Importation de données

Si les données que vous souhaitez employer se trouvent dans un fichier texte dans lequel les données sont délimitées (c’est-à-dire séparées) par des tabulations, des virgules, des espaces ou des caractères similaires, il vous suffit d’ouvrir le fichier dans Excel. Ces fichiers sont le plus petit dénominateur commun des fichiers de données, car ils peuvent être gérés par pratiquement n’importe quel logiciel sur n’importe quelle plate-forme.

Excel ouvre alors un assistant d’importation de texte (nommé Assistant Importation de texte). Vous devez spécifier tout d’abord si le fichier de texte est délimité ou à largeur fixe. Délimité signifie que les données du fichier sont séparées par un caractère spécial, généralement un point-virgule ou une tabulation. Les fichiers à largeur fixe n’ont pas de séparateurs, mais seulement des espaces qui font en sorte que chaque champ commence toujours au même numéro de colonne. Par exemple, le premier champ commencera toujours à la colonne 1, et le deuxième toujours à la colonne 16. L’assistant montre généralement un aperçu du fichier, ce qui permet de déterminer le meilleur choix.

Figure 3.15 Importation d’un fichier texte

Astuce
Quelques indices permettent de différencier visuellement les deux types de fichiers texte. Si les champs de chaque ligne du fichier sont agglutinés sans aucun espace entre eux, le fichier est probablement délimité. Si les champs sont bien alignés dans l’aperçu, il s’agit d’un fichier à largeur fixe.

• Si vous aviez choisi Délimité, vous devez spécifier le caractère de délimitation (séparateur). L’aperçu permet de répondre à cette question. Les tabulations ressemblent souvent à de petites boîtes. Si vous en voyez régulièrement alignées entre les champs de chaque ligne de texte, c’est que le contenu du fichier est délimité avec des tabulations. Si le caractère de délimitation ne figure pas parmi les choix proposés, saisissez-le dans la boîte Autre. Vous verrez la boîte Aperçu de données se mettre aussitôt et automatiquement à jour.
• Si vous aviez choisi Largeur fixe, vous devez indiquer où commence chaque colonne. L’assistant d’importation de texte peut en effet avoir reçu une limite de colonne erronée ou en avoir manqué quelques-unes. Vous pouvez ajouter, supprimer ou déplacer les limites de colonnes en cliquant dessus et en les tirant dans la fenêtre Aperçu de données.

Vous devez ensuite vérifier ou confirmer le type de données de chaque colonne : standard, texte, date, nombre, etc. Les types identifiés par défaut sont généralement parfaits, sauf situation spécifique. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Terminer (Excel) pour achever l’importation.
Excel propose en outre l’Assistant Conversion, qui applique la puissance de l’Assistant Importation de texte à des données présentes dans votre feuille de calcul. Il est utile quand vous collez des données manuellement à partir d’un fichier texte, par exemple, ou si vous récupérez des champs de texte longs dans une base de données, que vous préférez répartir dans des colonnes séparées.
Sélectionnez les cellules concernées puis choisissez Données > Convertir, pour lancer l’assistant. Si une colonne ne comporte pas d’autres données que celles à répartir, sélectionnez-la intégralement : c’est plus rapide et sans conséquence. Toute la suite est exactement identique à l’emploi traditionnel de l’Assistant Importation de texte.

Cette fiche est extraite de l'ouvrage Informatique, Internet et TPE, par A. Quenfaime, paru chez Dunod, octobre 2009, 176 pages.
http://www.dunod.com/livre-dunod-9782100539956-informatique-internet-et-tpe.html