Comunicación online

¿Carta o menú del día?

No importa el tamaño ni la intención de su empresa. Su página corporativa comunica imagen, ideas, sensaciones y un sin fin de mensajes que, de no ser actualizados, abocan a la inutilidad de la inversión. Conozca las opciones para mantener actualizados los contenidos de su Web: del editor al CMS.

_{Por: Departamento de Comunicación de C&T}

Muchas veces cierto complejo de inferioridad hace que pensemos que la práctica mayoría de los desarrollos e implementaciones que surgen en el mercado de las nuevas tecnologías están dirigidos a grandes empresas o corporaciones.

No es así en absoluto. Aunque es obvio, y el sentido común deje muy claro, que las grandes empresas necesitan desarrollos que soporten un flujo de actualización y documentación mucho mayor, no es menos cierto que las pequeñas y medianas empresas muchas veces requieren de cambios mucho más veloces, de respuestas inmediatas o de, sencillamente, modelos de supervivencia.

Por eso quizá el planteamiento hasta ahora ha sido erróneo en el sentido de dejarse llevar por el boca oreja, por el negocio de al lado, por el amigo que montó la empresa antes de mí. Es como si, sobre todo en la pequeña empresa (hablamos de unos 20 empleados) se hubiera construido un laberinto cerrado del que se puede salir, pero en el que de pronto varias empresas se encuentran en uno de sus vericuetos y deciden quedarse porque, simplemente, no se está tan mal.

Salir del complejo de inferioridad cuesta mucho, tomando muchas veces como referentes equivocados el nivel de facturación, los empleados, el número de clientes, las subsidiarias, los mercados internacionales… ¡detengamos esto! Quizá es hora de plantearse que los productos tecnológicos del mercado están más pensados para todos de lo que se ha pensado hasta ahora.

Pongamos un ejemplo. Hablemos de un restaurante, una pequeña empresa familiar que decide publicitarse en la Web como primer paso en su incursión en la Red. No hace grandes proyectos, y decide que una de sus páginas sea la carta o menú que ofrecen. Bien.

Si a este restaurante le hablas en su primer encuentro con los desarrollos de páginas web de base de datos activa, de herramientas de contenido, dirá, quizá más llevado por el miedo a la factura que a lo desconocido, que eso no es para ella, que eso es más bien para la cadena de supermercados de la esquina.

Cambiemos el mensaje. Se trata explicarle que en vez de una carta de actualización por temporadas que va a provocar que los usuarios lo vea una sola vez y no vuelvan jamás, lo que podría es implementar un sencillo programa que actualice a diario su menú del día, de forma cómoda, por ejemplo desde el mismo restaurante.

Pero puede pensar que resultará pesado y a veces complejo (porque él no está todos los días, porque el que se queda no lo va a saber hacer) estar atento todos los días a ese cambio. Le hablamos entonces de que podrá programarlo con antelación, por ejemplo, el de toda la semana y descansar tranquilo.

Le acabamos de convencer de la necesidad de una base de datos donde almacenar los platos, además de hincarle en la educación para la rutina, esto es, perder media hora a la semana mejora su web considerablemente.

Ahora su página es dinámica, actualizada a diario, y sobre todo, atractiva para los usuarios y posibles clientes ¿qué dan hoy? La calidad del menú ya es cosa del dueño, no de la tecnología ¿o sí? Dejémoslo para otro artículo.

Gestión de correcta de los contenidos: del editor al CMS

Por eso una empresa cualquiera, independientemente, insistimos, de su tamaño sino más bien dependiente de sus inquietudes, ha de considerar los distintos modelos de actualización de sus contenidos. Lo primero que ha de considerar es el nivel de actualización que requiere, así como quién o quiénes han de hacerlo.

Para ello tiene las distintas posibilidades que ofrece el mercado, que resumidamente son:

1. Lo más sencillo, el editor de código.-

Para los que saben programar, o, sin entrar en pormenores, conocen los aspectos básicos del procesamiento de contenidos en un lenguaje de programación (HTML, ASP, XML, etcétera)

Si desconoce estos lenguajes, no desespere: existen en el mercado hoy día editores más avanzados que colocan por usted las etiquetas, y, de esta forma usted se limita a utilizarlos como si de un procesador de textos se tratara. (Por ejemplo, Microsoft le ofrece el FrontPage en su paquete avanzado de Office)

2. Si dispone de medios o conocimientos.-

Desde la programación un tanto más avanzada, usted puede poseer una herramienta de contenidos a medida, que puede ir desde una sencilla visualización de cajas de texto donde rellenar los campos que luego pasarán a ser los contenidos de la web.

Siguiendo con el ejemplo del restaurante, usted dispondría de una página (perfectamente segura y a la que solo quien usted quiera tendrá acceso) donde rellenar los campos de los platos. Le da a guardar y ¡voila! Ya tiene publicado su menú.

No tiene porque ser sencillo, puede complicarse en la medida de las necesidades y las funcionalidades que deseemos aplicar. Piense que muchos medios de comunicación publican sus noticias con programas diseñados a tal efecto para las empresas que los financian.

3. Un paso más: CMS

CMS son las siglas de Content Management Server, y podemos definirlo como un sistema donde se gestionan o administran los contenidos de toda la presencia en Internet de la empresa, sea lo compleja que sea, desde la Extranet hasta la Intranet.

Un buen CMS permite, por ejemplo, a los empleados sin conocimientos publicar páginas dinámicas, formularios, y todo tipo de contenidos desde el word. Se trata en definitiva de una potentísima herramienta que “autogestiona” toda la posible programación que eso contenidos pudieran llevar asociados.

No se confunda con la primera opción donde hablábamos de editores que facilitan el trabajo. Esto es mucho más, ya que un buen CMS permite el flujo de todos los empleados y/o editores que queramos trabajando a la vez, implementando procesos editoriales tales como la posibilidad de una prepublicación, donde hacer una previsualización de lo que se ha escrito, o facilitar los trabajos de edición y corrección denegando el acceso a la publicación a quienes lo deseemos.

Los archivos a su vez, se administran de forma casi automática, ya que un buen CMS permite las fechas de caducidad de los artículos, la visualización en función de parámetros escogidos previamente (por ejemplo, en función del sistema operativo de que disponga el usuario: imagine que posee aun un Windows 2000, podrá recibir las noticias destinadas a este sistema operativo, obviándose las de los demás, etcétera)

Naturalmente los costes pueden llegar a ser altos, pero la argumentación a su favores contundente, así, Microsoft dice de su Microsoft Content Management Server 2002: “Al facilitar que los usuarios de negocios administren su propio contenido, sus recursos de alto costo del desarrollador son liberados de los administradores de contenido con fines específicos. Esto tiene como resultado una reducción de costos de soporte para sitios Web y le permite volver a implementar estos recursos para trabajar en nuevos proyectos que enfrenten las necesidades de negocios más críticas.”

Si le interesa tiene toda la información sobre este CMS en:
http://www.microsoft.com/spain/servidores/cmserver/info/overview.asp