Partagez votre agenda sur Internet avec Outlook

Avec Outlook et le service de disponibilité Internet de Microsoft, vous pouvez mettre votre agenda à la disposition de vos collaborateurs où qu'ils soient dans le monde, et consulter en retour leurs disponibilités. Ces informations sont accessibles depuis le site Internet du service, ou directement dans Outlook.

L'utilisation du service de disponibilité Internet se fait en deux temps :

•	Il vous faut tout d'abord configurer Outlook, vous inscrire (gratuitement) au service et choisir les personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs...) avec qui partager votre agenda.
•	Vous pourrez ensuite vérifier leur disponibilité, depuis Internet ou directement depuis Outlook, ce qui simplifie considérablement la planification de vos réunions professionnelles !

Remarques :

•	L'utilisation de cette fonctionnalité nécessite Microsoft Internet Explorer 5 ou une version ultérieure (bien qu'il ne soit pas nécessaire de l'utiliser comme navigateur principal).
•	Pour accéder au service de disponibilité Internet, vous devez disposer d'un compte Microsoft .NET Passport, qui garantit votre sécurité et la confidentialité de vos données. L'adresse de messagerie de ce compte doit de plus correspondre à celle que vous utilisez dans Outlook. Si vous désirez créer ou modifier un compte .NET Passport, vous pouvez vous rendre sur le site Passport.

La procédure pas à pas :

Configuration d'Outlook et du service de disponibilité

1. Commencez par configurer Outlook.
Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur Options du calendrier. Cliquez sur Options de disponibilité (1) et indiquez combien de mois de disponibilité seront accessibles aux membres du service, et à quelle fréquence ces informations seront mises à jour (2).

Activez ensuite la case Publier et rechercher à l'aide du service de disponibilité Internet de Microsoft Office, puis cliquez sur Gérer (3).

2. La page d'accueil du service de disponibilité s'ouvre, et vous êtes invité à vous inscrire à Passport (1). Si vous ne possédez pas de compte Passport, vous pouvez en créer un gratuitement (2) afin de bénéficier du service de disponibilité Internet.
N'oubliez pas que pour que le service de disponibilité fonctionne, l'adresse de messagerie indiquée dans votre profil Passport doit être celle que vous utilisez avec Outlook.

3. Une fois votre compte Passport correctement créé ou modifié, vous accédez au service de disponibilité Internet. En cliquant sur Autoriser l'accès et inviter les non-membres à s'inscrire dans le menu de gauche (1), vous pouvez alors choisir les personnes pouvant accéder à votre agenda, soit en saisissant leurs adresses e-mail dans la zone prévue à cet effet (2), soit en les sélectionnant directement dans votre carnet d'adresses (3). Si l'une des personnes n'est pas membre du service de disponibilité, elle recevra un mail lui proposant de le devenir. Vous pouvez personnaliser ce message (4).
Outlook et le service de disponibilité sont maintenant configurés.

Utilisation du service de disponibilité

4. Vous pouvez désormais afficher les informations de disponibilité des différents membres du service, soit depuis le site, soit directement depuis Outlook.
À partir du site Web, cliquez sur Afficher les périodes de disponibilité sur le Web dans le menu de gauche (1). Spécifiez la date et l'heure à partir desquelles vous souhaitez obtenir des informations de disponibilité (2) (une période de huit heures sera affichée, commençant à l'heure spécifiée).
Dans la zone Membres, tapez les adresses électroniques des membres du service dont vous souhaitez consulter les informations de disponibilité (3). Cliquez sur Ajouter, puis sur Afficher les périodes : les disponibilités des membres choisis s'affichent (4).

5. Mais il est beaucoup plus efficace d'utiliser le service de disponibilité directement depuis Outlook. Pour cela, créez une demande de réunion dans votre calendrier. Cliquez sur l'onglet Planification (1) puis saisissez les noms des membres du service (2). Les périodes de disponibilité s'affichent automatiquement dans la grille (3). Organiser une réunion devient ainsi beaucoup plus facile !