Publipostage electronique

Ces précieuses informations peuvent servir de source à un « publipostage électronique », évitant ainsi d’avoir à créer une base de données supplémentaire. Pour ce faire, il est recommandé de créer un nouveau dossier Contacts dédié, que vous peuplez à l’aide des fiches pertinentes.

Une fois votre liste de contacts complétée, choisissez Fusion et publipostage dans le menu Outils.

Figure 4.20 Choix de Fusion et publipostage

La fenêtre qui s’ouvre alors permet de déterminer précisément tous les critères de la fusion (figure 4.24). Par défaut, sont sélectionnés tous les contacts de notre liste et les champs affichés à l’écran (prénom, nom, société, adresse...). Le choix par défaut est de créer un nouveau document (une lettre type) qui sera expédié via la messagerie électronique. Pensez à préciser l’objet du message qui sera automatiquement inséré au moment de l’expédition de chaque courriel. Cliquez sur OK pour passer à l’étape suivante.

Figure 4.21 Choix des critères de la fusion

Microsoft Word 2007 s’ouvre automatiquement pour permettre de créer la lettre type qui sera envoyée.

Figure 4.22 Document pour le publipostage

La liste des destinataires est déjà définie, mais vous pourriez en sélectionner une autre ou la modifier depuis le volet Démarrer la fusion et le publipostage.
Dans le volet Champs d’écriture et d’insertion, vous sélectionnez les champs à insérer. Vous pouvez insérer en une fois un bloc d’adresses, et insérer une formule de salutation automatique.
Vous devez bien sûr compléter le courrier à l’aide du menu Accueil. Cela fait, revenez à Publipostage.
Vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de la fusion en cliquant sur Aperçu des résultats. Les champs sont alors remplacés à l’écran par les données correspondantes. Vous pouvez vérifier l’ensemble de votre liste grâce aux flèches de la barre d’outils.

Figure 4.23 Exemple de message du publipostage

Vous pouvez enfin procéder à l’expédition de votre courrier en cliquant sur l’icône Terminer et fusionner et en choisissant l’option Envoyer des messages électroniques. Une fenêtre s’ouvre pour affiner si nécessaire les options d’envoi (choix du champ Adresse électronique, modification de l’objet des messages, format des messages, expédition vers l’ensemble des destinataires ou vers certains seulement).

Figure 4.24 Fenêtre Fusionner avec un message électronique

Vos correspondants recevront ainsi un message personnalisé (présentant l’expéditeur et le destinataire), exactement comme si vous les aviez rédigés puis expédiés un à un directement dans Outlook.
Sachez toutefois que les utilisateurs sont de plus en plus réticents à la réception de tels courriers, qu’ils assimilent souvent à du courrier indésirable si les messages sont trop fréquents et pas suffisamment ciblés : n’employez cette possibilité qu’avec prudence et après mûre réflexion.

Cette fiche est extraite de l'ouvrage Informatique, Internet et TPE, par A. Quenfaime, paru chez Dunod, octobre 2009, 176 pages.
http://www.dunod.com/livre-dunod-9782100539956-informatique-internet-et-tpe.html