Back-up maken van Outlook bestanden
 

 Tips & Ideeën

 
  • sep
    12
    20
    11

    Back-up maken van Outlook bestanden

    System Account
    02:28 AM

    Back-up maken van Outlook-bestanden

    Veel mensen gebruiken Outlook of Outlook Express zeer intensief. Er komen dagelijks nieuwe e-mailberichten binnen en er wordt ook regelmatig iets verstuurd. Soms bevatten berichten belangrijke informatie, zoals afspraken of naam- en adresgegevens. In Outlook beheer je bovendien veel meer dan alleen e-mail. Taken, notities, contactpersonen en vooral je agenda zijn van levensbelang.

    Wat zou er gebeuren als je al deze gegevens ineens kwijt was? Om dit rampscenario te voorkomen dien je regelmatig een back-up te maken van de gegevens in Outlook of Outlook Express. Helaas is standaard de mogelijkheid daartoe niet in de programma's ingebouwd. Maar geen nood, er zijn prima oplossingen beschikbaar. In dit artikel lees je er alles over.

    Download de invoegtoepassing voor Outlook 2003: Reservekopie van mappen

    Top


    .PST-bestand

    Wanneer je Outlook niet gebruikt in combinatie met Microsoft Exchange Server wordt vrijwel alle informatie opgeslagen in één of meer .PST-bestanden. Wanneer je van het .PST-bestand een back-up maakt zijn je e-mailberichten, taken, notities en dergelijke veiliggesteld. Dat klinkt niet zo moeilijk en dat is het eigenlijk ook niet. De truc zit hem erin dat je moet weten waar het .PST-bestand op je systeem bewaard wordt. Het is dan mogelijk dit bestand handmatig te kopiëren naar een andere harde schijf, een cd-rom of een ander opslagmedium.

    We noemen bewust de diskette niet: een .PST-bestand kan namelijk dusdanig groot zijn dat het niet meer op een reguliere diskette past. Reken op tientallen tot honderden megabytes en als je e-mailberichten veel bijlagen bevatten dan kan het bestand gemakkelijk de 1 GB grens overschrijden. Voor een herschrijfbare cd-rom of in het laatste geval dvd is dat natuurlijk geen enkel probleem. Ook losse harde schijven, zoals bijvoorbeeld van Iomega, LaCie en Maxtor, zijn een snel en handig back-up medium.

    Top


    Handmatige back-up

    Je kunt een handmatige back-up van het .PST-bestand van Outlook uitvoeren wanneer je weet welk bestand je moet kopiëren. Eerst achterhaal je de locatie van het .PST-bestand. Het pad naar het .PST-bestand is in de meeste gevallen: C:\Documents and Settings\ <je naam> \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\, waarbij <je naam> staat voor je gebruikersnaam op de PC.

    Kun je het zo niet vinden, dan kun je eventueel via Mijn computer of de Windows Verkenner de opdracht Zoeken gebruiken om het .PST-bestand te lokaliseren. Typ bij zoekcriteria *.PST en selecteer bij Zoeken in de optie Lokale vaste schijven. Zorg dat de opties Systeemmappen doorzoeken en Verborgen bestanden en mappen doorzoeken zijn aangevinkt. Je vindt deze via Extra >> Mapopties >> Weergave. De opties staan in de lijst Geavanceerde instellingen. Een derde mogelijkheid om het .PST-bestand te lokaliseren is als volgt:

    1. Rechtsklik in Outlook op Persoonlijke mappen in de mappenlijst (versie 2000 en XP) of het Navigatiedeelvenster (versie 2003).
    2. Kies de optie Eigenschappen voor Persoonlijke mappen.
    3. Klik in het dialoogvenster op de knop Geavanceerd.
    4. In het venster Persoonlijke mappen zie je bij het vak Bestandsnaam het volledige pad en de naam van het .PST-bestand.
    5. Selecteer alles in het tekstvak en druk op Ctrl+C om de tekst te kopiëren naar het Klembord.
    6. Sluit de geopende dialoogvensters via Annuleren.


