E-Mail entwickelt sich immer mehr zu einem wichtigen Bestandteil der Arbeitsumgebung von heute. Manche Beschäftigte müssen jeden Tag Dutzende von E-Mails beantworten, weshalb die Werkzeuge zur Verwaltung des E-Mail-Aufkommens ständig weiter verbessert werden.

Outlook 2007 ist der beste Beweis dafür. Die neueste Version des bewährten Messaging-Programms, das Teil des Microsoft Office Systems ist, verleiht seinen integrierten E-Mail-/Kalender-/Aufgabenverwaltungstools eine neue Dimension.

Wenn Sie Outlook bereits verwenden, nennen wir Ihnen fünf Gründe, warum Sie auf die neueste Version aktualisieren sollten.

1. Bessere Tagesplanung mit der Aufgabenleiste

Outlook 2007 führt die Aufgabenleiste ein, die sich an der rechten Seite des Outlook-Hauptfensters befindet. Mit der Aufgabenleiste erhalten Sie einen konsolidierte Überblick über Ihren Kalender, anstehende Termine, Aufgaben und gekennzeichnete Mails, sodass Sie Prioritäten leicht erkennen (und entsprechend reagieren) können.

Anstatt sich durch einen Wust von Zetteln, Notizen, Terminkalendern und den Outlook-Posteingang durcharbeiten zu müssen, haben Sie jetzt in der Aufgabenleiste alles auf einen Blick.

In der Aufgabenleiste befinden sich ein Datumsnavigator (ein kleiner Monatskalender), Ihre anstehenden Termine und eine Liste mit auszuführenden Aufgaben. Hier können Sie für Besprechungen zusagen/absagen, schnell auf den vollständigen Kalender zugreifen, neue Aufgaben hinzufügen, kategorisieren, neu anordnen und die Daten für Ihre Aufgaben ändern –  und Sie haben dabei gleichzeitig Ihre E-Mails im Blick.

2. Schnelle Ergebnisse mit der Sofortsuche auch in überfüllten Posteingängen

Es dauert nicht lange, bis sich Ihr Posteingang derart mit E-Mails füllt, dass es zunehmend schwerer wird, alte Nachrichten zu finden, die Sie noch einmal lesen wollen. Mit der Sofortsuchfunktion in Outlook 2007 lassen sich gesuchte E-Mail-Nachrichten, Aufgaben und Termine innerhalb der Benutzeroberfläche von Office Outlook 2007 schnell lokalisieren. Die Sofortsuche in Outlook sucht dabei auch nach Suchbegriffen in Ihren E-Mail-Anlagen.

Sie greift auf indizierte Inhalte zu, da durch die Indizierung von Outlook-Inhalten schnellere Suchergebnisse erzielt werden. Der Text aller unbeschränkten Outlook-Elemente – einschliesslich Anhängen –  wird standardmässig indiziert. Dieses Verfahren wird automatisch gestartet, wenn Outlook 2007 zum ersten Mal ausgeführt wird. Die Indizierung läuft im Hintergrund ab und findet nur dann statt, wenn der Computer des Benutzers freie Verarbeitungskapazität hat.

3. Sofortige Vorschau auf Anlagen

Das Öffnen von E-Mail-Anlagen ist häufig recht mühsam, und es war bisher nicht möglich, schon einmal vorab einen kurzen Blick auf den angehängten Inhalt zu werfen. Um beispielsweise ein angehängtes Word-Dokument anzuzeigen, muss Ihr Computer Office Word öffnen und die Datei laden. Mit der Anlagenvorschau können Anlagen ganz einfach per Mausklick direkt im Lesebereich von Outlook 2007 angezeigt werden.

4. Gemeinsame Nutzung des Kalenders durch unternehmensinterne und -externe Anwender

Outlook 2007 bietet neue und einfache Methoden für eine gemeinsame Benutzung Ihrer Kalenderinformationen zum Planen von Besprechungen mit unternehmensexternen Teilnehmern. Eine dieser Methoden wird als Kalendersnapshots bezeichnet. Sie können eine HTML-Darstellung Ihres Outlook-Kalenders erstellen und speichern, die Sie dann per E-Mail an einen Lieferanten oder ein externes Teammitglied schicken können.

Mit einer neuen systemeigenen Unterstützung für Internetkalender können Sie ausserdem innerhalb von Outlook 2007 einen neuen Internetkalender erstellen und ihn zur Ansicht durch andere auf Microsoft Office Online veröffentlichen. Und schliesslich gibt es den Kalenderdruck-Assistenten für Outlook 2007, ein Add-On, das Ihnen eine benutzerfreundliche Methode zum Ausdrucken und Anpassen Ihrer Outlook 2007-Kalenderinformationen bietet.

5. Das elektronische E-Mail-Siegel in Outlook im Kampf gegen Spam-E-Mail

Das elektronische E-Mail-Siegel in Outlook ist eine neue Technologie von Microsoft zum Eindämmen von Junk-E-Mails. Diese Technologie fordert den Computer des Absenders auf, einen Rechenvorgang durchzuführen, und weist der E-Mail das Ergebnis dieses Vorgangs als Markierung zur Überprüfung der Echtheit zu. Die Erstellung eines elektronischen E-Mail-Siegels in Outlook erschwert Spammern das Senden von Massen-E-Mails und macht es zeitaufwändiger, ändert jedoch nichts an Ihrem Arbeiten mit E-Mails in Outlook beim Senden von echten E-Mail-Nachrichten.

Wenn eine E-Mail mit einem elektronischen Siegel bei Outlook 2007 eingeht, überprüft das System die Gültigkeit dieser Nachricht (unter Berücksichtigung einiger spezieller Merkmale der Nachricht) und legt die Nachricht entweder im Posteingang oder Junk-E-Mail-Ordner ab. Outlook 2007 erstellt keine elektronischen Siegel, wenn die Empfänger dem unternehmensinternen Netzwerk angehören oder wenn die Nachricht signiert, durch Information Rights Management geschützt oder verschlüsselt ist oder wenn Sie diese Funktion ausgeschaltet haben.

Outlook 2007 beinhaltet weitere nützliche Upgrades wie einen verbesserten Junk-E-Mailfilter und Anti-Phishing-Funktionen zum Verhindern von E-Mail-Betrug. Alle diese Vorteile verschaffen Ihnen in kürzerer zeit eine höhere Produktivität und einen schnellen Return-on-investment (ROI).