore? Basta attivare una sottoscrizione in più per Office 365 (si fa online) per renderlo immediatamente operativo.
  • i servizi possono essere valutati e testati prima di sottoscrivere il canone mensile: perché non provare ad utilizzare i servizi di videoconferenza con Lync o il fascicolo elettronico con SharePoint?
  • Microsoft ha inoltre l’esperienza e la competenza per fornire all’avvocato le indicazioni circa le modalità di attivazione nel rispetto di privacy, gestione dati sensibili etc.

Office 365 rappresenta per lo studio legale la possibilità di organizzare il supporto informatico alle attività professionali con miglior efficienza, economicità e metodo, rendendo più semplice la quotidianità operativa in Studio.

Guarda il video su come Office 365 migliora l'attività quotidiana dello studio legale


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