Les tableaux de bord avec Excel

Les tableaux de bord avec Excel Tout entrepreneur se doit de suivre les indicateurs financiers vitaux de son entreprise. Certes, son logiciel comptable peut lui fournir ces informations, mais il doit savoir extraire de la comptabilité les éléments utiles.   Pour disposer rapidement d'informations réellement pratiques, le plus simple est de créer ses propres tableaux de bord, qui répondent vraiment aux besoins de l'entreprise et à son mode de fonctionnement. En début d'année fiscale, le premier tableau de bord à réaliser est celui qui permet de suivre la montée en pression du Chiffre d'Affaires. De conception simple, il convient, pour le remplir, d'estimer mensuellement les volumes de prospects, clients et C.A. moyens. Au fur et à mesure de l'avancement de l'année, il est utile de mettre ce tableau à jour avec les chiffres réalisés. Par ailleurs, ce sera le point d'entrée pour deux autres tableaux : le plan de trésorerie prévisionnelle, et le compte d'exploitation prévisionnel. Gérer sa trésorerie est vital pour l'entrepreneur. Cela lui permet de mettre les ressources financières dont dispose son entreprise, face aux charges, fixes ou variables, qu'elle doit payer. Ainsi, les besoins éventuels en liquidités apparaissent clairement. Le plan de trésorerie prévisionnelle peut être plus ou moins détaillé, et permet de suivre le solde du mois et le solde cumulé mensuellement, afin de connaître et gérer les flux de trésorerie futurs. Comme le compte bancaire est normalement suivi au jour le jour, l'entrepreneur peut faire des simulations par décade (10 jours) ou par mois de la trésorerie, et réaliser une projection sur un semestre global.

Il doit ensuite suivre ce prévisionnel et procéder périodiquement à une mise à jour.

En complément, il convient de préparer, toujours en début d'année, un budget annuel ou compte d'exploitation prévisionnel de l'exercice à venir.

Pour ce faire, à l'arrêté des comptes annuels, il faut déterminer un budget pour l'entreprise :

•	en terme de facturation,
•	en terme de dépenses.

En fait, il convient de planifier une moyenne mensuelle et un montant annuel. Ceci donnera une idée de ce qu'il sera possible de dépenser par poste. Mais attention, ce budget doit être réaliste : il doit être la conséquence directe du "plan d'action", c'est à dire de ce que l'entrepreneur prévoit de réaliser pour et avec son Entreprise sur l'année à venir (budget formation, salariés supplémentaires, budget social, achat de nouveaux matériels ?). Il convient donc de construire un tableau de synthèse de tous les produits et charges, en justifiant chaque poste, par un calcul explicatif.

Autres tableaux utiles

En complément, un compte de résultat prévisionnel peut être préparé, permettant de calculer le résultat net (avant et après Impôts) prévisionnel.

En dehors de ces tableaux de bord "classiques" dans la gestion d'une entreprise, Excel permet de créer toute sorte de feuilles de calcul. Ainsi, il peut être utile de créer un tableau de suivi de la facturation (quand, qui, quoi, encaissé?), éventuellement ventilé par taux de TVA.

Bien sûr, l'entrepreneur définira ses tableaux en fonction de ses besoins :

•	connaître ses activités,
•	suivre l'évolution de son entreprise, afin de la piloter.

Excel sera utilisé dès lors que les tableaux nécessitent des calculs plus ou moins complexes ou des mises en forme plus ou moins élaborées.

Quelques exemples :

•	commandes fournisseurs en cours,
•	utilisation de sous-traitants,
•	emprunts,
•	en-cours bancaires,
•	suivi de budgets,
•	?

Par ailleurs dans un tableur comme Excel , tout tableau de chiffres sera efficacement complété par un graphique en couleurs, toujours beaucoup plus "parlant" qu'une longue suite de chiffres :