    Het pad naar de .PST bestanden

    Je kunt Outlook nu sluiten. Op het Windows Klembord staat het pad naar het .PST-bestand.

    1. Kies in Windows Start >> Uitvoeren en plak de tekst in dit vak met Ctrl+V.
    2. Verwijder de naam van het .PST-bestand: druk op End en verwijder met Backspace alles tot de eerste backslash (\).
    3. Klik op OK. Een venster wordt geopend waarin je de inhoud van deze map ziet.
    4. Kopieer alle bestanden, maar met name de .PST-bestanden, naar een veilige locatie.

    Top


    Invoegtoepassing

    Outlook en Outlook Express kennen geen standaard ingebouwde optie voor het bewaren van het .PST-bestand. Microsoft heeft echter ingezien dat het maken van een back-up van Outlook gegevens van groot belang is. Daarom stelt het bedrijf een invoegtoepassing ter beschikking die je gratis van de website Office Update kunt downloaden. Download de gewenste versie en installeer deze.


    De invoegtoepassing van Microsoft

    Hierna vind je in het menu Bestand een optie Reservekopie. Deze leidt naar een eenvoudig dialoogvenster waarmee je een reservekopie kunt maken van de inhoud van je persoonlijke mappen. Voor Outlook Express is een dergelijke invoegtoepassing niet beschikbaar. Ook is de werking van deze invoegtoepassingen beperkt.


    De nieuwe optie Reservekopie na installatie van de invoegtoepassing

    Top


    Back-up programma's

    Gelukkig zijn diverse softwarefabrikanten ingesprongen op het back-up probleem van Outlook en Outlook Express. Vooral in het shareware circuit zijn tientallen programma's te vinden die het maken van een back-up van je Outlook of Outlook Express bestanden prima verzorgen. Het merendeel van deze programma's kun je eerst gratis uitproberen. Je doet er verstandig aan dat te doen en het programma dat het beste bevalt aan te schaffen. Voor de prijs hoef je het niet te laten, want de programma's zijn niet al te duur en kunnen je een hoop kopzorgen besparen. Hieronder een keuze uit het huidige aanbod.

    Top


    OutSource-XP

    Totalidea kennen we onder andere van de tweak-software Tweak-XP Pro. Hun Outlook back-upprogramma heet OutSource-XP en kost € 24,95. OutSource-XP maakt een back-up van je Outlook 2002/2003 bestanden, instellingen en e-mail accounts. Daarnaast kan het programma ook een back-up maken van je activeringsbestand voor Office XP of Office 2003. Het programma biedt dus duidelijk meer dan alleen het veiligstellen van het bestand met persoonlijke mappen, het .PST-bestand. Je kunt een probeerversie downloaden die de back-up wel uitvoert, maar deze in een standaard back-up map plaatst. De betaalde versie geeft meer flexibiliteit en comprimeert de bestanden bovendien. Ook kent deze versie een zogenaamde Quick-Backupfunctie. Hiermee kun je met één muisklik een back-up maken van al je belangrijke Outlook bestanden. Klik hier voor meer informatie.


    OutSource-XP

    Top


    Genie Outlook Backup

    Genie-soft heeft een back-upprogramma voor Outlook (2000/2002/2003) en Outlook Express. Genie Outlook Backup kan meer dan een .PST-bestand opslaan. Het programma richt zich op het veiligstellen van instellingen, eigen formulieren, e-mail accounts, handtekeningen, favorieten, het Windows adresboek en Internet Explorer instellingen. Het programma kan worden ingesteld om automatisch op bepaalde tijden een back-up te maken.

