Analyseer je verkoopstaten in Excel-draaitabellen
Een Excel-draaitabel is in feite een onderdeel van je Excel-werkblad; het is een interactieve dynamische deeltabel waarin je razendsnel grote hoeveelheden gegevens kunt combineren en vergelijken. Zo kun je trends ontdekken en conclusies trekken.
Teveel informatie en daardoor geen informatie, menig manager kampt ermee. Door de gegevens in een draaitabel weer te geven, krijg je weer inzicht in de betekenis van die getallen.
Excel- werkblad met data
Bij dit artikel hoort een te downloaden Excel-werkblad, met daarin voorbeeldomzetten van enkele duizenden (fictieve) producten. In dit geval is het voorbeeldbestand een Excel-bestand, maar de herkomst zou een CSV, tekst delimited of een ander - vanuit je administratieve systeem geëxporteerd - databestand kunnen zijn.
Je ziet op het tabblad Data een aantal kolommen met onder andere regiogegevens, periodegegevens, productgegevens, aantallen en waarden. Deze velden worden gebruikt in de draaitabel of (in het Engels) Pivot Table. Op de tabbladen Draaitabel en Grafiek komt overigens al een complete draaitabel met grafiek voor, maar de bedoeling is dat je deze zelf leert maken.
Download WerkbladDraaitabellen (xls, 1,92 MB)
top
Een Excel-draaitabel in zes klikken
In de tabel staat bij elke transactie vermeld welke salesmanager verantwoordelijk is voor die transactie. Als je wilt weten wie je drie beste salesmanagers zijn, moet dat dus zichtbaar gemaakt kunnen worden. Dat doe je met welgeteld zes klikken:
- Zorg dat één van de cellen in de tabel geselecteerd is, dus plaats de aanwijzer ergens in een cel met gegevens
- Open in het lint het tabblad Invoegen (in eerdere Excel-versies open je het menu Data)
- Klik op Draaitabel (of Draaitabel en draaigrafiekrapport)
- In Excel 2007 zie je nu het dialoogvenster Draaitabel maken; hierin is automatisch het bereik van de complete tabel herkend en ingevuld. Klik op OK
- In oude versies van Excel start nu een wizard. Bij Stap 1 en 2 en klik je op Volgende; je ziet bij stap 2 dat het bereik van de complete tabel herkend is. Bij stap 3 klik je op Voltooien
Je ziet nu een nieuw werkblad met daarin de lege draaitabel, bestaande uit een viertal vakken met tekst erin. Rechts zie je een taakvenster met de kolomtitels van het eerste werkblad (in oude versies van Excel bereik je die via de speciale Draaitabel-werkbalk, die nu in beeld is verschenen).
De bedoeling is nu dat de kolomtitels naar de vakken van de draaitabel worden gekopieerd, zodat de draaitabel weet met welke gegevens hij moet werken. Je wilt weten hoeveel omzet je salesmanagers hebben gedraaid:
- Klik in de draaitabel ergens in het linker vak; hier staat nu de tekst 'Rijvelden hier neerzetten'. In welke cel je de aanwijzer zet maakt niet zoveel uit. Klik nu in de lijst met draaitabelvelden op Salesmanager (in oudere versies van Excel moet je deze kolomtitel naar de draaitabel slepen). Prompt zie je alle namen van de salesmanagers in de linkerkolom verschijnen.
- Klik nu in de draaitabel in het bovenste vak, waarin nu de tekst 'Kolomvelden hier neerzetten' staat. In welke cel de aanwijzer staat maakt niet uit. Klik nu in de lijst met draaitabelvelden op Jaar (in oudere versies van Excel moet je deze kolomtitel naar de draaitabel slepen).
- Werk je met Excel 2007 dan zie je nu al het resultaat. Stap 9 kun je overslaan
- Werk je nog met Excel 2003 of ouder, dan moet je nog het vak vullen waarin staat 'Gegevensitems hier neerzetten'. Sleep hier de kolomtitel Waarde naartoe.
Wat zie je nu? De bovenste rij is smaller geworden en daarin staat nu Salesmanager of Totaal. Onder die titel is per salesmanager af te lezen hoeveel omzet hij heeft gedraaid met onderaan het Eindtotaal.
top
Dezelfde getallen, andere inzichten
Wil je verdere uitsplitsingen, bijvoorbeeld de omzetten per salesmanager per jaar, dan biedt Excel de mogelijkheid om te filteren. In Excel 2007 doe je dat als volgt:
- Klik in het taakvenster op Jaar, houd de muisknop ingedrukt en sleep dit naar het vak Rapportfilter onder in het Taakvenster. Merk op dat bovenaan de draaitabel het woordje Jaar verschijnt met in de cel daarnaast (kolom B) een keuzelijst (pijltje).
