Mejore la gestión de su tiempo, con la ayuda del Outlook

Es difícil aprender a gestionar el tiempo del que disponemos en toda su complejidad, por lo que ahí van algunas sugerencias que ofrezco a los lectores de este artículo.

_{Fernando de la Sotilla de SaberPlus, S.L.}

Este artículo es un extracto del manual Aprende a mejorar tu tiempo, disponible en SaberPlus.

¿Qué es lo que tenemos que hacer en el lapso de tiempo que es nuestra vida? De la respuesta que demos dependerá el uso que hagamos del tiempo.

Lo que llamamos tiempo se define como el ciclo completo de nuestra vida. El periodo que tenemos desde un momento a otro para hacer aquellas cosas que queremos, ya sea durante una jornada laboral, o durante un periodo más largo como una semana, un año, o por qué no durante toda nuestra vida adulta. El tiempo también se refiere a la duración entre un acontecimiento y otro, o lo que es lo mismo, el espacio que tenemos o que nos damos para realizar alguna acción concreta.

En el manual se hace énfasis por una parte, en describir cuáles han de ser las metas u objetivos que toda persona se ha de marcar en primer lugar en la vida y no sólo en los periodos de ella que dedica al trabajo. El tiempo es único y se ha de administrar correctamente “repartiéndolo” para todas las actividades vitales. En una primera parte se expone la necesidad de afrontar un cierto cambio de actitud, de estar dispuesto a variar alguna cosa de nuestra forma de ser, a ver las cosas de otra manera, para reconocer la importancia relativa que tienen cada una de ellas, dándoles unas nuevas prioridades. Se quiere provocar un cierto cambio desde dentro hacia fuera de las personas, entendiendo primero el significado, la trascendencia y la importancia de todo lo que podemos hacer y luego actuar en consecuencia. Para conseguir obtener beneficios reales no basta con saber unos cuantos trucos o utilizar algunas herramientas que nos permitan encontrar tiempo para hacer más cosas, sino que es preciso un nuevo carácter que nos permita ver y encontrar más cosas y saber a cuáles queremos dar más importancia.

La otra pretensión del manual es la de poner en práctica la anterior parte conceptual sacando el máximo provecho a una herramienta informática que mucha gente ya conoce y utiliza pero sólo parcialmente como es Microsoft Outlook. En cada capítulo hay una segunda parte en la que se explican las aplicaciones prácticas de las funciones del programa más útiles para gestionar correctamente la información que disponemos, lo que repercute directamente en la utilización más eficaz de nuestro tiempo. Al administrar mejor la cada vez mayor cantidad de datos de todo tipo que recibimos a lo largo del día podremos conseguir ser más eficientes a la hora de hacer las cosas, reduciendo grandes cantidades de minutos y de horas a lo largo de nuestras jornadas laborales. En el manual se entra en el detalle de cómo realizar una correcta utilización de algunas de las funciones más importantes que ofrece Microsoft Outlook que nos ayudarán a administrarnos mejor, tanto en lo que respecta a nuestro tiempo como a la cada vez mayor cantidad de información que manejamos.

El manual aborda en cuatro capítulos los elementos de Microsoft Outlook que son más necesarios para la correcta gestión del tiempo y de la información. Éstos son: las tareas, el calendario, los correos electrónicos y los contactos. El programa tiene otros tantos elementos con sus respectivas funciones, pero este manual no quiere ser un curso más de Outlook donde se describa todo su contenido sin proporcionar la utilidad práctica asociada a cada uno de sus elementos, sino que pretende ser una guía para saber aplicar en el día a día las nociones y las teorías que se exponen al principio de cada capítulo.

Este manual pretende exponer en primer lugar cuáles han de ser los objetivos a alcanzar para una gestión eficaz del tiempo global, y en segundo lugar explicar cómo conseguirlos de una manera fácil utilizando la informática.

Deseo sinceramente que todos sus lectores saquen de él, todo el provecho de mis años de experiencia.