    Ook wordt 'spanning' ondersteund: het verdelen van een groot bestand over meerdere verwisselbare media, zoals diskettes of ZIP-disks. Het is zelfs mogelijk de back-up op te slaan in de vorm van een EXE-bestand. Daarbij worden de bestanden ingepakt in een uitvoerbaar bestand, dat gestart kan worden om de back-up weer terug te zetten. Er zijn drie methoden van gegevensopslag: Normal Backup, Incremental Backup en Mirror Backup. Dezelfde fabrikant heeft ook Outlook Express Backup met dezelfde functionaliteit. Beide versies kosten $ 29,95 en er is een probeerversie beschikbaar. Klik hier voor meer informatie.


    Genie Outlook Backup

    Top


    ABF Outlook Backup

    ABF Outlook Backup is een back-up- en synchronisatieprogramma voor Outlook 2000/XP/2003. Het programma herkent berichten, adresboeken, standaardinstellingen, accounts, berichtregels, lijsten voor ongewenste berichten, handtekeningen en Internet Explorer favorieten. Al deze bestanden kunnen individueel of gezamenlijk worden veiliggesteld. ABF Outlook Backup kan van de informatie op het ene systeem een back-up maken en op een ander systeem weer herstellen. Dat is volgens de makers ideaal als synchronisatiehulpmiddel.

    Het is natuurlijk ook handig wanneer je een nieuwe computer in gebruik neemt. Via het menu Options bereik je de Task Builder. Dit venster stelt aan de hand van je instellingen een opdrachtregel samen. Je kunt het maken van een back-up toevoegen aan de Geplande taken van Windows XP of de opdrachtregel kopiëren en bijvoorbeeld in een snelkoppeling gebruiken. Een even flexibel back-upprogramma is er ook voor Outlook Express onder de naam ABF Outlook Express Backup. Beide versies kosten $ 29,95. Klik hier voor meer informatie.


    ABF Outlook Backup

    Top


    Outlook Express Email Saver van MazePath

    Outlook Express Email Saver is zoals de naam al aangeeft alleen geschikt voor Outlook Express. Met dit programma kan een back-up maken van één of meer individuele mappen binnen Outlook Express. Natuurlijk is het ook mogelijk om van alles een back-up te maken. Het herstellen van berichten kan naar elke gewenste map, ook als dit niet de oorspronkelijke map is. Je kunt ook herstellen naar een andere PC dan die van jou.

    Net als de andere hier besproken programma's concentreert Outlook Express Email Saver zich niet alleen op het .PST-bestand, maar worden ook het Windows adresboek, Internet favorieten en dergelijke bewaard. De back-upbestanden worden gecomprimeerd en naar wens ook met een wachtwoord beveiligd. Via de Schedule Options kun je een automatische back-up op bepaalde dagen en tijden laten plaatsvinden. PC uitgezet? Geen probleem, dan begint de back-up wanneer je hem weer aan zet. Dit programma kost $ 18,-. Kijk hier voor meer informatie.


    Outlook Express Email Saver

    Top


    Tot slot

    Het maken van een back-up van je Outlook-bestanden is voor veel gebruikers van groot belang. Je moet er toch niet aan denken dat je je e-mail, taken, notities, contactpersonen en je agenda kwijtraakt. In een netwerk met Microsoft Exchange Server is dat risico natuurlijk minimaal: daar zorgt de systeembeheerder voor de back-ups. In een stand-alone situatie of een klein netwerk zonder Exchange Server moet je dat zelf regelen. Je kunt het .PST-bestand zelf elke keer kopiëren of dit laten doen door de gratis invoegtoepassing.

    De hier besproken hulpprogramma's zijn echter stukken gemakkelijker en flexibeler in het gebruik. Vooral de automatische back-up op een vaste tijd spreekt ons aan. Voor het geld hoef je het niet te laten. Een investering van een paar tientjes betaalt zich binnen luttele seconden terug wanneer je harde schijf onverhoopt crasht of een virus schade aanricht.

    Top


     
     
 

 laatste artikelen

 
Pinpoint