- Sleep op dezelfde manier ook Salesdistrict, Land en ProdName naar het vak Rapportfilter.
Via de neerwaartse pijltjes in kolom B kun je nu keuzes maken: klik op het pijltje achter Jaar en kies bijvoorbeeld 2007 of 2008.
Vind je dit niet handig en wil je in de draaitabel liever drie kolommen zien (dus 2007, 2008 en totaal), selecteer dan de cellen A1 en B1 en sleep deze naar cel B6. Stapsgewijs in Excel 2007:
- Klik even in cel A1
- Houd de Shift-toets ingedrukt
- Klik even in cel B1. A1 en B1 zijn nu geselecteerd. Je kunt de Shift-toets loslaten
- Zet de aanwijzer boven cel A1; deze verandert nu in een kruis met pijltjes aan de uiteinden
- Klik, houd de muisknop ingedrukt, en sleep de selectie naar de lege cel B6. Laat daar de muisknop los. Het resultaat ziet er nu uit zoals hieronder afgebeeld.
Ook per land, district en product kun je linksboven allerlei selecties maken.
top
Bijwerken van de Excel-draaitabel
Het taakvenster rechts van de Excel-draaitabel (Excel 2007) verdwijnt als je ergens in een lege cel buiten de draaitabel klikt en keert weer terug als je in de draaitabel zelf klikt. Als je een van de brongegevens (tabblad Data) verandert of uitbreidt, moet je de draaitabel bijwerken. Daartoe rechtsklik je in de draaitabel en kies je de optie Vernieuwen.
In Excel 2003 en ouder zie je boven de lijst de werkbalk Draaitabel. In deze werkbalk zie je onder andere een knop waarmee je de gegevens kunt vernieuwen. Deze knop gebruik je als de gegevens in de brontabel zijn aangepast. Je ziet dan altijd de meest recente gegevens.
top
Draaien met de draaitabel
Je kunt rijen en kolommen 'draaien' om de brongegevens op verschillende manieren te analyseren en te bekijken. Het zogenaamde draaien gebeurt door de verschillende rubrieken te verslepen naar een ander gebied. Denk er daarbij wel aan dat waarden en aantallen alleen in het gegevensgebied kunnen staan. De andere rubrieken kunnen rouleren tussen het rij-, kolom- en paginagebied. In de draaitabel uit het voorbeeld kan bijvoorbeeld de rubriek Aantal naar het rijgebied worden gesleept:
- Klik in de draaitabel. In Excel 2007 zie je nu rechts weer het taakvenster.
- Klik op Aantal, houd de muisknop ingedrukt en sleep dit naar het paginagebied van de draaitabel, dus het deel met de getallen.
- Laat de muisknop los.
Hieronder zie je dat de 'draaibeweging' heeft plaatsgevonden. Getoond worden nu niet alleen de omzetresultaten per verkoper, maar ook de aantallen die hij omgezet heeft.
Voeg op dezelfde manier de rubriek Maand toe, en je ziet hoe productief je verkopers elke maand zijn geweest: Karels heeft bijvoorbeeld maar een keer verkocht, terwijl Van Schoor over de duizend zit. Je kunt dit in Excel 2007 ook doen door de optie Maand in het taakvenster aan te vinken; je krijgt dan een uitsplitsing te zien naar de eerste zes maanden en de laatste zes maanden van het jaar. Verwijder de maandweergave weer door het vinkje in het taakvenster uit te zetten.
top
Draaitabel filteren en grafiek maken
In de eerste stappen heb je drie filters aangebracht. Je ziet ze linksboven in de draaitabel. Bij Sales-district kun je bijvoorbeeld gemakkelijk filteren op Benelux. Zo kun je met behulp van de in het voorbeeld gebruikte database de omzetcijfers per maand per salesmanager weergeven, het aantal producten per land per jaar of de omzet per product per salesmanager per salesdistrict.
Je kunt van je overzichten ook eenvoudig een grafiek maken. In Excel 2003 gebruik je daarvoor de Wizard grafieken, vanaf versie 2007 doe je het volgende:
- Klik ergens in de draaitabel en open in het lint het tabblad Invoegen
- Klik in de rubriek Grafieken op Lijn
- Selecteer een van de lijnweergaves en klik op OK
Ook in deze draaigrafiek zijn de verschillende gebieden te onderscheiden en zijn met 'draaien' andere inzichten te verkrijgen.
top
Gerelateerde artikelen
