Paso a Paso

Combinar correspondencia con Microsoft Outlook

Aprendamos a escribir cartas o documentos destinados a nuestra libreta de direcciones sin tener que tocar bases de datos. Ahorre mucho tiempo con estos sencillos pasos.

Por: Raquel Samper Nanfor Ibérica.

Objetivo:

Vamos a generar una combinación de correspondencia usando la lista de contactos de Outlook. Además vamos a usarlo para crear directamente estas cartas e imprimirlas.

Ventajas:

Con estos pasos, vamos a tener la ventaja de poder escribir cartas directas a nuestra libreta de direcciones, sin tener que volver a escribirlos, ni tan siquiera generar ninguna base de datos para que nos lo reconozca Microsoft Word System. Además vamos a tener también la posibilidad de filtrar los contactos, por lo que vamos a generar cartas, solo a aquellos contactos que nos interese.

Cómo se hace:

1. Antes de empezar a trabajar con Microsoft Word System, vamos a asegurarnos que tenemos abierto el Outlook para que nos reconozca directamente los contactos. Sino lo tenemos abierto, los abriremos en ese momento.

2. En el menú Herramientas nos desplazamos hasta "Cartas y correspondencia" y desde aquí hasta "Combinar correspondencia"

3. Ahora vamos a seguir a un Asistente que nos va a ir guiando a través de los 6 pasos que necesitamos para terminar nuestro trabajo. Vamos a seleccionar "Cartas".

4. Como tenemos un documento en blanco, vamos a basarnos en las plantillas que tenemos disponibles. "Empezar desde una plantilla" y "Seleccionar plantilla…".

5. Aquí tenemos que realizar dos acciones:

Seleccionar los destinatarios: Seleccionar de los contactos de Outlook

Seleccione de los contactos de Outlook: Elegir la carpeta de contactos

6. En Outlook podemos tener más de una carpeta de contactos organizados. Por eso cuando vamos a combinar correspondencia, nos pregunta que carpeta queremos combinar. En nuestro caso solo tenemos una predefinida. Cuando accedemos a ella nos aparecen los contactos que contiene esa carpeta. En este momento podemos indicar si queremos enviar a todos o solo a parte de ellos. En este paso se nos permite realizar algunas modificaciones de Autotexto: Bloque direcciones, saludos, etc.

7. En este momento ya tenemos combinado nuestro documento. Ahora tenemos dos apartados:

Vista previa de las cartas: Para poder comprobar los destinatarios que hemos incluido.

Realice cambios: Para hacer modificaciones de destinatarios.

8. Es el último paso del Asistente con el que elegimos si Imprimir las cartas o Crear cartas individuales. Nosotros vamos a imprimirlas.